1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn thao tác ký tài liệu điện tử khi kết nối AMIS WeSign, giúp ký tài liệu dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý.
Nội dung bài viết gồm:
- Hướng dẫn thiết lập trình ký
- Chạy quy trình có trình ký
- Lưu ý khi thực hiện
Phạm vi áp dụng:
- Chỉ Quản trị hệ thống/Quản trị ứng dụng mới có quyền thiết lập trình ký
- Ký duyệt theo bước: CBNV xử lý quy trình, được phân quyền ký tài liệu.
2. Hướng dẫn thực hiện
Mời Anh/Chị xemvideo hướng dẫn
2.1. Thiết lập trình ký
Bước 1: Tại thanh Menu bên trái, chọn Thiết kế quy trình → chọn quy trình cần chỉnh sửa → nhấn vào nút Chỉnh sửa.
Bước 2: Tại góc bên phải quy trình → chọn kéo và thả trường Tải lên tệp → nhấn Thiết lập trình ký.
Bước 3: Tại giao diện tải tệp, tích chọn mục Tự động trộn và đính kèm mẫu in thiết lập
- Thực hiện Tải mẫu in đã thiết lập. Hướng dẫn thiết lập mẫu in.
- Tại giao diện Tự động tạo mẫu in thiết lập lựa chọn
-
- Khi Hoàn thành bước: Tệp được tự động trộn và đính kèm khi hoàn thành bước cụ thể trong quy trình.
- Hoàn thành quy trình: Tệp được tự động trộn và đính kèm khi hoàn thành quy trình.
- Nhấn Lưu
Lưu ý:
- Trường hợp đơn vị không có nhu cầu trộn mẫu riêng cho quy trình, có thể bỏ qua bước này để tiến hành thiết lập trình ký luôn. Khi đó, người thực hiện lượt chạy sẽ tự tải file đính kèm lên.
- Hệ thống cho phép người thực hiện vừa trộn mẫu in vừa tải file đính kèm lên trong cùng một lượt chạy quy trình.
Bước 4: Thiết lập trình ký
Chọn Ký theo mẫu hoặc Ký theo bước quy trình (phải chọn các bước thực hiện ký) tùy mục đích sử dụng:
- Ký theo mẫu: Thực hiện ký duyệt dựa trên mẫu thiết lập sẵn trong AMIS WeSign. Trường hợp chưa có mẫu tài liệu tương ứng truy cập AMIS WeSign để tạo mẫu mới. Hướng dẫn chi tiết thiết lập mẫu vui lòng xem tại đây.
- Ký theo bước quy trình (phải chọn các bước thực hiện ký): Linh hoạt thiết lập chữ ký tại các bước cụ thể trong quy trình, thực hiện tải file đính kèm hoặc Tự động trộn và đính kèm mẫu in theo thiết lập
Bước 5: Bấm Lưu để lưu thông tin trình ký đã thiết lập
Bước 6: Nhấn Phát hành để áp dụng quy trình
2.2. Chạy quy trình có trình ký
Sau khi thiết lập trình ký, chạy quy trình có trình ký để thực hiện ký như sau:
Bước 1: Trên giao diện chọn Chạy quy trình → chọn quy trình đã thiết lập trình ký.
Bước 2: Tại dòng tệp đính kèm, nhấn tải tài liệu đính kèm cần ký.
Bước 3: Bấm Gửi và Trình ký → chọn Người thực hiện → bấm Gửi →giao diện chuyển sang Trình ký tài liệu.
Sau khi gửi ký tài liệu, có thể theo dõi trạng thái ký trên giao diện lượt chạy, xem tài liệu đã hoàn thành chưa hay đã bị từ chối hoặc hủy bỏ để kịp thời xử lý.
Sau khi tài liệu được hoàn thành, AMIS Quy trình sẽ cập nhật trạng thái tài liệu và đính kèm tệp đã ký lên lượt chạy, đồng thời tự động chuyển sang bước tiếp theo.
3. Lưu ý
- Khi trình ký tài liệu/văn bản từ AMIS Quy trình sang AMIS Wesign, trong đó có 2 hoặc nhiều tài liệu/văn bản cần ký thì có thể thực hiện có thể ký 1 tài liệu và từ chối ký tài liệu khác.
- Mỗi file trình ký văn bản từ AMIS Quy trình sang AMIS Wesign sẽ tạo thành 1 lượt ký độc lập trên AMIS Wesign
- Người dùng có quyền thiết lập trình ký trên AMIS WeSign mới có thể thực hiện thiết lập luồng ký và gửi tài liệu.
- Đơn vị sử dụng đồng thời cả hai ứng dụng AMIS Quy trình và AMIS WeSign, chương trình sẽ tự động kết nối, đồng bộ dữ liệu. Anh/chị có thể vào phân hệ Thiết lập/Kết nối để kiểm tra.
- Trường hợp đơn vị chưa sử dụng phần mềm AMIS WeSign, có thể truy cập MISA Store để mua và cài đặt ứng dụng.
- Với trường tải tệp nằm trong bảng thông tin, phần mềm không đáp ứng ký số cho những tệp tải lên trong trường này
- Để gửi ký hợp đồng điện tử kết nối với AMIS WeSign, người dùng cần có tài khoản AMIS WeSign
- Trường hợp, người dùng không có tài khoản sử dụng AMIS WeSign, có thể thực hiện: