I. Tổng quan
Tính năng nhập khẩu hàng loạt văn bản giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức khi cần đưa nhiều văn bản đến/đi vào phần mềm cùng lúc. Thay vì phải tạo từng văn bản một cách thủ công, bạn có thể tải lên file Excel chứa danh sách văn bản và hệ thống sẽ tự động tạo các bản ghi tương ứng trên phần mềm.
II. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Tải lên tệp nhập khẩu
1. Truy cập tab Quản lý văn bản > chọn Văn bản đến hoặc Văn bản đi. Nhấn vào nút Nhập khẩu trên thanh công cụ
2. Trong cửa sổ hiện ra, bạn có thể tải file lên bằng cách:
- Nhấn vào vùng Chọn tải liệu để chọn file từ máy tính
- Hoặc kéo và thả file trực tiếp vào vùng tải lên
Mẹo: Để đảm bảo nhập khẩu chính xác, bạn nên sử dụng tệp mẫu do hệ thống cung cấp. Nhấn vào “Tải tệp mẫu” để tải về.
4. Sau khi tải file lên thành công, thiết lập các thông số:
- Sheet nhập khẩu: Chọn sheet chứa dữ liệu (mặc định là sheet đầu tiên)
- Dòng tiêu đề: Xác định dòng chứa tiêu đề cột (mặc định là dòng gần dữ liệu nhất)
6. Nhấn Tiếp theo để chuyển sang bước kiểm tra dữ liệu
Bước 2: Kiểm tra dữ liệu
1. Hệ thống tự động ghép các trường trong file với các trường tương ứng trên phần mềm
2. Kiểm tra kỹ dữ liệu trong bảng hiển thị:
- Các trường có lỗi sẽ được đánh dấu bằng biểu tượng cảnh báo và văn bản màu đỏ
- Di chuột vào biểu tượng cảnh báo để xem chi tiết lỗi
3. Bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp các giá trị trong bảng nếu phát hiện lỗi
4. Sau khi đã kiểm tra và chỉnh sửa xong, nhấn Nhập khẩu để hoàn tất quá trình.
II. Lưu ý
- Mỗi dòng dữ liệu trong tệp nhập khẩu sẽ tương ứng với 1 bản ghi văn bản trên phần mềm.
- Hệ thống tự động ghép cột khi tên cột trong file giống với tên trường trên phần mềm.
- Các trường bắt buộc được đánh dấu bằng dấu * và phải có dữ liệu hợp lệ để nhập khẩu thành công.
- Đối với trường Số văn bản của văn bản đi: nếu đã thiết lập quy tắc đánh số tự động, hệ thống sẽ tự sinh số và không sử dụng giá trị từ file nhập khẩu.
- Hệ thống kiểm tra trùng văn bản dựa trên 2 tiêu chí: Tên văn bản và Số văn bản.
- Các trường có công thức tính toán sẽ được tự động tính lại theo giá trị của các trường thành phần, không lấy giá trị từ file nhập khẩu.
