I. Tổng quan
Tính năng Chuẩn hóa và Nhập khẩu Dữ liệu là công cụ mạnh mẽ cho phép nhập khẩu trực tiếp danh mục nhân viên, cơ cấu tổ chức (CCTC), và vị trí công việc (VTCV) từ một tệp Excel gốc mà không yêu cầu người dùng phải tuân theo file mẫu có sẵn của phần mềm. Tính năng này giúp tự động hóa quy trình rà soát, đối chiếu và xử lý dữ liệu thô, giải quyết bài toán xử lý dữ liệu ban đầu khi triển khai, giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu.
Quy trình thực hiện bao gồm các bước:
- Tải tệp và ghép nối dữ liệu
- Chuẩn hóa Cơ cấu tổ chức
- Chuẩn hóa Vị trí công việc
- Chuẩn hóa Thông tin nhân viên
- Xác nhận và Nhập khẩu
Đối tượng áp dụng: Nhân viên triển khai, Quản trị viên hệ thống hoặc người dùng được phân quyền thực hiện nhập khẩu dữ liệu nhân sự ban đầu.
Video hướng dẫn
II. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Tải tệp và Phân tích dữ liệu
- Tại menu chính, anh/chị truy cập vào Quản lý danh mục > Nhân viên.
- Trên thanh công cụ, nhấn vào tiện ích Chuẩn hóa dữ liệu.
- Tại màn hình Tải file, anh/chị nhấn Chọn file hoặc kéo thả tệp Excel (định dạng .xlsx, .xls) vào khu vực được chỉ định.
- Nhấn Bắt đầu phân tích để hệ thống xử lý tệp.
Bước 2: Thiết lập ghép cột
- Sau khi phân tích, hệ thống sẽ tự động đọc các tiêu đề cột trong file của anh/chị và thực hiện ánh ghép nối với các trường dữ liệu tương ứng trên phần mềm.
- Anh/chị kiểm tra lại các gợi ý ghép cột của hệ thống. Nếu có trường nào bị ghép sai hoặc bỏ trống, anh/chị có thể chủ động chọn lại cho chính xác.
- Nhấn Tiếp tục.
Bước 3: Chuẩn hóa Cơ cấu tổ chức (CCTC)
- Hệ thống hiển thị danh sách các phòng ban/đơn vị tìm thấy trong tệp và đối chiếu với dữ liệu CCTC hiện có.
- Tại cột Hành động, hệ thống sẽ tự động gợi ý:
- Tự động khớp: Nếu tìm thấy phòng ban trùng khớp về tên hoặc mã.
- Tạo mới: Nếu không tìm thấy phòng ban tương ứng trong hệ thống.
- Anh/chị có thể thay đổi hành động do hệ thống gợi ý nếu cần.
- Để kiểm tra trực quan, nhấn Xem trước cơ cấu để xem cây CCTC sẽ được hình thành sau khi nhập khẩu.
- Nhấn Tiếp tục.
Bước 4: Chuẩn hóa Vị trí công việc (VTCV)
- Tương tự như CCTC, hệ thống sẽ đối chiếu và gợi ý hành động Tự động khớp hoặc Tạo mới cho từng vị trí công việc.
- Anh/chị rà soát lại các gợi ý, điều chỉnh và nhấn Tiếp tục.
Bước 5: Chuẩn hóa Thông tin Nhân viên
- Hệ thống hiển thị danh sách nhân viên chi tiết, đã được liên kết với CCTC và VTCV vừa chuẩn hóa.
- Tại bước này, hệ thống sẽ tự động phát hiện và cảnh báo các dữ liệu không hợp lệ hoặc trùng lặp (trùng Mã nhân viên, Email, Số điện thoại) để anh/chị có thể rà soát và chỉnh sửa trực tiếp trên giao diện.
- Nhấn Tiếp tục.
Bước 6: Xác nhận và Nhập khẩu
- Hệ thống hiển thị màn hình tổng kết cuối cùng về số lượng đơn vị, vị trí công việc và nhân viên sẽ được tạo mới hoặc cập nhật.
- Sau khi kiểm tra lại các thông tin, anh/chị nhấn Nhập dữ liệu để hoàn tất.
- Khi quá trình kết thúc, hệ thống sẽ hiển thị thông báo thành công.
III. Lưu ý
- Nếu dữ liệu của khách hàng chưa theo mẫu nhập khẩu của phần mềm, anh/chị nên sử dụng tính năng Chuẩn hóa dữ liệu để kiểm tra và xử lý trước khi nhập khẩu.
- Nếu dữ liệu đã được chuẩn bị đúng theo file mẫu, anh/chị có thể sử dụng trực tiếp chức năng Nhập khẩu thông thường để đưa dữ liệu vào hệ thống nhanh hơn.