Để thực hiện các đề nghị thanh toán hóa đơn, quyết toán tạm ứng,… dễ dàng và tiện lợi, chương trình bổ sung kết nối mới MISA Melvoice – Hóa đơn đầu vào, đồng bộ dữ liệu từ MeInbot giúp người dùng bổ sung thông tin hóa đơn lên lượt chạy nhanh chóng, kế toán kiểm tra chi tiết hóa đơn thuận tiện.
Video giới thiệu tính năng
Hướng dẫn chi tiết
I. Kết nối với MISA Melvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào
Để áp dụng tính năng kết nối, người dùng cần thực hiện kết nối với tài khoản MISA MeInvoice của mình như sau.
1. Trên giao diện ứng dụng AMIS Quy trình > nhấn 
> chọn “Thiết lập kết nối Melnvoice – Xử lý hóa đơn đầu vào“.
2. Đăng nhập tài khoản MISA Melnvoice, điền các thông tin đăng nhập bao gồm Mã số thuế, Tên đăng nhập, Mật khẩu.
3. Sau khi chương trình kiểm tra thông tin đăng nhập, có thể xảy ra 3 trường hợp:
- TH1: Mã số thuế công ty chưa mua dịch vụ xử lý hóa đơn đầu vào Melnvoice, khi đó anh/chị cần mua dịch vụ để tiếp tục.
- TH2: Thông tin đăng nhập hợp lệ, công ty có thiết lập yêu cầu xác thực 2 lớp. Anh/chị thực hiện nhập mã xác thực để kết nối.
- TH3: Thông tin đăng nhập hợp lệ và công ty không có yêu cầu xác thực 2 lớp, chương trình hiển thị Kết nối thành công.
II. Thiết lập quy trình
Lưu ý: chỉ người có quyền thiết kế quy trình (Vd: QTUD, QTHT, QA,…) mới thực hiện các thao tác thiết lập.
1. Thêm quy trình
Lưu ý: nếu đã có sẵn quy trình, anh/chị bỏ qua bước này.
Anh/chị thêm mới quy trình, với đầy đủ các bước thực hiện và biểu mẫu phù hợp với nhu cầu.
Ví dụ: Quy trình Thanh toán hóa đơn được thiết lập như sau:
Bước 1: Lập đề nghị phê duyệt
Bước 2: Trưởng bộ phận xét duyệt
Bước 3: Kế toán xem xét đề nghị
Bước 4: Kế toán trưởng duyệt đề nghị
Bước 5: Giám đốc duyệt đề nghị
Tại bước 1, anh/chị thiết lập biểu mẫu nhập liệu với các trường thông tin dưới đây:
| Tên trường | Loại trường | Thiết lập trường |
| Nội dung thanh toán | Một dòng | |
| Đối tượng nhận tiền | Chọn giá trị | Danh sách giá trị:
|
| Nhân viên | Nhân viên | |
| Nhà cung cấp | Dữ liệu kết nối | Dữ liệu kết nối ứng dụng Kế toán, Danh sách nhà cung cấp |
| Hình thức thanh toán | Chọn giá trị | Danh sách giá trị:
|
| Ngân hàng | Một dòng | |
| Chi nhánh | Một dòng | |
| Số tài khoản | Một dòng | |
| Bảng chi tiết thanh toán | Bảng | Thiết lập cột:
|
| Tệp đính kèm | Tải lên tài liệu |
2. Thêm trường Dữ liệu kết nối Melnvoice
Tại cột “Hóa đơn” trên bảng, anh/chị có thể thiết lập kiểu dữ liệu Kết nối Melnvoice (Hóa đơn đầu vào). Chương trình sẽ tự động hiển thị các hóa đơn từ Inbot, giúp người dùng dễ dàng chọn lựa hóa đơn cần yêu cầu thanh toán.
3. Thiết lập công thức tính Tổng giá trị hóa đơn
Để tính tổng giá trị hóa đơn cần thanh toán, chương trình bổ sung thêm giá trị “Tổng tiền (hóa đơn)” trong thiết lập công thức, giúp tự động tính tổng của các hóa đơn trên lượt chạy hoặc trong bảng.
Ví dụ: Trong Quy trình thanh toán hóa đơn, “Tổng tiền thanh toán” thường bằng tổng tiền trên hóa đơn. Vậy anh/chị có thể thiết lập công thức cho cột “Tổng tiền thanh toán” là “Tổng tiền (hóa đơn)”.
Thao tác như sau:
1. Trên “Bảng chi tiết thanh toán“, anh/chị thêm cột “Tổng tiền thanh toán” với kiểu dữ liệu “Công thức“.
2. Thiết lập công thức như sau:
- Nhấn “#“, chương sẽtrình hiển thị các trường giá trị công thức trên quy trình.
- Chọn trường “Tổng tiền (hóa đơn)“.
- Tích chọn “Tính tổng giá trị cột” để tính tổng giá trị của tất cả các hóa đơn trên bảng.
3. Lưu và Phát hành để áp dụng tại đơn vị.
III. Thực hiện quy trình
1. Khởi tạo lượt chạy – Thêm hóa đơn
Khi khởi tạo lượt chạy thanh toán, quyết toán hóa đơn, người dùng có thể chọn các hóa đơn cần thanh toán/quyết toán từ Melnbot một cách dễ dàng, qua 2 cách:
Cách 1: Tra cứu hóa đơn cùng AVA
Để tra cứu nhiều hóa đơn nhanh chóng mà không cần nhập tay thông tin MST người bán, ký hiệu, số hóa đơn, anh/chị có thể tra cứu hóa đơn tự động với trợ lý AVA.
1. Trên giao diện lượt chạy, tại mục thông tin hóa đơn > nhấn Thêm hóa đơn.
2. Trên giao diện tra cứu hóa đơn, tại mục Tra cứu hóa đơn > nhấn “Tra cứu hóa đơn cùng AVA” > tải lên dưới dạng tệp PNG, JPG, DOC, DOCx,…
Lưu ý: chương trình đáp ứng các tệp định dạng PNG, JPG, JPEG, BMP, PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, CSV, TXT với dung lượng không quá 5MB.
3. Nhấn Tra cứu, chương trình sẽ tự động quét dữ liệu trên tệp và tìm ra các hóa đơn tương ứng
4. Anh/chị tích chọn các hóa đơn cần chạy quy trình và nhấn Ghi kết quả để thêm thông tin hóa đơn trên lượt chạy.
Cách 2: Tra cứu thông tin hóa đơn
1. Nhấn + Thêm hóa đơn
2. Tại màn hình tra cứu hóa đơn, nhập MST người bán, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn > nhấn Tra cứu
3. Tại kết quả tra cứu, tích chọn hóa đơn cần thanh toán/quyết toán
4. Nhấn Ghi kết quả
Lưu ý: chương trình hiển thị cảnh báo đỏ đối với hóa đơn đã được ghi nhận trên các đề nghị thanh toán, quyết toán khác tránh nguy cơ trùng lặp hóa đơn trong nhiều đề nghị khác nhau.
2. Phê duyệt lượt chạy – Xem chi tiết hóa đơn
Khi xử lý lượt chạy, kế toán có thể nhấn Xem chi tiết hóa đơn để xác minh tính hợp lý, hợp lệ của hóa đơn trên Melnbot và thực hiện xem xét, phê duyệt đề nghị thanh toán, quyết toán hóa đơn cho CBNV.
Lưu ý: anh/chị cần kết nối với Melnbot mới sử dụng được tính năng Xem chi tiết hóa đơn (Hướng dẫn tại mục I).
