Quản lý công việc theo luồng, giai đoạn

Câu chuyện thực tế

Công ty TNHH Alumi hoạt động trong lĩnh vực Bán đồng hồ thời trang nữ. Một trong những công việc thường xuyên lặp lại và thực hiện theo quy trình có sẵn là “Bán sản phẩm online”. Cụ thể như sau:

Hướng dẫn tổ chức

Tại dự án “Bán sản phẩm online”, Tạo các cột tương ứng với từng giai đoạn trong quy trình làm việc thực tế. Trong đó:

Cột 1: Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng.

Thiết lập tự động giao việc cho Tư vấn viên Đinh Thị Nga.

Thiết lập tự động cập nhật 20% tiến độ Công việc.

Cột 2: Tư vấn và báo giá sản phẩm phù hợp.

Thiết lập tự động Tạo công việc con: Tư vấn: Giao cho Tư vấn viên Đinh Thị Nga; Báo giá: Giao cho Kế toán Hương Lý.

Thiết lập tự động gửi yêu cầu phê duyệt cho Trưởng phòng Nguyễn Dũng. Nếu Trưởng phòng đồng ý phê duyệt, tự động chuyển công việc sang cột Tạo đơn hàng. Nếu Trưởng phòng từ chối phê duyệt, công việc không được chuyển giai đoạn (cột).

Thiết lập tự động cập nhật 40% tiến độ Công việc.

Cột 3: Tạo đơn hàng.

Thiết lập tự động giao việc cho tư vấn viên Đinh Thị Nga.

Thiết lập tự động cập nhật 10% tiến độ công việc.

Cột 4: Xuất hàng đem đi đóng gói.

Thiết lập tự động giao việc cho Kế toán Hương Lý.
Thiết lập tự động cập nhật 15% tiến độ công việc.

Cột 5: Giao hàng.

Thiết lập tự động giao việc cho shipper Hoàng Văn Linh.
Thiết lập tự động chuyển trạng thái Hoàn thành.

Sau khi thiết lập xong các cột tương ứng với từng giai đoạn, mỗi đơn hàng phát sinh sẽ tương đương với một công việc được tạo. Người dùng thao tác kéo thả giữa các bảng để cập nhật tiến độ công việc.