Để giao các nhiệm vụ xử lý văn thư cho nhân viên một cách nhanh chóng và dễ dàng theo dõi tình hình thực hiện công việc, chương trình kết nối với AMIS Văn thư, cho phép người dùng tạo công việc trực tiếp từ ứng dụng AMIS Văn thư, đồng thời tự động đồng bộ dữ liệu văn thư và trạng thái công việc hai chiều, giúp người dùng dễ dàng thực hiện và giám sát tiến độ công việc.
Video giới thiệu tính năng
Hướng dẫn chi tiết
Lưu ý: Để sử dụng tính năng này đơn vị cần sử dụng đồng thời 2 ứng dụng AMIS Công việc và ứng dụng AMIS Văn thư. Khi sử dung đồng thời 2 ứng dụng này, chương trình sẽ tự động kết nối, anh/chị có thể kiểm tra tại mục Kết nối.
1. Tạo công việc trên AMIS Văn thư
Trên AMIS Văn thư, anh/chị có thể tạo công việc xử lý văn thư và chuyển sang AMIS Công việc.
1. Trên chi tiết văn bản > nhấn Tạo công việc.
2. Chương trình hiển thị giao diện thêm công việc, anh/chị điền các thông tin công việc:
- Chọn dự án/cột nhóm
- Điền tên công việc, chọn Người thực hiện, Hạn hoàn thành,…
- Điền một số trường tùy chỉnh trên công việc nếu cần thiết
- …
3. Nhấn Lưu.
Lưu ý: chỉ thêm được công việc vào các phòng ban/dự án/nhóm mà anh/chị có quyền giao và tạo công việc.
Như vậy, công việc sẽ được thêm trên dự án tức thời, người dùng có thể truy cập để thực hiện, theo dõi công việc một cách tiện lợi.
2. Thực hiện và theo dõi tình hình xử lý công việc
Chương trình tự động đồng bộ dữ liệu liên tục 2 chiều, trên cả hai ứng dụng anh/chị có thể thực hiện công việc một cách liền mạch và xuyên suốt.
- Trên AMIS Công việc
Trên AMIS Công việc, người thực hiện và quản lý có thể vào thực hiện công việc, cập nhật tiến độ.
Ngoài các thông tin công việc, anh/chị có thể dễ dàng theo dõi Thông tin văn bản từ AMIS Văn thư để nắm được các thông tin chung về tài liệu cần xử lý.
Người dùng có thể nhấn Ẩn/hiện để tích chọn thiết lập hiển thị các thông tin văn bản theo mong muốn.
Lưu ý:
-
- Nếu thông tin văn bản trên AMIS Văn thư được thay đổi, chỉnh sửa, chương trình sẽ tự động đồng bộ dữ liệu mới lên công việc nhanh chóng.
- Quản lý dự án có thể thiết lập tùy chọn đồng bộ các thông tin văn bản từ AMIS Văn thư theo nhu cầu. Hướng dẫn chi tiết tại mục 3.
- Trên AMIS Văn thư
Trên chi tiết văn bản > mục Công việc cần xử lý, chương trình hiển thị danh sách các công việc đã tạo với các thông tin bao gồm Người thực hiện, Hạn hoàn thành, Trạng thái công việc,…
Khi người dùng chỉnh sửa, cập nhật các thông tin này trên AMIS Công việc, dữ liệu sẽ được đồng bộ tại đây tức thời giúp anh/chị dễ dàng theo dõi tình hình thực hiện công việc ngay trên AMIS Văn thư.
3. Thiết lập tùy chọn đồng bộ thông tin văn bản
Lưu ý: chỉ Toàn quyền dự án mới thực hiện được chức năng này.
Khi tạo công việc trên AMIS Văn thư, chương trình mặc định đồng bộ tất cả các thông tin chung của văn bản bao gồm Tên văn bản, Loại văn bản, Số văn bản, Ngày văn bản,… Để lấy các thông tin theo mong muốn, anh/chị có thể thiết lập tùy chọn dữ liệu kết nối.
1. Trên thiết lập Dự án > Kết nối dữ liệu.
2. Bật kết nối Thông tin nhiệm vụ từ AMIS Văn Thư
3. Tích chọn hoặc bỏ chọn các thông tin văn bản theo nhu cầu
Như vậy, trên công việc được tạo từ AMIS Văn thư, chương trình sẽ đồng bộ các thông tin văn bản theo thiết lập.
