Giúp người dùng đặt lịch họp một cách dễ dàng và nhanh chóng với nhiều tiện ích.
Hướng dẫn chi tiết
Người dùng có thể đặt lịch họp qua 2 cách:
Cách 1: Chọn vào khung giờ trống để đặt lịch nhanh chóng
Trên giao diện Quản lý lịch họp dạng lịch, các khung giờ trống trên bảng lịch họp là các khoảng thời gian chưa có người đặt phòng.
Anh/chị có thể nhấn vào khung giờ trống tại phòng họp phù hợp để đặt phòng nhanh chóng.
Lưu ý: Để chọn phòng phù hợp, anh/chị có thể di chuột lên tên phòng xem thông tin chi tiết về khu vực, chứa và thiết bị của phòng họp
Cách 2: Nhấn nút Đặt phòng trên giao diện quản lý lịch họp
Tiếp theo, anh/chị khai báo các thông tin cần thiết:
- Tiêu đề lịch họp
- Chọn phòng họp
- Chọn thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cuộc họp
- Mô tả cuộc họp: Mô tả vắn tắt nội dung của cuộc họp, nội dung này sẽ được gửi đến người tham gia trên thư mời và hiển thị trên thông tin lịch họp
- Lặp lại: Nếu cần đặt lịch cho cuộc họp định kỳ, người dùng nhấn lặp lại và chọn chu kỳ lặp lại phù hợp, sau đó chọn thời gian kết thúc của chu kỳ. Lịch họp sẽ tự động được đặt lại theo chu kỳ đã thiết lập
- Nhắc nhở: Để tránh tình trạng người tham gia quên lịch họp, người đặt phòng có thể cài đặt nhắc nhở cho lịch họp, sau đó chọn thời gian nhắc trước. Hệ thống sẽ tự động thông báo nhắc nhở cho người tham gia trước cuộc họp theo thời gian đã chọn
- Có sử dụng video: Sau khi chọn, thông tin có sử dụng video sẽ hiển thị trên lịch họp.
- Yêu cầu dịch vụ: Khi cần người phụ trách dịch vụ phòng họp chuẩn bị trà nước, tài liệu,… cho cuộc họp. Người đặt phòng chọn yêu cầu dịch vụ và viết ghi chú, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo cho người phụ trách phòng họp.
- Đính kèm tài liệu: Người dùng có thể đính kèm tài liệu để người tham gia xem trước cuộc họp. Nhấn Thêm tài liệu và chọn tệp để tải lên. Tài liệu sẽ được gửi kèm theo mail mời họp tới tất cả người tham gia.
- Thành viên tham gia: Nhấn Thêm thành viên để chọn người tham gia, nhập tên hoặc mail để tìm người tham gia hoặc mời theo phòng ban.
- Sau đó, nhấn Đặt lịch để hoàn tất đặt phòng.
Sau khi đặt lịch họp thành công, tất cả người tham gia sẽ nhận được mail mời họp.