1. Tổng quan
Để giúp người dùng chạy quy trình phê duyệt, đồng thời ký duyệt tài liệu theo từng bước một cách nhanh chóng và liền mạch, chương trình cho phép ký duyệt theo bước thực hiện quy trình.
Lưu ý: Để thực hiện chức năng này, QTUD, QTHT cần thực hiện thiết lập trình ký trên quy trình. Xem hướng dẫn >>.
Ví dụ: Công ty có quy trình “Đề nghị thanh toán”, khi chạy quy trình cần in chứng từ đề nghị thanh toán và chữ ký của người lập đơn và những người phê duyệt như Kế toán trưởng, Giám đốc,…. Vậy anh/chị có thể thiết lập trình ký tự động theo các bước phê duyệt của quy trình.
1. Gửi trình ký
Khi có nhu cầu, CBNV khởi tạo quy trình và điền biểu mẫu và gửi lượt chạy theo quy trình quy định.
Tại mục tệp, chương trình sẽ tự động trộn mẫu và đính kèm lên lượt chạy nhanh chóng, người dùng nhấn Gửi/Chuyển tiếp lượt chạy cho các bước phê duyệt.
Chương trình hiển thị thông báo tạo luồng ký mới, anh/chị nhấn “Có” phần mềm sẽ gửi đồng thời lượt chạy kèm trình ký tới người phê duyệt bước đó.
Lưu ý:
- Người gửi lượt chạy có trình ký cần phải được phân quyền sử dụng AMIS WeSign mới có thể trình ký tài liệu.
- Nếu muốn Hủy lượt chạy, cần phải hủy tất cả các tài liệu ký liên quan trên AMIS WeSign.
2. Phê duyệt và ký tài liệu
Người phê duyệt nhận được thông tin lượt chạy, mở lượt chạy để xem xét, với tệp tài liệu cần ký anh/chị có thể xử lý như sau:
-
Ký
Trên trường tệp đính kèm nhấn “Ký“, chương trình sẽ mở ra giao diện ký tài liệu của AMIS WeSign, anh/chị có thể xem xét nội dung và chọn Chữ ký số/Chữ ký điện tử, và ký vào tài liệu.
-
Đồng ý/Chuyển tiếp và ký tài liệu
Nếu đã ký, anh/chị nhấn Đồng ý/Chuyển tiếp chương trình sẽ tự động chuyển đến bước tiếp kèm với tài liệu đã có chữ ký của người dùng.
Nếu chưa ký, anh/chị nhấn Đồng ý/Chuyển tiếp và Ký tài liệu, chương trình sẽ mở ra giao diện để anh/chị thực hiện ký và phê duyệt quy trình.
-
Trả về bước trước
Nếu chưa đồng ý với quy trình, anh/chị nhấn Từ chối/Trả về, chương trình sẽ xóa chữ ký tại các bước bị trả về tại WeSign.
Ví dụ: Bước 2, 3 đã ký, bước 4 trả về bước 2, chữ ký tại bước 2 và 3 sẽ bị xóa.
Lưu ý: Nếu trả về bước tạo đơn, hoặc cần thay đổi thông tin trường, tạo lại mẫu in, luồng ký cũ sẽ bị hủy bỏ, chương trình sẽ tạo luồng ký mới theo tệp mới.
-
Từ chối
Khi từ chối lượt chạy, luồng ký trên WeSign cũng chuyển sang trạng thái bị từ chối.
Như vậy, khi hoàn thành phê duyệt lượt chạy, file tài liệu cũng được tự động hoàn thành việc ký, anh/chị có thể Tải xuống để lưu trữ hoặc sử dụng theo nhu cầu.