I. Tổng quan
Tính năng Ký điện tử văn bản đến với WeSign cho phép anh/chị thực hiện ký duyệt và nhập bút phê trực tiếp trên AMIS Văn thư, không phải thao tác rời rạc trên hai ứng dụng. Nhờ vậy, quy trình xử lý văn bản trở nên liền mạch, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
Hướng dẫn gồm các nội dung: điều kiện sử dụng nút Ký điện tử, các bước thực hiện, cách xử lý một số trường hợp đặc biệt trong quá trình ký điện tử.
Áp dụng cho vai trò Giám đốc, người được phân quyền ký trên AMIS WeSign.
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Điều kiện Ký điện tử trên văn thư
- Văn bản ở trạng thái Đang xử lý.
- Anh/chị là người xử lý văn bản.
- Trạng thái ký KHÔNG phải là Từ chối, Hủy tài liệu hoặc Hoàn thành.
2. Các bước ký điện tử
Bước 1: Truy cập Chi tiết văn bản đến, nếu đủ điều kiện tại mục 1, nút “Ký điện tử” sẽ hiển thị.
Bước 2: Nhấn vào Ký điện tử. Chương trình mở giao diện Ký duyệt.
Bước 3: Người xử lý thực hiện ký điện tử qua WeSign. Sau khi hoàn thành, trạng thái ký sẽ tự động cập nhật sang Hoàn thành ký và đồng bộ trạng thái về AMIS Văn thư.
III. Lưu ý
- Khi bạn thực hiện thêm mới/xóa tệp, luồng ký cũ sẽ bị hủy bỏ.
- Bên WeSign sẽ hiển thị danh sách tài liệu tương ứng với tệp đã tải lên từ Văn thư, cho phép ký từng tài liệu.
- Chỉ cần 1 chữ ký là hoàn thành luồng ký trên WeSign, 1 người có thể thực hiện ký nhiều lần.
- Nếu không được phân quyền trên WeSign, vui lòng liên hệ quản trị viên hệ thống để bổ sung quyền trước khi thực hiện ký.
- Khi chỉnh sửa, thêm/xóa tệp trong quá trình ký, hãy cân nhắc kỹ để tránh mất dữ liệu luồng ký trước đó.
