I. Tổng quan
Tính năng giúp tập đoàn tạo quy trình mẫu chuẩn, sau đó phân phối xuống các công ty con để áp dụng. Các bước hoặc trường quan trọng có thể được khóa nhằm đảm bảo tuân thủ toàn hệ thống, đồng thời vẫn cho phép công ty con điều chỉnh nội dung phù hợp thực tế.
Nội dung gồm: truy cập danh sách, thiết kế quy trình, khóa dữ liệu, phân phối và ban hành, theo dõi trạng thái áp dụng.
Áp dụng cho: Quản trị hệ thống, bộ phận ISO/QA/QTHT tại công ty mẹ.
II. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Truy cập giao diện thiết kế Quy trình tập đoàn
- Vào Phân hệ Thiết kế Quy trình, chọn tab Quy trình tập đoàn
- Tại đây có thể:
- Xem danh sách các thiết kế quy trình
- Lọc, tìm kiếm theo điều kiện
- Thực hiện các thao tác: Chỉnh sửa, Nhân bản, Xóa, Ngừng phát hành
Bước 2: Thêm mới hoặc chỉnh sửa thiết kế quy trình
1. Nhấn Tạo quy trình hoặc chọn quy trình để vào giao diện Chỉnh sửa
2. Khai báo thông tin chung:
- Tên quy trình
- Mô tả
- Các bước xử lý
3. Thiết kế luồng quy trình:
- Thêm các bước xử lý
- Thiết lập người thực hiện
- Cấu hình điều kiện (nếu có)
Bước 3: Khóa bước trong quy trình
- Di chuột vào bước cần khóa
- Click icon Khóa bước
- Hệ thống sẽ:
- Ngăn công ty con xóa hoặc chỉnh sửa bước
- Cho phép click lại icon để mở khóa nếu cần
Bước 4: Khóa trường dữ liệu
- Tại biểu mẫu nhập liệu → chọn trường đã thêm
- Nhấn icon 3 chấm, sau đó chọn:
- Khóa trường: không cho sửa/xóa tại công ty con
- Mở khóa: cho phép chỉnh sửa lại
Bước 5: Phân phối cho công ty con
- Tại mục Phân phối cho công ty con
- Thực hiện:
- Mở danh sách chọn
- Tích chọn các công ty áp dụng
Bước 6: Lưu và ban hành quy trình
1. Nhấn Lưu để hoàn tất thiết kế
2. Tại màn hình chi tiết → nhấn Ban hành
3. Xác nhận ban hành:
- Kiểm tra tên quy trình
- Kiểm tra danh sách công ty nhận
- Nhấn Ban hành để gửi thông báo
4. Sau khi ban hành:
- Quy trình được gửi xuống công ty con
- Các đơn vị nhận được thông báo áp dụng, có thể mở giao diện thiết kế để điều chỉnh một số thiết lập phù hợp thực tế của đơn vị.
III. Lưu ý
- Khi ban hành phiên bản mới, có thể theo dõi trạng thái các công ty con áp dụng tại Lịch sử phiên bản:
- Đã nhận: đã nhận nhưng chưa chỉnh sửa
- Đang chỉnh sửa: đang tùy chỉnh
- Đã ban hành: đã áp dụng chính thức
- Các bước/trường đã khóa các công ty con không thể xóa hoặc chỉnh sửa, chỉ nên khóa các nội dung bắt buộc, tránh làm giảm tính linh hoạt.
- Khi ban hành hệ thống sẽ gửi thông báo đến các công ty con
- Một số chức năng nâng cao sẽ bị ẩn để đảm bảo chuẩn hóa
- Có thể nhân bản quy trình để tạo phiên bản mới nhanh chóng