Giúp thêm và xử lý các văn bản đến, tổ chức lưu trữ văn bản nhận được một cách có hệ thống, giúp Lãnh đạo có thể kiểm soát, kiểm tra, theo dõi quá trình luân chuyển và tiến độ xử lý văn bản.
Hướng dẫn chi tiết
1. Tạo văn bản đến
Giúp văn thư đăng ký văn bản đến để lưu trữ vào sổ văn bản, phục vụ cho việc tra cứu tài liệu khi cần.
Thao tác như sau:
Trên phân hệ Quản lý văn bản, anh/chị chọn mục Văn bản đến, nhấn Thêm mới.
Tiếp theo, anh/chị thực hiện thiết lập các thông tin cần thiết bao gồm:
- Thông tin văn bản:khai báo thông tin chung để tiện cho việc tra cứu văn bản
-
- Tên văn bản: tên văn bản đến
- Số văn bản: số hiệu văn bản đến
- Ngày trên văn bản: ngày ban hành trên văn bản
- Nơi gửi: cơ quan ban hành văn bản
- Thông tin liên hệ
- Mức độ quan trọng, khẩn cấp: chọn mức độ quan trọng khẩn cấp đã thiết lập trong danh mục để người xem nắm được
- Loại văn bản: chọn loại văn bản của văn bản đến
- Thời hạn văn bản yêu cầu
- Tải file văn bản: tải lên file văn bản đến
- Tình trạng xử lý:
-
- Chọn Tình trạng xử lý của văn bản (Chưa xử lý/Đang xử lý/Đã xử lý)
- Chọn Người xử lý văn bản
- Chọn Hạn xử lý văn bản
- Thêm Người liên quan để theo dõi thông tin nếu cần thiết
- Thông tin bổ sung:
-
- Hình thức văn bản: chọn hình thức của văn bản đến
- Vào sổ: chọn sổ lưu trữ văn bản đến đã thiết lập trong Danh mục
- Ngày đến: mặc định là hôm nay, anh/chị có thể chọn lại ngày chính xác trên văn bản
- Số đến: điền số thứ tự của văn bản đến trong sổ theo dõi
- Vị trí lưu trữ: đối với văn bản giấy, nhập vị trí lưu trữ văn bản trong sổ theo dõi
- Trích yếu nội dung: tóm tắt nội dung chính của văn bản đến
Lưu ý: những dòng thông tin không bắt buộc nhập Văn thư có thể bỏ qua
Sau khi Lưu, văn bản đến sẽ được thêm vào danh sách. Anh/chị có thể Xem chi tiết, Chỉnh sửa hoặc Xóa văn bản tùy theo nhu cầu.
2. Luân chuyển văn bản đến
Giúp luân chuyển văn bản đến những người tiếp nhận và người liên quan chịu trách nhiệm xử lý tài liệu, văn bản ngay trên ứng dụng.
2.1 Chức năng luân chuyển văn bản đến
Lưu ý: Chức năng này được thực hiện đối với các văn bản có trạng thái Chưa xử lý hoặc Đang xử lý
Bước 1: Tại chi tiết văn thư, chọn Chuyển tiếp hoặc Lưu và chuyển tiếp (đối với VB chưa lưu).
Bước 2: Chọn tên người tiếp nhận xử lý văn bản và những người liên quan:
- Người tiếp nhận xử lý văn bản: khi tiếp nhận văn bản, người tiếp nhận chịu trách nhiệm kiểm tra, xem xét xử lý văn bản hoặc giao lại cho những người liên quan xử lý.
- Những người liên quan: khi tiếp nhận văn bản, người liên quan thực hiện xử lý văn bản theo yêu cầu của người tiếp nhận.
Bước 3: Nhấn Gửi
Sau khi gửi, văn bản sẽ chuyển thành Đang xử lý:
- Người tạo văn bản sẽ nhận được thông báo đã chuyển thành công văn bản đến tại quả chuông.
- Người tiếp nhận xử lý sẽ nhận được thông báo ở cả quả chuông và email để xem xét xử lý.
2.2 Chức năng hoàn thành văn bản
Lưu ý: Chức năng này được thực hiện đối với các văn bản có trạng thái Chưa xử lý
- Người tạo văn thư: đối với các văn thư đến và không cần chuyển tiếp đến người khác; người tạo văn thư có thể nhấn Hoàn thành để chuyển trạng thái văn thư sang Đã xử lý nhằm mục đích lưu trữ, quản lý và làm các báo cáo liên quan.
- Người tiếp nhận, người liên quan: người tiếp nhận, người liên quan xem xét xử lý khi có văn bản chuyển đến và nhấn Hoàn thành để hoàn tất chu trình xử lý văn thư.
Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng các tiện ích tìm kiếm, tra cứu, xem văn bản, bình luận,… hướng dẫn chi tiết Tại đây.
