Thiết lập các hình thức chấm công từ xa bằng ứng dụng (Web hoặc Mobile)

Nhấn Thêm đơn vị áp dụng để thiết lập đối tượng áp dụng hình thức chấm công không xác thực.

Lựa chọn Danh sách nhân viên áp dụng:

• Nếu chọn Tất cả nhân viên: hiểu là áp dụng cho tất cả nhân viên đang làm việc tại đơn vị đã chọn
• Nếu chọn Chỉ áp dụng cho các nhân viên được chọn: nhấn Thêm nhân viên để lựa chọn tiếp các nhân viên chấm công theo hình thức này

Phù hợp áp dụng khi:

• Công ty có lắp đặt Wifi và cho phép nhân viên kết nối để sử dụng
• Nhân viên có smartphone và địa điểm làm việc cố định tại công ty

Bước 1: Khai báo danh mục Wifi

Nhấn Danh mục Wifi để xem danh sách các wifi đã khai báo.

Nhấn Thêm để khai báo địa chỉ Wifi mới bao gồm:

• Tên Wifi: Nên nhập giống hệt tên Wifi thực tế đang sử dụng để nhân viên dễ dàng nhận biết.
• BSSID: Là số xác định điểm truy cập Wi-Fi (VD: CA:14:44:0B:A8:66).

Nếu chưa biết cách tra cứu BSSID của Wifi, xem hướng dẫn tại đây.

Bước 2: Thiết lập đối tượng áp dụng

Tương tự chấm công không xác thực, nhấn Thêm đơn vị áp dụng để thiết lập đối tượng áp dụng hình thức chấm công Wifi.

Để tăng tính chính xác, tránh gian lận khi nhân viên chấm công, có thể lựa chọn kết hợp thêm với các phương thức xác thực khác bao gồm:

• Xác thực khuôn mặt
• Đính kèm tài liệu xác thực
• Yêu cầu quản lý xác nhận

Xem hướng dẫn chấm công bằng kết nối Wifi dành cho nhân viên tại đây.

Phù hợp áp dụng khi:

• Nhân viên thường xuyên di chuyển hoặc được phân công làm việc tại những địa điểm không có điều kiện lắp đặt thiết bị chấm công (máy chấm công vân tay, thẻ từ,…). VD: Nhân viên kinh doanh thường đi gặp khách hàng, đi thị trường; nhân viên lái xe; công nhân làm việc tại công trường xây dựng.
• Nhân viên có smartphone

Bước 1: Khai báo danh mục địa điểm

Nhấn Danh mục địa điểm để xem danh sách các địa điểm chấm công đã khai báo.

Nhấn Thêm để khai báo địa điểm mới bao gồm:

• Tên địa điểm: Đặt tên địa điểm dễ gợi nhớ, phân biệt với các địa điểm khác.
• Vĩ độ: Nhập vĩ độ của địa điểm (VD: 21.03051)
• Kinh độ: Nhập kinh độ của địa điểm (VD: 105.78259)
• Bán kính cho phép: Nhập phạm vi bán kính cho phép nhân viên chấm công quanh địa điểm này (Khuyến nghị: nên thiết lập bán kính trong khoảng 300 – 500m)

Sau khi nhập vĩ độ, kinh độ, chương trình sẽ hiển thị bản đồ bên cạnh để theo dõi vị trí đã thiết lập một cách trực quan.

Nếu chưa biết cách tra cứu vĩ độ, kinh độ của địa điểm, xem hướng dẫn tại đây.

Bước 2: Thiết lập đối tượng áp dụng

Tương tự các hình thức khác, nhấn Thêm đơn vị áp dụng để thiết lập đối tượng áp dụng hình thức chấm công GPS.

Đối với trường hợp nhân viên có địa điểm làm việc cố định thì lựa chọn địa điểm chấm công từ danh mục đã khai báo tại bước 1.

