2. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Thiết lập mẫu phiếu lương trên ứng dụng
Tại Thiết lập (biểu tượng bánh răng ⚙)\Biểu mẫu\Mẫu phiếu lương trên ứng dụng: chương trình mặc định có sẵn 1 mẫu mặc định để sử dụng luôn nếu đơn vị không có nhu cầu thiết lập mẫu riêng. Mẫu mặc định chỉ có phép xem trước và ngừng sử dụng, không cho phép chỉnh sửa.
Nếu đơn vị có nhu cầu thiết lập mẫu khác, anh/chị nhấn Thêm mới.
Trên giao diện thiết lập mẫu chia thành 2 vùng:
– Vùng bên trái: gồm tùy chỉnh loại bố cục và danh sách các thành phần lương để đưa vào mẫu
- Bố cục: gồm 3 loại Một cột, Hai cột, Ba cột
- Thành phần lương: hiển thị các thành phần lương đang theo dõi & được thiết lập hiển thị trên phiếu lương, chia thành 3 nhóm theo tính chất thu nhập, khấu trừ, khác
– Vùng bên phải: là giao diện chính để thiết lập phiếu lương. Khi thêm mẫu, mặc định sẽ có sẵn các mục thông tin chính sau ở cột đầu tiên:
- 4 thành phần tổng hợp: Tổng thu nhập, Tổng khấu trừ, Tạm ứng, Thực lĩnh (Nếu thành phần lương nào thiết lập không hiển thị trên phiếu lương thì ẩn đi)
- Chi tiết trả lương: Số phải trả đợt này, Số được trả đợt này, Số còn nợ đợt này, Trả nợ lương, Tổng tiền được chi trả
- Các mục mặc định này không cho phép xóa
Các chức năng thiết lập bố cục chi tiết:
- Kéo thả các thành phần lương từ danh sách bên trái vào vùng giao diện mẫu phiếu lương bên phải để thêm khoản lương vào mẫu, kéo thả thành phần lương/mục đã có trong mẫu để sắp xếp lại thứ tự. Sau khi đã thêm vào mẫu, có thể xóa đi bằng cách di chuột vào dòng thành phần lương đó và nhấn biểu tượng Xóa.
- Tại mỗi cột, nhấn Thêm mục để tạo mục mới giúp gom nhóm các thành phần lương. Chương trình đáp ứng phân cấp tối đa 2 mục (VD: Trong mục Thông tin bổ sung có các 3 mục con là Thông tin lương, Thông tin Thuế TNCN, Thông tin bảo hiểm).Sau khi thêm mục, có thể sửa/xóa bằng cách khi di chuột vào khu vực của mục và nhấn chọn các biểu tượng tương ứng.
- Lưu ý tại 2 mục mặc định: không có các chức năng thêm mục con, sửa mục, xóa mục. Chỉ cho phép thay đổi thành phần lương trong mục.
Để xem trực quan giao diện mẫu phiếu lương sẽ hiển thị như thế nào khi gửi đến nhân viên, anh/chị nhấn Xem trước phiếu lương.
Giao diện mẫu sẽ hiển thị mẫu phiếu lương trên cả bản web (AMIS Nhân viên) và mobile của nhân viên, lấy dữ liệu mẫu từ bảng lương của chính người dùng đang thao tác.
Lưu ý: do giới hạn về diện tích hiển thị nên tại mobile phiếu lương sẽ luôn chỉ hiển thị 1 cột (không chia bố cục nhiều cột như bản web). Trường hợp thiết lập bố cục phiếu lương 2-3 cột thì ở mobile, các mục và thành phần lương sẽ được quy về sắp xếp lần lượt theo thứ tự từ trên xuống dưới, từ trái quá phải.
Bước 2: Gửi phiếu lương cho nhân viên qua ứng dụng
Tại bảng lương, khi HR gửi phiếu lương qua ứng dụng cho nhân viên, giao diện hiển thị thêm trường chọn Mẫu phiếu lương. Tại đây sẽ lấy lên các mẫu ở trạng thái “Đang sử dụng” để lựa chọn, nếu chỉ có 1 mẫu thì mặc định sẽ chọn mẫu này luôn.
Khi đó, tại app Nhân viên/Mobile > Phiếu lương: Nhân viên nhận được phiếu lương theo mẫu HR đã chọn.