Chạy và Xử lý quy trình, đề xuất

I. Khởi tạo lượt chạy

Đối tượng thực hiện

CBNV có nhu cầu gửi duyệt đề xuất cho các cấp phê duyệt.

Trên giao diện ứng dụng, anh/chị nhấn Chạy quy trình, chọn loại quy trình phù hợp với nhu cầu, sau đó:

• Hoàn tất các thông tin được yêu cầu cung cấp trên biểu mẫu
• Thêm người liên quan nếu cần thiết
• Nhấn Gửi và chọn người thực hiện bước tiếp theo.

Khởi tạo và gửi lượt chạy

Để khởi tạo quy trình tiện lợi hơn, anh/chị có thể sử dụng một số tiện ích dưới đây:

• Lưu nháp

Trong trường hợp muốn chỉnh sửa sau hoặc gửi vào thời điểm khác, anh/chị Lưu nháp lượt chạy. Sau khi lưu, có thể xem lại các bản nháp tại mục Nháp để chỉnh sửa và gửi đi hoặc xoá bản nháp.

• Chọn Quy trình yêu thích

Đối với các loại Quy trình thường xuyên sử dụng, anh/chị có thể đánh dấu yêu thích để chương trình đẩy lên đầu danh sách giúp lựa chọn nhanh chóng.

• Nhân bản lượt chạy

Đối với các lượt chạy tương đồng nhau, anh/chị có thể nhân bản quy trình để tạo lượt chạy nhanh chóng.

II. Xử lý lượt chạy

Đối tượng thực hiện

BLD, các phòng ban có chức năng, nghiệp vụ xử lý đề xuất của CBNV

Sau khi người chạy gửi quy trình, các bước tiếp nhận sẽ xem xét phê duyệt và thực hiện công việc theo trình tự đã thiết lập sẵn.

Trên màn hình phân hệ Lượt chạy, tại mục Cần thực hiện anh/chị có thể xem danh sách các quy trình đang chờ mình xử lý, nhấn vào chi tiết để thực hiện quy trình.

Tùy theo thiết lập của quy trình, có 2 loại bước:

• Bước phê duyệt: Xem xét thông tin yêu cầu sau đó đưa ra quyết định Đồng ý/Từ chối.
• Bước thực hiện công việc: Khai báo bổ sung thông tin hoặc thực hiện công việc tại bước của mình, sau đó Chuyển tiếp sang bước tiếp theo hoặc Trả về bước trước.

Cụ thể thao tác thực hiện như sau:

1. Bước phê duyệt

• Đồng ý

Nếu đồng ý với yêu cầu, anh chị nhấn nút Đồng ý. Tại đây, tùy theo thiết lập của quy trình sẽ có 2 trường hợp:

• • Quy trình cần được chuyển tiếp đến người thực hiện tiếp theo: Anh/chị chọn người tiếp nhận và Chuyển tiếp Quy trình.
  • Nếu anh chị là người thực hiện cuối thì Hoàn thành quy trình.

• Từ chối

Nếu không đồng ý với yêu cầu, anh/chị nhấn Từ chối và nhập lý do cụ thể để những người liên quan nắm được.

Khi đó tùy theo thiết lập, Quy trình sẽ được trả về cho bước trước đó để thực hiện gửi lại hoặc kết thúc luôn lượt chạy.

2. Bước thực hiện công việc

• Chuyển tiếp

Sau khi nhận được yêu cầu, nếu quy trình đã đầy đủ thông tin hoặc đã được lãnh đạo duyệt, anh/chị thực hiện công việc của mình sau đó:

• Chuyển tiếp đến bước tiếp theo, chọn người thực hiện, thêm ghi chú nếu cần thiết.
• Nếu anh/chị là người thực hiện cuối thì Hoàn thành quy trình

• Trả về

Nếu quy trình chưa đủ điều kiện để tiếp tục thực hiện, thiếu thông tin, sai yêu cầu,… anh/chị nhấn Trả về và đưa ra lý do để người cần thực hiện lại và những người liên quan nắm được.

Người cần thực hiện lại sẽ nhận được thông báo qua ứng dụng và email để nắm được thông tin sau đó thực hiện lại.

3. Tiện ích thực hiện

3.1 Theo dõi tình trạng thực hiện quy trình

Mọi hành động xử lý được gửi tới người dùng qua thông báo ứng dụng và email.

Anh/chị có thể vào chi tiết lượt chạy, xem tại mục Các bước thực hiện để theo dõi tổng quát tình trạng thực hiện quy trình.

Ngoài ra, người dùng có thể xem chi tiết toàn bộ nhật ký hoạt động và bình luận trong mục Hoạt động.

3.2 Bình luận

Trong quá trình xử lý quy trình, những người liên quan có thể bình luận để trao đổi thông tin với nhau một cách thuận tiện.

3.3 Thu hồi

Trường hợp lượt chạy đã gửi đi có sai sót, người dùng có thể chủ động Thu hồi quy trình giúp tiết kiệm thời gian giải quyết và hạn chế rủi ro sai sót thông tin.

Sau khi thu hồi, lượt chạy sẽ quay về bước anh/chị thực hiện để xử lý sai sót và gửi lại lượt chạy.

3.4 Phân công lại

Trong trường hợp chọn nhầm người thực hiện anh/chị có thể lựa chọn Phân công lại cho người khác.

Lưu ý: Người được phép phân công lại gồm có người đang chờ thực hiện, người gửi lượt chạy đến bước đó.

Ví dụ:

Sau khi anh/chị thực hiện quy trình Cấp phát tài sản hành chính nhưng lại gửi nhầm cho quản lý tài sản CNTT thì: 

• Quản lý TS CNTT có thể phân công lại cho đúng Quản lý TS HC
• Anh/chị tự truy cập lượt chạy để phân công lại

3.5 Hủy bỏ

Trong trường hợp quy trình được trả về cho người khởi tạo, nếu không có nhu cầu thực hiện nữa thì có thể Hủy bỏ lượt chạy.

Lưu ý: Để hỗ trợ việc quản lý quy trình, QTUD và QTHT mặc định có quyền được Phân công lại và Huỷ lượt chạy ở bất kỳ bước nào khi lượt chạy đang trong quá trình thực hiện.