1. Tổng quan
Tính năng thiết lập Thêm người liên quan giúp tự động thêm các đối tượng liên quan trên lượt chạy, đảm bảo những người liên quan có thể theo dõi và nhận thông tin trong quá trình xử lý quy trình.
Nội dung hướng dẫn thiết lập tự động thêm người liên quan theo các cách sau:
- Thêm theo nhóm người
- Thêm theo điều kiện
- Thêm theo trường chọn người trong quy trình.
- Lưu khi khi thực hiện
Áp dụng cho: Người thiết lập quy trình, quản trị hệ thống.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thiết lập tự động thêm người liên quan
Bước 1: Vào phần Thiết kế quy trình, chọn quy trình cần chỉnh sửa, nhấn vào nút Chỉnh sửa.
Bước 2: Chọn bước cần thêm người liên quan, nhấn vào Thêm người liên quan.
Bước 3: Chương trình mở giao diện thiết lập người liên quan, xác định áp dụng thiết lập cho:
- Tại bước: Người liên quan sẽ chỉ được thêm tại bước anh chị đã chọn.
- Toàn bộ quy trình: Người liên quan sẽ được tự động thêm cho toàn bộ các bước trong quy trình.
2.1.1 Thêm theo nhóm người
Cách này dùng khi muốn chọn cụ thể từng nhân sự hoặc lọc theo danh sách có sẵn.
Bước 1: Tại giao diện Thêm người liên quan, Chọn Thêm theo nhóm người
Bước 2: Sử dụng bộ lọc:
- Tìm theo tên/email
- Lọc theo cơ cấu tổ chức, vị trí công việc, nhóm người dùng
Bước 3: Tick chọn các nhân sự cần thêm vào danh sách
Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn tất
2.1.2. Thêm theo điều kiện
Cách này cho phép anh/chị thiết lập các điều kiện logic để hệ thống tự động xác định người liên quan một cách chính xác.
Bước 1: Tại giao diện Thêm người liên quan, chọn Thêm theo điều kiện
Bước 2: Thiết lập điều kiện:
- Chọn tiêu chí (ví dụ: Đơn vị công tác, Vị trí công việc)
- Chọn điều kiện (ví dụ: Thuộc nhóm)
- Chọn giá trị (ví dụ: Ban Giám đốc, Trưởng phòng)
Bước 3: (Tùy chọn) Nhấn + Thêm “Hoặc” để bổ sung điều kiện song song
Bước 4: Chọn người sẽ được thêm khi thỏa điều kiện tại mục Thì thêm người liên quan là
Bước 5: Nhấn Lưu
2.1.3. Thêm theo trường trong quy trình
Cách này dùng khi người liên quan được lấy từ dữ liệu đã có trong form/quy trình.
Bước 1: Tại giao diện Thêm người liên quan, chọn Thêm theo trường trong quy trình
Bước 2: Tại mục Chọn trường, chọn trường dữ liệu (ví dụ: Danh sách nhân viên đi công tác)
Bước 3: Nhấn Lưu
2.2. Phát hành quy trình
- Sau khi Lưu thiết lập, Phát hành để áp dụng thay đổi.
- Sau khi Phát hành, khi người dùng chạy quy trình, chương trình sẽ tự động thêm người liên quan trên lượt chạy nhanh chóng.
3. Lưu ý
- Có thể chọn Áp dụng cho từng bước hoặc toàn bộ quy trình tùy nhu cầu.
- Với cách thêm theo điều kiện, cần đảm bảo dữ liệu nhân sự được khai báo đầy đủ (đơn vị, vị trí…).
- Tránh trùng lặp người giữa các cách thêm để đảm bảo danh sách rõ ràng.