1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng tạo mẫu tài liệu có sẵn quy trình ký, hỗ trợ thiết lập nhanh các tài liệu mới có quy trình ký tương tự, tối ưu hóa thao tác và tiết kiệm thời gian khi xử lý tài liệu lặp lại.
Nội dung bài viết gồm:
- Các bước tạo mẫu tài liệu: tải tài liệu, khai báo người nhận, thiết lập vị trí ký, lưu mẫu.
- Hướng dẫn áp dụng mẫu tài liệu cho các quy trình ký mới.
Mời anh/chị xem video hướng dẫn dưới đây:
2. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Tải tài liệu
Tại phân hệ Quản lý mẫu tài liệu\ nhấn nút Tạo mẫu để tiến hành tạo mẫu tài liệu mới.
Thêm các thông tin chi tiết:
- Tải mẫu.
- Đặt tên cho mẫu tài liệu.
- Tích chọn Cho phép sửa luồng ký khi áp dụng mẫu (Nếu áp dụng mẫu, sẽ kế thừa lại toàn bộ thông tin, luồng ký của mẫu tài liệu và vẫn sẽ có thể thay đổi luồng ký khác theo nhu cầu).
Nhấn Tiếp theo để chuyển bước thực hiện.
Bước 2: Khai báo người nhận
Trường hợp 1: Đã biết thông tin người nhận (Họ & tên, Email, Điện thoại di động, Vai trò) thì thực hiện như sau:
- Chọn “Đã biết thông tin người nhận”.
- Nhập thông tin người nhận, bao gồm: Email, Họ và tên, Vai trò, Mật khẩu mở tài liệu (nếu cần).
Trường hợp 2: Chưa biết thông tin người nhận (chỉ nắm được vị trí, vai trò người nhận) thì thực hiện như sau:
- Tích chọn Chưa biết thông tin người nhận.
- Nhập tên Vị trí của người nhận.
- Chọn vai trò.
Nhấn Tiếp theo để chuyển bước thực hiện.
Bước 3: Thiết lập vị trí ký
- Kéo loại chữ ký (Chữ ký điện tử, chữ ký số) vào vị trí mong muốn trên tài liệu.
- Mỗi chữ ký của một người sẽ được ký hiệu bởi một màu sắc khác nhau và hiển thị tên người ký, lựa chọn loại chữ ký theo đúng người ký.
- Hoàn thành nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước thiết lập cuối.
Bước 4: Thiết lập email
- Nhập chủ đề, nội dung email gửi đi.
- Kiểm tra lại các thông tin của tài liệu.
- Thiết lập một số các cài đặt trong quá trình gửi tài liệu đi
Nhấn Lưu để hoàn thành.
Hệ thống sẽ ghi nhận mẫu tài liệu vừa được khởi tạo. Người dùng có thể sử dụng mẫu tài liệu này để áp dụng cho các tài liệu có quy trình ký tương tự.
