Quản lý Bảng phân ca tổng hợp

Mục đích: Hướng dẫn sử dụng Bảng phân ca tổng hợp để quản lý lịch làm việc của nhân viên và đơn vị một cách hiệu quả.

Nội dung:

• Theo dõi bảng phân ca tổng hợp
• Chỉnh sửa bảng phân ca
• Xóa phân ca

Phạm vi áp dụng: Nhân sự (HR), quản lý phòng ban, trưởng đơn vị.

2.1 Theo dõi bảng phân ca tổng hợp

Tại AMIS Chấm công\ phân hệ Ca làm việc\ Bảng phân ca tổng hợp, HR có thể theo dõi các ca làm việc đã được phân cho từng nhân viên hoặc đơn vị dưới dạng lịch biểu trực quan.

Bảng phân ca tổng hợp lấy dữ liệu từ các bảng phân ca chi tiết, giúp HR có cái nhìn tổng quan về lịch làm việc của từng nhân viên, bộ phận theo từng ngày.

Một số tiện ích nổi bật:

• Lựa chọn xem bảng phân ca theo: Nhân viên, Đơn vị (phòng ban), hoặc Ca làm việc.

2.2 Chỉnh sửa bảng phân ca

Cách 1: Chỉnh sửa nhanh ca làm việc cho từng nhân viên

Bước 1: Di chuột vào từng ngày và nhấn nút sửa.

Bước 2: Tích chọn ca làm việc để phân cho nhân viên.

Cách 2: Sao chép ca

Bước 1: Nhân biểu tượng dấu ba chấm ⋯ bên cạnh nút Phân ca hàng loạt\ Chọn Sao chép ca

Bước 2: Nhập thông tin lên form để sao chép nhanh ca làm việc của nhân viên này cho nhân viên/cơ cấu tổ chức khác, hoặc sao chép ca đã phân tại một khoảng thời gian này cho một khoảng thời gian khác

Cách 3: Nhập khẩu bảng phân ca

Bước 1: Nhấn biểu tượng ba chấm ⋯ cạnh nút Phân ca hàng loạt \ Nhập khẩu ca\ chọn đối tượng cần phân ca: từng nhân viên hoặc toàn bộ đơn vị.

Bước 2: Nhấn Tiếp tục và thực hiện theo các bước nhập khẩu của chương trình.

2.3 Xóa phân ca

Khi cần xóa phân ca đã tạo cho nhiều nhân viên hoặc cơ cấu tổ chức, nhấn biểu tượng Ba chấm ⋯ \ Xóa phân ca

• Khai báo sai bảng phân ca cho nhiều nhân viên hoặc cơ cấu tổ chức.
• Nhân viên được nghỉ ghép vào các ngày lễ, tết và làm bù vào ngày khác (VD: Ngày lễ 2/9 rơi vào thứ 6, công ty cho nghỉ thêm thứ 7 và làm bù vào tuần trước đó) → HR cần xóa ca đã phân cho nhiều nhân viên/đơn vị vào ngày nghỉ đó, tham khảo hướng dẫn tại đây.