1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng kết nối giữa AMIS Văn thư và AMIS Công việc, hỗ trợ giao nhiệm vụ xử lý văn thư nhanh chóng, đồng bộ dữ liệu và trạng thái công việc hai chiều, giúp dễ dàng theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện.
Nội dung bài viết gồm:
- Quy trình tạo công việc từ AMIS Văn thư
- Cách đồng bộ dữ liệu và trạng thái công việc hai chiều
2. Hướng dẫn thực hiện
Lưu ý: Để sử dụng tính năng này đơn vị cần sử dụng đồng thời 2 ứng dụng AMIS Công việc và ứng dụng AMIS Văn thư. Khi sử dung đồng thời 2 ứng dụng này, chương trình sẽ tự động kết nối, có thể kiểm tra tại mục Kết nối.
2.1. Tạo công việc trên AMIS Văn thư
Bước 1: Trên chi tiết văn bản\ nhấn Tạo công việc.
Bước 2: Chương trình hiển thị giao diện thêm công việc, điền các thông tin công việc:
- Chọn dự án/cột nhóm.
- Điền tên công việc, chọn Người thực hiện, Hạn hoàn thành,…
- Điền một số trường tùy chỉnh trên công việc nếu cần thiết.
- …
Bước 3: Nhấn Lưu.
Lưu ý: chỉ thêm được công việc vào các phòng ban/dự án/nhóm mà người dùng có quyền giao và tạo công việc.
Như vậy, công việc sẽ được thêm trên dự án tức thời, người dùng có thể truy cập để thực hiện, theo dõi công việc một cách tiện lợi.
2.2. Thực hiện và theo dõi tình hình xử lý công việc
Chương trình tự động đồng bộ dữ liệu liên tục 2 chiều, trên cả hai ứng dụng, có thể thực hiện công việc một cách liền mạch và xuyên suốt.
2.2.1. Trên AMIS Công việc
Trên AMIS Công việc, người thực hiện và quản lý có thể vào thực hiện công việc, cập nhật tiến độ.
Ngoài các thông tin công việc, có thể dễ dàng theo dõi Thông tin văn bản từ AMIS Văn thư để nắm được các thông tin chung về tài liệu cần xử lý.
Có thể nhấn Ẩn/hiện để tích chọn thiết lập hiển thị các thông tin văn bản theo mong muốn.
Lưu ý:
-
- Nếu thông tin văn bản trên AMIS Văn thư được thay đổi, chỉnh sửa, chương trình sẽ tự động đồng bộ dữ liệu mới lên công việc nhanh chóng.
- Quản lý dự án có thể thiết lập tùy chọn đồng bộ các thông tin văn bản từ AMIS Văn thư theo nhu cầu. Hướng dẫn chi tiết tại mục 3.
2.2.2. Trên AMIS Văn thư
Trên chi tiết văn bản\ mục Công việc cần xử lý, chương trình hiển thị danh sách các công việc đã tạo với các thông tin bao gồm Người thực hiện, Hạn hoàn thành, Trạng thái công việc,…
Khi người dùng chỉnh sửa, cập nhật các thông tin này trên AMIS Công việc, dữ liệu sẽ được đồng bộ tại đây tức thời giúp dễ dàng theo dõi tình hình thực hiện công việc ngay trên AMIS Văn thư.
2.3. Thiết lập tùy chọn đồng bộ thông tin văn bản
Lưu ý: chỉ Toàn quyền dự án mới thực hiện được chức năng này.
Khi tạo công việc trên AMIS Văn thư, chương trình mặc định đồng bộ tất cả các thông tin chung của văn bản bao gồm Tên văn bản, Loại văn bản, Số văn bản, Ngày văn bản,… Để lấy các thông tin theo mong muốn, có thể thiết lập tùy chọn dữ liệu kết nối.
Bước 1: Trên thiết lập Dự án\ Kết nối dữ liệu.
Bước 2: Bật kết nối Thông tin nhiệm vụ từ AMIS Văn Thư.
Bước 3: Tích chọn hoặc bỏ chọn các thông tin văn bản theo nhu cầu.
Như vậy, trên công việc được tạo từ AMIS Văn thư, chương trình sẽ đồng bộ các thông tin văn bản theo thiết lập.
