1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn ký duyệt theo bước, giúp thực hiện phê duyệt và ký duyệt tài liệu nhanh chóng, liền mạch theo từng bước của quy trình, đảm bảo quy trình phê duyệt diễn ra tuần tự, minh bạch và tiết kiệm thời gian.
Nội dung bài viết gồm:
- Hướng dẫn thao tác ký duyệt từng bước
- Lưu ý khi thực hiện trình ký
2. Hướng dẫn thực hiện
Ví dụ: Công ty có quy trình “Đề nghị thanh toán”, khi chạy quy trình cần in chứng từ đề nghị thanh toán và chữ ký của người lập đơn và những người phê duyệt như Kế toán trưởng, Giám đốc,…có thể thiết lập trình ký tự động theo các bước phê duyệt của quy trình.
Bước 1: Gửi trình ký
Khi có nhu cầu, CBNV khởi tạo quy trình và điền biểu mẫu và gửi lượt chạy theo quy trình quy định.
Tại mục tệp, chương trình sẽ tự động trộn mẫu và đính kèm lên lượt chạy nhanh chóng, người dùng nhấn Gửi/Chuyển tiếp lượt chạy cho các bước phê duyệt.
Chương trình hiển thị thông báo tạo luồng ký mới, nhấn “Có” phần mềm sẽ gửi đồng thời lượt chạy kèm trình ký tới người phê duyệt bước đó.
Bước 2: Phê duyệt và ký tài liệu
Người phê duyệt nhận được thông tin lượt chạy, mở lượt chạy để xem xét, với tệp tài liệu cần ký có thể xử lý như sau:
- Ký
Trên trường tệp đính kèm nhấn “Ký“, chương trình sẽ mở ra giao diện ký tài liệu của AMIS WeSign, có thể xem xét nội dung và chọn Chữ ký số/Chữ ký điện tử, và ký vào tài liệu.
- Đồng ý/Chuyển tiếp và ký tài liệu
Nếu đã ký, nhấn Đồng ý/Chuyển tiếp chương trình sẽ tự động chuyển đến bước tiếp kèm với tài liệu đã có chữ ký của người dùng.
Nếu chưa ký, nhấn Đồng ý/Chuyển tiếp và Ký tài liệu, chương trình sẽ mở ra giao diện để thực hiện ký và phê duyệt quy trình.
- Trả về bước trước
Nếu chưa đồng ý với quy trình, nhấn Từ chối/Trả về, chương trình sẽ xóa chữ ký tại các bước bị trả về tại WeSign (Ví dụ Bước 2, 3 đã ký, bước 4 trả về bước 2, chữ ký tại bước 2 và 3 sẽ bị xóa).
Lưu ý: Nếu trả về bước tạo đơn, hoặc cần thay đổi thông tin trường, tạo lại mẫu in, luồng ký cũ sẽ bị hủy bỏ, chương trình sẽ tạo luồng ký mới theo tệp mới.
- Từ chối
Khi từ chối lượt chạy, luồng ký trên WeSign cũng chuyển sang trạng thái bị từ chối.
Như vậy, khi hoàn thành phê duyệt lượt chạy, file tài liệu cũng được tự động hoàn thành việc ký, có thể Tải xuống để lưu trữ hoặc sử dụng theo nhu cầu.
3. Lưu ý
- Để thực hiện chức năng này, QTUD, QTHT cần thực hiện thiết lập trình ký trên quy trình. Xem hướng dẫn >>.
- Người gửi lượt chạy có trình ký cần phải được phân quyền sử dụng AMIS WeSign mới có thể trình ký tài liệu.
- Nếu muốn Hủy lượt chạy, cần phải hủy tất cả các tài liệu ký liên quan trên AMIS WeSign.