1. Tổng quan
Tính năng này cho phép anh/chị thiết lập quy tắc tự động chuyển công việc về một dự án hoặc nhóm công việc (cột) chỉ định ngay khi công việc vừa được tạo mới. Việc này giúp đảm bảo mọi công việc phát sinh đều đi đúng luồng quy trình (ví dụ: luôn bắt đầu tại cột “Cần thực hiện“), tránh tình trạng nhân viên tạo việc sai cột gây ảnh hưởng đến việc phê duyệt và quản lý.
Nội dung dưới đây sẽ hướng dẫn:
- Cách thêm mới thiết lập tự động toàn dự án.
- Cách cấu hình sự kiện, hành động và phạm vi áp dụng.
Đối tượng áp dụng: Quản trị viên dự án hoặc người có quyền thiết lập tự động hóa.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1 Thêm mới thiết lập tự động toàn dự án
Để đảm bảo mọi công việc (tạo mới, nhân bản, lặp lại…) đều được đưa về đúng cột quy định, anh/chị thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tại màn hình thiết lập tự động, nhấn Thêm thiết lập để mở cửa sổ cấu hình.
Bước 2: Tại mục sự kiện, anh/chị thực hiện các thao tác:
- Chọn sự kiện tại Khi thêm mới (tạo mới/ nhân bản/ lặp lại) 1 công việc.
- Nhấn Thêm điều kiện (nếu cần thiết lập điều kiện đi kèm).
Bước 3: Tại mục hành động, anh/chị thực hiện các thao tác:
- Nhấn Thực hiện các hành động để bắt đầu chọn hành động.
- Tại danh sách thả xuống, chọn Chuyển đến để chuyển công việc sang vị trí khác.
- Nhập thông tin dự án và chọn Chọn nhóm (cột) muốn chuyển công việc đến.
- Nếu muốn áp dụng cả cho các công việc được tạo ra từ công việc cha, tích chọn Áp dụng cho công việc con.
- Nhấn Thêm hành động nếu muốn bổ sung thêm các hành động khác trong cùng một quy trình.
Bước 4: Kiểm tra lại toàn bộ thông tin và nhấn Lưu để hoàn tất. Nếu không muốn thực hiện, nhấn Hủy.
3. Lưu ý
- Thứ tự ưu tiên: Khi có sự kiện xảy ra, hệ thống sẽ chạy thiết lập tự động mức dự án trước, sau đó mới chạy thiết lập tự động ở mức cột/nhóm công việc.
- Trùng lặp sự kiện: Trong cùng một dự án, không được phép có hai thiết lập tự động có cùng một loại sự kiện (trigger). Nếu vi phạm, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo khi anh/chị nhấn Lưu.
- Công việc con:
- Nếu thiết lập “Áp dụng cho công việc con” được bật: Công việc con sẽ tuân thủ theo quy tắc chuyển nhóm của công việc cha.
- Nếu không bật: Công việc con sẽ giữ nguyên tại cột nơi chúng được tạo ra.