I. Tổng quan
Tính năng Thiết lập tự động thêm người liên quan giúp anh/chị tiết kiệm thời gian thêm thủ công và đảm bảo các cá nhân quan trọng luôn được thông báo và theo dõi công việc. Hệ thống hỗ trợ tự động hóa việc thêm người liên quan trong hai trường hợp chính: khi một công việc được chuyển sang giai đoạn mới, hoặc khi một công việc con được tự động sinh ra.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách cấu hình cho cả hai trường hợp, giúp đảm bảo quy trình làm việc luôn thông suốt và đúng người, đúng việc.
Đối tượng áp dụng: Trưởng dự án, quản lý nhóm hoặc người có quyền thiết lập quy trình tự động trong dự án.
II. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Truy cập thiết lập tự động
- Tại giao diện dự án, anh/chị chuyển sang dạng xem Bảng.
- Ở cột (giai đoạn) mà anh/chị muốn cài đặt, nhấn vào biểu tượng dấu ba chấm (…) và chọn Thiết lập tự động.
Bước 2: Cấu hình điều kiện và hành động
- Trong màn hình Thiết lập tự động, anh/chị nhấn Thêm mới để tạo một quy tắc tự động.
- Hành động: Chọn hành động tương ứng là Thêm người liên quan hoặc Thêm công việc con.
Bước 3: Thực hiện cấu hình chi tiết cho từng trường hợp
Anh/chị thực hiện theo 1 trong 2 hướng dẫn dưới đây tùy theo nhu cầu nghiệp vụ.
Trường hợp 1: Tự động thêm người liên quan khi công việc chuyển giai đoạn
- Tại mục Hành động, anh/chị chọn Thêm người liên quan.
- Chọn người cụ thể: Nhấn vào ô tìm kiếm để chọn một hoặc nhiều người dùng cụ thể từ danh sách.
- Lưu thiết lập: Sau khi chọn xong, nhấn Lưu.
Kết quả: Khi bất kỳ công việc nào được kéo thả vào cột đã thiết lập, những người được chọn sẽ tự động được thêm vào danh sách người liên quan của công việc đó. Hệ thống cũng sẽ gửi thông báo để họ nắm thông tin kịp thời.
Trường hợp 2: Tự động thêm người liên quan cho công việc con tạo tự động
- Tại mục Hành động, anh/chị chọn Thêm công việc con.
- Trên các dòng thiết lập tự động thêm công việc con, nhấn icon ba chấm. Trong các tùy chọn của hành động này, tìm đến mục Thêm người liên quan và nhấn vào đó.
- Một danh sách thả xuống sẽ hiện ra với các tùy chọn:
- Người tạo công việc cha: Tích vào lựa chọn này để tự động thêm người đã tạo ra công việc cha.
- Chọn người cụ thể: Mở ra cửa sổ để tìm và chọn những người dùng cụ thể khác nếu cần.
- Anh/chị có thể chọn đồng thời cả “Người tạo công việc cha” và “Chọn người cụ thể”.
- Sau khi chọn xong, hệ thống sẽ hiển thị số lượng người đã được chọn. Nhấn Lưu để hoàn tất.
Kết quả: Khi một công việc con được tự động sinh ra theo quy tắc này, người tạo của công việc cha liền kề sẽ tự động được thêm làm người liên quan cho công việc con đó.
III. Lưu ý
- Anh/chị có thể thiết lập nhiều quy tắc tự động trên cùng một cột/giai đoạn.
- Trong trường hợp công việc cha không có thông tin người tạo, thì khi công việc con được sinh ra, mục người liên quan sẽ được để trống.