Trường hợp 1: Nhân viên có địa điểm làm việc cố định

Trường hợp 2: Nhân viên có địa điểm làm việc không cố định

Để tăng tính chính xác, tránh gian lận khi nhân viên chấm công, có thể lựa chọn kết hợp thêm với các phương thức xác thực khác bao gồm:

• Xác thực khuôn mặt
• Đính kèm tài liệu xác thực
• Yêu cầu quản lý xác nhận

Xem video hướng dẫn tại đây.

Ví dụ minh họa:

• Trường hợp 1: Nhân viên có địa điểm làm việc cố định (VD: Công nhân làm việc tại các công trường, Bảo vệ trực tại các tòa nhà,…)
  • Hướng dẫn thiết lập: Cần thực hiện 2 bước: Khai báo danh mục địa điểm và thiết lập đối tượng áp dụng.
  • Quy tắc chấm công: Khi nhân viên chấm công, chương trình sẽ kiểm tra định vị GPS xem có nằm trong phạm vi bán kính được thiết lập chấm công không. Nếu vị trí hợp lệ thì chấm công thành công.
• Trường hợp 2: Nhân viên có địa điểm làm việc không cố định (VD: Nhân viên kinh doanh thường xuyên đi gặp khách hàng, Nhân viên lái xe,…)
  • Hướng dẫn thiết lập: Chỉ cần thiết lập đối tượng áp dụng, bỏ qua bước khai báo danh mục địa điểm.
  • Quy tắc chấm công: Khi nhân viên chấm công, chương trình sẽ lưu lại định vị GPS để HR, quản lý có thể kiểm tra lại xem nhân viên có đến đúng địa điểm được phân công làm việc hay không.

Phù hợp áp dụng khi:

• Nhân viên thường làm việc tại nhà, không thể đến văn phòng để chấm công bằng các thiết bị cố định (máy chấm công vân tay, thẻ từ,…).
• Nhân viên có smartphone

Tương tự các hình thức khác, nhấn Thêm đơn vị áp dụng để thiết lập đối tượng áp dụng hình thức chấm công khuôn mặt.

Ngoài ra, có thể kiểm tra xem nhân viên đã thiết lập đầy đủ hình ảnh nhận diện khuôn mặt trên ứng dụng cá nhân hay chưa bằng cách nhấn nút Kiểm tra tình trạng hình ảnh.

Tại cột Hình ảnh chấm công sẽ hiển thị trạng thái Có hoặc Không tương ứng với tình trạng thiết lập ảnh nhận diện khuôn mặt của từng nhân viên.

Xem thêm video hướng dẫn tại đây.

Phù hợp áp dụng khi: nhân viên thường làm việc tại nhà, không thể đến văn phòng để chấm công bằng các thiết bị cố định (máy chấm công vân tay, thẻ từ,…).

Tương tự các hình thức khác, nhấn Thêm đơn vị áp dụng để thiết lập đối tượng áp dụng hình thức chấm công xác thực bằng tài liệu.

Phù hợp áp dụng khi: nhân viên thường làm việc tại nhà, không thể đến văn phòng để chấm công bằng các thiết bị cố định (máy chấm công vân tay, thẻ từ,…).

Tương tự các hình thức khác, nhấn Thêm đơn vị áp dụng để thiết lập đối tượng áp dụng hình thức chấm công có quản lý xác nhận.

Ngoài ra, có thể kiểm tra xem nhân viên đã được khai báo đầy đủ thông tin người quản lý trực tiếp hay chưa bằng cách nhấn nút Kiểm tra thông tin quản lý.

Tại cột Quản lý trực tiếp sẽ hiển thị tên người quản lý của từng nhân viên. Nếu nhân viên chưa có thông tin này hoặc bị sai, cần sửa lại thì có thể vào ứng dụng AMIS Thông tin nhân sự\Phân hệ Hồ sơ để khai báo hoặc sửa trực tiếp trên danh mục này.