Làm thêm giờ theo cả đơn và thời gian chấm công thực tế

Nội dung

1. Đặc điểm nghiệp vụ

Khi nhân viên muốn làm thêm thì cần lập đơn và gửi quản lý duyệt trước, sau đó vẫn phải chấm công để HR nắm được thời gian làm việc thực tế. HR sẽ căn cứ vào đơn và cả thời gian check-in, check-out của nhân viên, đối chiếu xem con số nào nhỏ hơn thì sẽ lấy làm số giờ làm thêm thực tế.

2. Giải pháp phần mềm đáp ứng

Nhân viên lập đơn đăng ký làm thêm giờ trên điện thoại/máy tính, hoặc quản lý có thể lập đơn cho nhân viên trong bộ phận mình (nếu làm thêm theo nhóm)
Chương trình căn cứ trên đơn được duyệt và giờ chấm vào, chấm ra của nhân viên để tự động so sánh, tính toán số giờ làm thêm hàng ngày trên bảng chấm công

3. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Thiết lập quy tắc tính làm thêm

Tại phân hệ Thiết lập\Quy định làm thêm\Chung, thiết lập Căn cứ tính giờ làm thêm: lựa chọn là “Theo cả đơn và thời gian chấm công thực tế”.

Ngoài ra, cần thiết lập các khung giờ làm thêm (VD: 16:00 – 22:00, 22:00 – 00:00) để chương trình tính toán chính xác số giờ làm thêm cho nhân viên theo từng khung giờ.

Xem chi tiết hướng dẫn thiết lập quy định làm thêm tại đây.

Bước 2: Thiết lập ca làm việc được tính làm thêm giờ

Tại Ca làm việc, mục Tùy chỉnh nâng cao: tích chọn “Làm thêm giờ” và các thời điểm cho phép nhân viên làm thêm (trước ca, sau ca, nghỉ giữa ca).

Xem chi tiết hướng dẫn khai báo ca làm việc tại đây.

Bước 3: Nhân viên lập/duyệt đơn đăng ký làm thêm

Nhân viên có thể lập/duyệt đơn đăng ký làm thêm trên ứng dụng MISA AMIS (phiên bản Mobile) hoặc AMIS Nhân viên (phiên bản Web).

Hoặc HR có thể lập đơn hộ nhân viên trên ứng dụng AMIS Chấm công.

Xem chi tiết hướng dẫn quản lý đơn tại đây.

Bước 4: Theo dõi tình hình làm thêm trên bảng chấm công

Trên Bảng chấm công chi tiết: chương trình sẽ căn cứ trên đơn đăng ký làm thêm đã được duyệt của nhân viên và giờ check-in, check-out thực tế để tính toán số giờ làm thêm.

VD: Ca làm việc từ 8:00 đến 17:00, được tính làm thêm sau ca bắt đầu từ 18:00. Nhân viên chấm ra lúc 20:30 và có đơn đăng ký làm thêm từ 18:00 đến 21:00 → Được tính làm thêm 2.5 giờ (từ 18:00 đến 20:30).