Tại mỗi doanh nghiệp thường có quy định rõ ràng về việc duyệt các loại đơn xin nghỉ, làm thêm, đi công tác,… cho nhân viên (VD: Đơn xin nghỉ phải qua 2 cấp phê duyệt là quản lý trực tiếp rồi đến giám đốc). Để HR có thể kiểm soát được việc này, chương trình bổ sung tính năng thiết lập quy trình duyệt đơn nhiều cấp cho từng loại đơn.
Xem phim giới thiệu tính năng
Hướng dẫn chi tiết
Thiết lập quy trình duyệt đơn
Tại phân hệ Thiết lập\Tùy chỉnh\Quy trình duyệt đơn: chọn loại đơn cần thiết lập quy trình.
- Với các loại đơn không cần áp dụng quy trình duyệt đơn: chọn Không tại trường Áp dụng quy trình. Khi đó, nhân viên lập đơn có thể chọn người duyệt bất kỳ trong danh sách nhân viên đang làm việc tại công ty
- Với các loại đơn cần áp dụng quy trình duyệt đơn chặt chẽ: chọn Có tại trường Áp dụng quy trình và tiếp tục khai báo các bước duyệt và người duyệt đối với từng bước.
Khi mới thiết lập, chương trình sẽ tạo sẵn 2 bước là Tạo đơn và Quản lý duyệt. Tùy thuộc vào quy định của công ty mà có thể sửa, thêm các bước thực hiện.
Ví dụ: Công ty có quy trình duyệt đơn xin nghỉ như sau: Nếu nhân viên nghỉ từ 3 ngày trở xuống thì cần qua 2 cấp duyệt là Quản lý trực tiếp và Giám đốc, nếu nghỉ trên 3 ngày thì cần qua 3 cấp duyệt là Quản lý trực tiếp, Giám đốc và Tổng giám đốc. Khi đó, quy trình duyệt đơn sẽ được khai báo như sau:
Tạo 4 bước thực hiện là: Tạo đơn, Quản lý trực tiếp duyệt, Giám đốc duyệt, Tổng giám đốc duyệt.
Trong đó, tại bước 3 (Giám đốc duyệt) thì thiết lập thêm điều kiện chuyển bước:
- Nếu Số ngày nghỉ nhỏ hơn hoặc bằng 3 thì Hoàn thành
- Nếu Số ngày nghỉ lớn hơn 3 thì chuyển sang bước 4 (Tổng giám đốc duyệt)
Lưu ý: Chương trình sẽ xét lần lượt các điều kiện để chuyển bước duyệt đơn. Ví dụ có 2 cặp điều kiện – hành động, nếu cặp điều kiện – hành động đầu tiên đã đạt rồi thì sẽ không xét cặp điều kiện – hành động còn lại nữa.
Sau khi thiết lập xong, có thể nhấn xem lại quy trình dạng sơ đồ để theo dõi một cách trực quan và dễ dàng kiểm tra tính chính xác.
Chi tiết mời anh chị xem video demo thao tác dưới đây:
Lưu ý: Nếu nhân viên bình thường làm đơn thì sẽ cần qua đủ 3 cấp duyệt (Trưởng nhóm -> Trưởng phòng -> Trưởng trung tâm), nhưng nếu trưởng nhóm lập đơn thì sẽ chỉ cần 2 cấp duyệt là Trưởng phòng và Trưởng trung tâm. Tương tự Trưởng phòng lập đơn thì sẽ chỉ cần qua Trưởng trung tâm duyệt.
Khi đó, HR cần thêm điều kiện Chức danh/Vị trí công việc để quy trình không chạy qua bước của người duyệt có vị trí chức danh thấp hơn người làm đơn.
Ngoài ra, HR có thể tích chọn “Nếu không tồn tại người duyệt nào tại bước thì tự động chuyển đến bước tiếp theo”.
Khi đó nếu đến bước bất kỳ mà không có người duyệt thỏa mãn thì chương trình tự động chuyển sang bước tiếp theo để không bị đình trệ việc duyệt đơn cho nhân viên.
Ví dụ: Công ty có quy trình duyệt đơn: Nhân viên nộp đơn → Quản lý trực tiếp duyệt → Giám đốc duyệt. Tại thời điểm nộp đơn, quản lý trực tiếp của nhân viên nghỉ việc, chưa có người thay thế. Khi đó HR thiết lập tự động chuyển bước để khi đơn đến bước “Quản lý trực tiếp duyệt” chương trình sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo.
Khi nhân viên nộp đơn và quy trình duyệt đơn có bước được bỏ qua, chương trình sẽ hiển thị thông tin cụ thể để HR và nhân viên tiện theo dõi.
Áp dụng quy trình duyệt đơn
Sau khi HR thiết lập quy trình duyệt đơn, tại ứng dụng AMIS Nhân viên, khi nhân viên lập đơn, duyệt đơn sẽ tuân theo đúng quy trình này.
Ví dụ: HR thiết lập người duyệt đơn cấp 1 là trưởng nhóm thì nhân viên không được phép chọn người khác ngoài các trưởng nhóm; HR thiết lập quy trình duyệt đơn phải qua 2 cấp thì người duyệt cấp 1 chỉ được chuyển tiếp đơn cho người sau, không được phép duyệt luôn.
Với nhân viên lập đơn: Chỉ được chọn người duyệt trong phạm vi HR đã thiết lập
Với quản lý duyệt đơn:
- Nếu chưa phải người duyệt cuối cùng thì sẽ không hiển thị nút Duyệt, chỉ có thể Chuyển người duyệt hoặc Từ chối đơn và khi chuyển tiếp cho người duyệt sau thì cũng chỉ chọn được những người trong phạm vi HR đã thiết lập
- Nếu đã là người duyệt cuối cùng thì sẽ không hiển thị nút Chuyển người duyệt, chỉ có thể Duyệt hoặc Từ chối đơn