I. Tổng quan
Tính năng này cho phép các công ty con tiếp nhận các quy trình mẫu chuẩn được thiết kế và phân phối từ tập đoàn (công ty mẹ). Dựa trên khung quy trình này, công ty con có thể tùy chỉnh một số nội dung để phù hợp với đặc thù vận hành tại đơn vị mình mà vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định cốt lõi của tập đoàn.
Nội dung hướng dẫn bao gồm: tiếp nhận thông báo, chỉnh sửa thiết kế và ban hành quy trình tại đơn vị.
Áp dụng cho: Quản trị hệ thống hoặc bộ phận nghiệp vụ tại công ty con.
II. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Tiếp nhận quy trình từ tập đoàn
- Khi tập đoàn ban hành quy trình, hệ thống sẽ gửi thông báo đến Quản trị hệ thống của công ty con.
- Anh/chị nhấn vào thông báo hoặc truy cập vào menu Quy trình.
- Tại danh sách quy trình, tìm các quy trình có biểu tượng hoặc đánh dấu Từ tập đoàn.
Bước 2: Tùy chỉnh thiết kế quy trình tại đơn vị
- Chọn quy trình vừa nhận và nhấn Sử dụng.
- Tại màn hình thiết kế, anh/chị có thể thực hiện tùy biến một số thiết lập để phù hợp với đơn vị mình:
- Thêm bước mới: Bổ sung các bước xử lý riêng biệt của đơn vị vào luồng quy trình (trừ những vị trí đã bị khóa).
- Chỉnh sửa các bước không khóa: Thay đổi tên bước, mô tả hoặc cấu hình lại người thực hiện cho phù hợp với nhân sự tại công ty con.
- Thêm trường dữ liệu: Bổ sung các thông tin cần thu thập thêm trên biểu mẫu.
- Cấu hình người thực hiện: Do nhân sự tại mỗi công ty là khác nhau, anh/chị cần cấu hình lại người thực hiện cho tất cả các bước (bao gồm cả các bước tập đoàn đã khóa).
- Thiết lập Đối tượng sử dụng để quyết định ai có quyền gửi yêu cầu theo quy trình này tại đơn vị.
Bước 3: Ban hành quy trình
- Sau khi hoàn tất tùy chỉnh, nhấn Lưu thiết kế.
- Tại màn hình chi tiết quy trình, nhấn Phát hành.
- Sau khi ban hành thành công, trạng thái quy trình sẽ chuyển sang Đã ban hành và người dùng trong đơn vị có thể bắt đầu sử dụng.
III. Lưu ý
- Lưu ý về các đối tượng bị khóa:
- Các bước có icon khó : Không thể xóa hoặc thay đổi thứ tự/nội dung cốt lõi.
- Các trường dữ liệu bị khóa: Không thể xóa hoặc chỉnh sửa cấu hình trường.
- Cập nhật phiên bản: Khi tập đoàn cập nhật và ban hành phiên bản mới, anh/chị sẽ nhận được thông báo. Anh/chị cần vào Lịch sử phiên bản để cập nhật và kiểm tra lại các phần tùy chỉnh của đơn vị mình trước khi tái ban hành.
- Tính kế thừa: Mọi thay đổi về khóa/mở khóa từ phía tập đoàn sẽ được áp dụng ngay lập tức khi công ty con tiến hành cập nhật phiên bản.
- Dữ liệu: Quy trình từ tập đoàn khi áp dụng tại công ty con sẽ hoạt động độc lập về mặt dữ liệu lượt chạy, không xem được dữ liệu của các đơn vị khác.