Giúp HR khai báo các quy tắc phân ca chi tiết cho từng cơ cấu tổ chức hoặc nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định.
Phim hướng dẫn
Hướng dẫn chi tiết
Đối với những nhân viên, đơn vị có lịch làm việc cố định hoặc lặp lại theo chu kỳ thì HR có thể thiết lập các bảng phân ca chi tiết để ghi nhận nhanh ca làm việc trong một khoảng thời gian dài cho từng nhân viên, đơn vị này.
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay
1. Quản lý danh sách bảng phân ca chi tiết
Trên danh sách bảng phân ca chi tiết sẽ hiển thị đầy đủ các bảng phân ca đã khai báo cho từng đơn vị, nhân viên và cho phép thực hiện các chức năng thêm, sửa, xóa bảng.
Lưu ý: Tại đây sẽ chỉ lấy lên các bảng phân ca chi tiết thuộc cơ cấu tổ chức mà người dùng có quyền.
2. Khai báo bảng phân ca chi tiết
Anh/Chị nhấn Thêm để khai báo bảng phân ca chi tiết mới theo quy định của đơn vị với các thông tin:
- Tên bảng phân ca
- Chọn ca làm việc: Chương trình hiển thị danh sách các ca đã được thiết lập trong mục Ca làm việc để HR lựa chọn.
- Đơn vị áp dụng
-
Thời gian áp dụng: Là khoảng thời gian sẽ áp dụng bảng phân ca này từ ngày nào đến ngày nào. Anh chị có thể để trống ngày kết thúc nếu bảng phân ca này không giới hạn thời gian.
-
Lặp theo: Là lặp lại theo đơn vị thời gian tuần/tháng/ngày, chu kỳ lặp lại là bao nhiêu.
- Đối tượng áp dụng: Lấy theo danh sách nhân viên hay theo cơ cấu tổ chức thuộc đơn vị áp dụng bảng phân ca này.
Chương trình hiển thị Bảng phân ca xem trước để kiểm tra xem kết quả phân ca đã chính xác hay chưa và điều chỉnh lại.
Sau khi lưu bảng phân ca chi tiết, kết quả phân ca này sẽ được ghi nhận vào bảng phân ca tổng hợp để anh/chị có thể theo dõi tập trung lịch làm việc của toàn bộ nhân viên, đơn vị mà mình quản lý.
Hướng dẫn một số tình huống phân ca phổ biến:
a. Làm việc giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 6
Khai báo bảng phân ca hành chính có chu kỳ lặp lại mỗi tuần 1 lần và áp dụng cho các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 như hình minh họa bên dưới.
b. Làm giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 6 và thứ 7 cách tuần
Khai báo 2 bảng phân ca:
- Bảng phân ca hành chính áp dụng từ thứ 2 đến thứ 6: khai báo như tình huống a
- Bảng phân ca áp dụng cho thứ 7: lựa chọn chu kỳ là 2 tuần lặp lại 1 lần
c. Làm giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 6 và sáng thứ 7
Khai báo 2 bảng phân ca:
- Bảng phân ca hành chính áp dụng từ thứ 2 đến thứ 6: khai báo như tình huống a
- Bảng phân ca sáng áp dụng cho thứ 7: lựa chọn ca làm việc là ca sáng và chu kỳ là 1 tuần lặp lại 1 lần
d. Làm theo ca kíp đổi định kỳ
Anh/Chị khai báo các bảng phân ca tương ứng với từng ca làm việc theo quy định tại đơn vị. Ví dụ: Ca sáng, Ca chiều, Ca tối,…
Nếu ca được áp dụng cho từng nhân viên thì lựa chọn đối tượng áp dụng là Nhân viên và chọn nhân viên được phân ca tương ứng, nếu ca được áp dụng cho cả 1 bộ phận (ví dụ: tổ, đội, nhóm) thì chọn cơ cấu tổ chức.
Lưu ý: Chức năng phân ca chi tiết chỉ được sử dụng trong trường hợp nhân viên/đơn vị được phân ca cố định hoặc có quy tắc lặp lại theo thời gian. Còn tình huống nhân viên làm ca linh hoạt, không có quy tắc cụ thể mà theo phân công của quản lý, nhân sự định kỳ thì khi phát sinh ca, HR sẽ trực tiếp vào bảng phân ca tổng hợp để ghi nhận ca cho nhân viên.