I. Tổng quan
Tính năng này cho phép người quản lý phòng họp dễ dàng xem xét, phê duyệt hoặc từ chối các yêu cầu đặt phòng họp, từ đó giúp phân phối và sử dụng tài nguyên phòng họp một cách hợp lý và hiệu quả.
Bài viết này sẽ hướng dẫn anh/chị các thao tác để xử lý yêu cầu đặt phòng họp, theo dõi lịch sử và các lưu ý liên quan.
Đối tượng áp dụng: Người dùng được phân quyền phê duyệt lịch họp.
II. Hướng dẫn thực hiện
Để thực hiện phê duyệt hoặc từ chối một lịch họp, anh/chị thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập màn hình phê duyệt
- Trên menu chính, nhấn icon ba chấm vào phân hệ Phê duyệt lịch họp.
- Màn hình sẽ hiển thị danh sách tất cả các lịch họp đang ở trạng thái “Chờ phê duyệt”.
Bước 2: Xem xét và xử lý yêu cầu
- Nhấn vào một yêu cầu cụ thể để xem thông tin chi tiết về lịch họp.
- Tích chọn vào một hoặc nhiều lịch họp cần xử lý.
- Nhấn Phê duyệt để đồng ý.
- Hoặc nhấn Từ chối và điền lý do từ chối vào ô trống để gửi thông báo cho người đặt.
Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo kết quả qua ứng dụng và email đến người đặt lịch.
Bước 3: Tra cứu và theo dõi
- Để xem lại lịch sử các yêu cầu đã xử lý, anh/chị truy cập mục Lịch sử phê duyệt.
- Để theo dõi trạng thái các lịch họp do chính mình đặt, anh/chị truy cập mục Tôi chờ duyệt.
III. Lưu ý
- Anh/chị có thể phê duyệt hoặc từ chối hàng loạt bằng cách tích chọn nhiều yêu cầu cùng một lúc.
- Ngoài ra, thao tác phê duyệt cũng có thể được thực hiện trực tiếp ngay trên các lịch họp đang chờ duyệt tại màn hình quản lý lịch họp chung.
- 1 khung thời gian có thể có nhiều lịch họp cùng chờ duyệt, người phê duyệt cân nhắc lựa chọn phê duyệt 1 lịch họp được dùng phòng, các lịch họp còn lại trong nhóm trùng giờ sẽ tự động bị Từ chối.
- Để liên hệ nhanh với người đặt hoặc người phê duyệt khác, anh/chị có thể nhấn trực tiếp vào tên của họ để xem thông tin liên lạc trong danh bạ.