1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn quy trình tiếp nhận, thực hiện và cập nhật tiến độ công việc trên AMIS Công việc, giúp người dùng quản lý dự án hiệu quả, đảm bảo công việc được giao, thực hiện và theo dõi sát sao xuyên suốt vòng đời công việc.
Nội dung bài viết gồm:
- Tiếp nhận công việc và nhận thông báo.
- Thực hiện công việc với các tiện ích: mô tả, checklist, công việc con, người liên quan, đính kèm file, gắn thẻ, đánh dấu quan trọng/khẩn cấp, nhắc việc, lặp lại, bình luận.
- Cập nhật tiến độ, gửi phê duyệt, ký điện tử, chạy quy trình trên công việc.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Tiếp nhận công việc
Khi được giao việc, chương trình sẽ gửi thông báo tới người thực hiện công việc qua 2 kênh:
- Biểu tượng chuông thông báo trên giao diện phần mềm.
- Email cá nhân của người được giao việc.
2.2. Thực hiện công việc
Để người dùng có thể thực hiện công việc hiệu quả, chương trình cung cấp các tính năng, tiện ích trong công việc như: Đính kèm tài liệu, Bình luận, Cập nhật tiến độ công việc, Phê duyệt công việc, Nhắc việc, Lặp lại công việc, …
2.2.1. Nhập mô tả công việc
Nhập mô tả công việc để giúp nội dung giao việc trở nên cụ thể, rõ ràng hơn. Có thể sử dụng Trợ lý số MISA AVA để điều chỉnh nội dung theo nhu cầu.
2.2.2. Thêm checklist
Giúp cụ thể hóa các hạng mục cần làm để đạt được mục tiêu công việc, dễ dàng theo dõi tiến độ từng đầu việc nhỏ.
2.2.3. Thêm công việc con
Áp dụng cho công việc lớn (công việc cha) cần sự phối hợp của nhiều người, nhiều giai đoạn.
- Người dùng có thể chia nhỏ thành các công việc con.
- Các tính năng, tiện ích trên công việc con tương tự như trên công việc cha.
2.2.4. Thêm người liên quan
Giúp những người liên quan đến công việc cùng thực hiện và nắm bắt được các cập nhật, tương tác trong công việc.
2.2.5. Đính kèm file
Tải lên các file/tài liệu liên quan đến công việc để tập trung dữ liệu trên cùng một nơi.
2.2.6. Gắn thẻ công việc
Dùng để phân loại/đánh dấu công việc, phục vụ tra cứu và lọc dữ liệu nhanh chóng.
2.2.7. Đánh dấu công việc Quan trọng/Khẩn cấp
Thể hiện tính cấp thiết của công việc. Đồng thời, chương trình sẽ lấy dữ liệu này để tổng hợp thành Sơ đồ Eisenhower giúp quản lý ưu tiên hiệu quả.
2.2.8. Thiết lập Nhắc việc
Giúp người dùng chủ động sắp xếp hoàn thành công việc đúng hạn. Xem chi tiết hướng dẫn Thiết lập Nhắc việc tại đây.
2.2.9. Tạo công việc lặp lại
Áp dụng với các công việc có tính định kỳ, lặp lại theo chu kỳ. Xem hướng dẫn chi tiết Tạo công việc lặp lại tại đây.
2.2.10. Bình luận
Trên giao diện Chi tiết công việc, nhấn vào mục Bình luận để trao đổi, tương tác cùng người liên quan, giúp thực hiện công việc hiệu quả hơn.
2.2.11. Cập nhật tiến độ công việc
Giúp người giao việc và người liên quan theo dõi được tiến độ thực hiện của công việc.
Hướng dẫn chi tiết Cập nhật tiến độ công việc:
2.2.12. Gửi Phê duyệt
Sau khi hoàn thành công việc, người dùng có thể gửi yêu cầu phê duyệt cho cấp trên để nghiệm thu kết quả công việc.
Hướng dẫn chi tiết Gửi Phê duyệt công việc:
2.2.13. Gửi ký điện tử tài liệu công việc
Khi thực hiện công việc, nếu phát sinh các văn bản cần xin phê duyệt, xin chữ ký,… chương trình cho phép gửi tài liệu ký điện tử qua WeSign ngay trên công việc. Hướng dẫn chi tiết vui lòng xem tại đây.
2.2.14. Chạy quy trình ngay trên công việc
Để chạy các đề xuất, yêu cầu phê duyệt liên quan đến công việc một cách nhanh chóng qua AMIS Quy trình mà không cần nhập liệu thủ công, chương trình cho phép khởi tạo quy trình trên từng công việc.
3. Lưu ý
- Một số tiện ích trong công việc (gửi phê duyệt, ký điện tử qua WeSign, chạy quy trình qua AMIS Quy trình) yêu cầu tích hợp với các ứng dụng tương ứng trong hệ sinh thái MISA AMIS.
- Khi sử dụng Trợ lý số MISA AVA để điều chỉnh mô tả công việc, người dùng nên kiểm tra lại nội dung trước khi lưu để đảm bảo đúng ý nghĩa nghiệp vụ.