(Tính năng đang phát triển)
Để giúp người dùng chạy quy trình phê duyệt, đồng thời ký duyệt tài liệu theo từng bước một cách nhanh chóng và liền mạch, chương trình cho phép ký duyệt theo bước thực hiện quy trình.
Hướng dẫn chi tiết
Trước phiên bản R70: Chương trình kết nối với AMIS WeSign cho phép người dùng trình ký theo mẫu với luồng ký đã tạo trên AMIS WeSign.
Từ phiên bản R70 trở đi: Chương trình hỗ trợ ký đồng thời nhanh chóng qua từng bước. Khi người dùng thực hiện quy trình có thể thực hiện ký và phê duyệt, chuyển tiếp quy trình theo từng bước một cách nhanh chóng mà không cần thực hiện độc lập trên AMIS WeSign.
I. Thiết kế quy trình
Lưu ý: chỉ những người có chức năng, quyền hạn Thiết kế quy trình mới thực hiện các thao tác thiết lập, người dùng bình thường chỉ cần quan tâm đến mục Thực hiện quy trình.
Ví dụ: Công ty có quy trình “Đề nghị thanh toán”, khi chạy quy trình cần in chứng từ đề nghị thanh toán và chữ ký của người lập đơn và những người phê duyệt như Kế toán trưởng, Giám đốc,…. Vậy anh/chị có thể thiết lập trình ký tự động theo các bước phê duyệt của quy trình.
Cách thiết lập như sau:
Bước 1: Tạo mẫu in
Để chương trình tự động tạo đơn từ nhanh chóng, anh/chị cần tạo một mẫu in. Xem hướng dẫn chi tiết >>.
Bước 2: Thiết lập tự động trộn mẫu và đính lên lượt chạy
Sau khi đã có mẫu in phù hợp, để chương trình tự động trộn mẫu in và đính lên lượt chạy mà không cần phải tự tạo và tải lên thủ công, anh/chị thực hiện thiết lập như sau:
1. Trên giao diện Thiết kế quy trình, thiết lập biểu mẫu, anh/chị kéo thả trường Tải lên tệp và điền Tên trường.
2. Nhấn “Tự động trộn và đính kèm mẫu in thiết lập” chọn mẫu in anh/chị đã thiết lập trước đó.
3. Nhấn Lưu.
Bước 3: Thiết lập trình ký
Để tự động ký theo các bước phê duyệt của quy trình, anh/chị thực hiện thiết lập trình ký theo bước.
1. Trên giao diện thiết lập trường tải lên tệp, nhấn “Thiết lập trình ký” chọn “Ký theo bước quy trình“.
2. Tích chọn các bước cần ký lên đơn từ.
3. Nhấn Lưu và Phát hành để áp dụng tại đơn vị.
II. Thực hiện quy trình
1. Gửi trình ký
Khi có nhu cầu, CBNV khởi tạo quy trình và điền biểu mẫu và gửi lượt chạy theo quy trình quy định.
Chương trình sẽ tự động trộn mẫu và đính kèm lên lượt chạy nhanh chóng, người dùng Gửi/Chuyển tiếp lượt chạy cho các bước phê duyệt, phần mềm sẽ gửi đồng thời trình ký tới người phê duyệt bước đó.
Lưu ý: Người gửi lượt chạy có trình ký cần phải được phân quyền sử dụng AMIS WeSign mới có thể trình ký tài liệu.
2. Phê duyệt và ký tài liệu
Người phê duyệt nhận được thông tin lượt chạy, mở lượt chạy để xem xét, với tệp tài liệu cần ký anh/chị có thể xử lý như sau:
-
Ký
Trên trường tệp đính kèm nhấn “Ký“, chương trình sẽ mở ra giao diện ký tài liệu của AMIS WeSign, anh/chị có thể xem xét nội dung và chọn Chữ ký số/Chữ ký điện tử, và ký vào tài liệu.
-
Đồng ý/Chuyển tiếp và ký tài liệu
Nếu đã ký, anh/chị nhấn Đồng ý/Chuyển tiếp chương trình sẽ tự động chuyển đến bước tiếp kèm với tài liệu đã có chữ ký của người dùng.
Nếu chưa ký, anh/chị nhấn Đồng ý/Chuyển tiếp và Ký tài liệu, chương trình sẽ mở ra giao diện để anh/chị thực hiện ký và phê duyệt quy trình.
-
Trả về bước trước
Nếu chưa đồng ý với quy trình, anh/chị nhấn Từ chối/Trả về, chương trình sẽ xóa chữ ký tại các bước bị trả về tại WeSign.
Ví dụ: Bước 2, 3 đã ký, bước 4 trả về bước 2, chữ ký tại bước 2 và 3 sẽ bị xóa.
Lưu ý: Nếu trả về bước tạo đơn, hoặc cần thay đổi thông tin trường, tạo lại mẫu in, luồng ký cũ sẽ bị hủy bỏ, chương trình sẽ tạo luồng ký mới theo tệp mới.
-
Từ chối
Khi từ chối lượt chạy, luồng ký trên WeSign cũng chuyển sang trạng thái bị từ chối.
Như vậy, khi hoàn thành phê duyệt lượt chạy, file tài liệu cũng được tự động hoàn thành việc ký, anh/chị có thể Tải xuống để lưu trữ hoặc sử dụng theo nhu cầu.