Chèn trường trộn khi gửi email báo cáo thủ công

Bài viết nhằm hướng dẫn: Hướng dẫn anh/chị sử dụng các trường trộn như Họ tên, Chức danh, Đơn vị,… cho phép cá nhân hóa nội dung email khi gửi báo cáo thủ công trên AMIS Chấm công. Việc này giúp quá trình gửi báo cáo cho nhiều nhân sự trở nên nhanh chóng, chuyên nghiệp và giảm thiểu sai sót trong việc nhập liệu thủ công.

Nội dung bao gồm:

• Sử dụng trường trộn trên nội dung email báo cáo.
• Cách thiết lập Prompt hỗ trợ tóm tắt báo cáo tự động.

Phạm vi áp dụng: HR, quản lý.

Lưu ý: Để gửi email báo cáo cho nhân viên, anh/chị cần thiết lập thêm cấu hình mail tại Thiết lập (biểu tượng bánh răng ⚙)\Hệ thống.

Để gửi email báo cáo chuyên nghiệp với các thông tin cá nhân hóa, anh/chị thực hiện các bước sau:

Bước 1: Trên AMIS Chấm công, vào phân hệ Báo cáo\ chọn báo cáo cần gửi.

Bước 2: Chọn Gửi email, anh/chị có thể chọn gửi báo cáo dạng file PDF hoặc EXCEL.

Bước 3: Trên giao diện Gửi email, anh/chị có thể nhấn chọn trường trộn từ danh sách gợi ý hoặc gõ ký tự # để hiện thị danh sách các trường trộn như: Bản tóm tắt báo cáo, Họ và tên người nhận,…

Để email có thêm phần tóm tắt thông tin nhanh chóng, anh/chị có thể thiết lập câu lệnh (Prompt) hướng dẫn AI như sau:

Bước 1: Trên AMIS Chấm công, vào phân hệ Báo cáo\ chọn báo cáo cần gửi.

Bước 2: Chọn Gửi email, anh/chị có thể chọn gửi báo cáo dạng file PDF hoặc EXCEL.

Bước 3: Trên giao diện Gửi email, chọn Thiết lập Prompt\ anh/chị nhập nội dung yêu cầu (tối đa 2.000 ký tự) để hướng dẫn AI cách tóm tắt báo cáo.

• Nếu muốn sử dụng mẫu có sẵn, chọn Lấy mẫu mặc định.

Bước 4: Sau khi hoàn tất, nhấn Lưu để hệ thống ghi nhớ thiết lập này cho các lần gửi báo cáo tương tự sau này.

• Hệ thống sẽ tự động ghi nhớ tiêu đề và nội dung email của lần gửi gần nhất để anh/chị tiện sử dụng cho những lần sau.
• Các trường trộn sẽ tự động hiển thị thông tin tương ứng với từng người nhận trong danh sách báo cáo.