HR quản lý việc nghỉ bù của nhân viên

Nội dung

Tại các đơn vị có quy định nhân viên làm thêm giờ sẽ được nghỉ bù với số giờ được nghỉ bù và thời hạn được sử dụng quỹ nghỉ bù đó. Để quản lý hiệu quả việc nghỉ bù của nhân viên, chương trình cho phép:

Thiết lập quy định khung giờ, quy tắc tính giờ làm thêm nghỉ bù để chương trình lấy dữ liệu tự động tính ra quỹ giờ nghỉ bù nhân viên được hưởng.
Thiết lập quy định nghỉ bù để làm căn cứ tính toán bảng tổng hợp nghỉ bù.
Lập/quản lý đơn xin nghỉ bù của nhân viên.
HR theo dõi bảng tổng hợp nghỉ bù của nhân viên.

Khi đó, chương trình sẽ hỗ trợ HR tự động thống kê, tính toán quỹ nghỉ bù, vừa đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, vừa là căn cứ chính xác phục vụ công tác tính lương.

Hướng dẫn chi tiết

Thiết lập khung giờ, quy tắc tính giờ làm thêm nghỉ bù

Để thiết lập khung giờ làm thêm nghỉ bù đúng với quy định của doanh nghiệp, HR truy cập vào phân hệ Thiết lập\Quy định làm thêm\Khung giờ làm thêm.

Tại đây, HR tiến hành khai báo thông tin khung giờ nào nhân viên chấm công làm việc sẽ được tính là giờ làm thêm và được phép nghỉ bù sau đó (Loại khung giờ: Làm thêm nghỉ bù).

Ngoài ra, HR có thể tùy chỉnh quy tắc tính giờ làm thêm theo quy định của doanh nghiệp trên phân hệ Thiết lập\Quy định làm thêm\Chung. Chương trình sẽ căn cứ vào quy tắc này và quy định về khung giờ làm thêm vừa thiết lập ở trên để tính toán ra số giờ nghỉ bù chính xác mà nhân viên được hưởng.

Cụ thể như sau:

Khi nhân viên làm thêm vào ngày nghỉ, chỉ cần lập đơn xin làm thêm, được duyệt thì sẽ tính luôn là giờ làm thêm, không cần chấm công -> Tính giờ làm thêm căn cứ theo đơn đăng ký làm thêm.

Khi đó bảng công của nhân viên sẽ tính đúng theo giờ được duyệt trên đơn, không lấy dữ liệu chấm công (nếu có).

Nhân viên làm thêm phải chấm công, thời gian làm thêm nghỉ bù sẽ căn cứ vào dữ liệu chấm công -> Tính giờ làm thêm căn cứ theo thời gian chấm ra thực tế.

Khi đó bảng công của nhân viên sẽ tính đúng theo giờ chấm công, không lấy dữ liệu trên đơn (nếu có).

Nhân viên làm thêm phải được duyệt đơn và chấm công đầy đủ -> Tính giờ làm thêm căn cứ theo cả đơn và giờ chấm ra thực tế.

Khi đó, bảng công của nhân viên sẽ được tính bằng cách: so sánh thời gian làm thêm trên đơn và giờ chấm ra thực tế, số liệu nào nhỏ hơn thì sẽ được thống kê vào bảng công.

Thiết lập quy định nghỉ bù

Trên phân hệ Thiết lập\Quy định nghỉ, chương trình khai báo sẵn loại nghỉ bù. HR có thể chỉnh sửa thông tin tỉ lệ hưởng lương, số ngày nghỉ tối đa để phù hợp với quy định của doanh nghiệp.

Ngoài ra, để làm căn cứ tính toán bảng tổng hợp nghỉ bù, HR có thể bật thiết lập Tự động hủy số giờ nghỉ bù chưa sử dụng hết sau bao nhiêu tháng tùy quy định.

Khi HR/Nhân viên làm đơn xin nghỉ bù thì chọn loại đơn này, chương trình sẽ ghi nhân dữ liệu và tự động tính toán, thống kê thành bảng tổng hợp nghỉ bù cho HR tiện theo dõi.

Lập/quản lý đơn xin nghỉ bù

Để làm căn cứ tính toán quỹ nghỉ bù của nhân viên, khi nhân viên có nhu cầu, HR có thể lập/quản lý đơn xin nghỉ bù trên phân hệ Quản lý đơn\Đơn xin nghỉ.

Với loại đơn Nghỉ bù, chương trình sẽ tự động hiển thị dữ liệu số giờ nghỉ bù còn lại để đảm bảo số giờ xin nghỉ không bị vượt quá.

Theo dõi bảng tổng hợp nghỉ bù

Khi HR cần thống kê, theo dõi quỹ nghỉ bù của nhân viên (như số giờ làm thêm nghỉ bù, số giờ đã sử dụng, số giờ còn lại) thì truy cập vào phân hệ Quản lý đơn\Bảng tổng hợp nghỉ bù.

Trên giao diện Bảng tổng hợp nghỉ bù, HR có thể sử dụng các tiện ích để quản lý việc nghỉ bù của nhân viên dễ dàng hơn:

Tìm kiếm thông tin quỹ nghỉ bù theo tên nhân viên, mã nhân viên, đơn vị công tác, vị trí công việc, email (1).
Xem theo bảng tổng hợp nghỉ bù theo năm tùy chọn (2).
Xem theo bảng tổng hợp nghỉ bù theo cơ cấu tổ chức trong phạm vi quyền hạn của HR (3).
Sử dụng bộ lọc nâng cao để xem dữ liệu theo mong muốn (4).
Xuất khẩu bảng tổng hợp nghỉ bù (5).