I. Tổng quan
Quy trình này hướng dẫn các đơn vị thực hiện lập, phát hành và theo dõi chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định mới. Đơn vị cần đăng ký sử dụng chứng từ điện tử, thiết lập mẫu số, ký hiệu trước khi lập chứng từ. Chứng từ có thể được lập theo nhiều cách, sau đó ký điện tử và phát hành, phần mềm sẽ tự động gửi dữ liệu đến Cơ quan thuế. Trạng thái chứng từ và lịch sử truyền nhận được theo dõi trực tiếp trên phần mềm. Đơn vị có thể gửi chứng từ qua email cho nhân viên và không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ cho Cơ quan thuế. Tài liệu cũng hướng dẫn xử lý các lỗi thường gặp trong quá trình thực hiện.
II. Hướng dẫn thực hiện
Mục đích
Giúp HR lập, phát hành và theo dõi trạng thái gửi chứng từ khấu trừ thuế TNCN đến Cơ quan thuế.
Xem phim hướng dẫn
Bước 1. Lập chứng từ khấu trừ thuế
Lưu ý: Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ: tổ chức/cá nhân trả thu nhập phải đăng ký sử dụng chứng từ điện tử trước khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN và chuyển dữ liệu chứng từ sang cơ quan thuế.
1.1. Trước khi lập và phát hành chứng từ, Anh/Chị cần:
1.2. Các cách để lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN:
- Nhập khẩu chứng từ khấu trừ thuế TNCN
- Lập từng chứng từ khấu trừ thuế TNCN
- Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ bảng quyết toán thuế
- Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN từ phần mềm AMIS Kế toán Doanh nghiệp
Hướng dẫn điền chỉ tiêu trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Nghị định 70/2025/NĐ-CP)
Bước 2: Phát hành chứng từ
Anh/Chị kiểm tra lại thông tin chứng từ sau đó nhấn Lưu và phát hành để ký điện tử và phát hành chứng từ. Sau khi phát hành, phần mềm tự động gửi dữ liệu chứng từ đến Cơ quan thuế.
(Lưu ý: Khi ký nộp chứng từ, form ký nộp loading mãi không tắt. Nguyên nhân có thể do MISA KYSO được cài đặt trong ổ cứng (ổ C) bị đóng băng. Trường hợp này Anh/Chị gỡ cài đặt MISA KYSO và cài đặt lại sang ổ khác không bị đóng băng).
Ngoài ra có thể phát hành hàng loạt chứng từ bằng cách tích chọn các chứng từ sau đó nhấn Phát hành để ký số và phát hành hàng loạt chứng từ.
Bước 3. Theo dõi trạng thái chứng từ và lịch sử truyền nhận với Cơ quan thuế
Theo dõi trạng thái chứng từ tại cột Trạng thái.
Theo dõi chi tiết lịch sử truyền nhận với Cơ quan thuế ngay tại danh sách chứng từ hoặc tại Lịch sử truyền nhận\Tờ khai\Xem nhật ký.
Bước 4. Gửi email chứng từ
Sau khi ký điện tử chứng từ, Anh/Chị có thể gửi email chứng từ khấu trừ thuế cho nhân viên tự đi quyết toán thuế.
4.1. Gửi 1 email.
Tại giao diện chứng từ, Anh/chị chọn chứng từ cần gửi/ chọn Gửi email/ điền thông tin và thực hiện nhấn gửi( hoặc tại cuối dòng chứng từ, anh/chị nhấn …/gửi email để thực hiện).
4.2. Gửi hàng loạt email.
Tại giao diện chứng từ, Anh/chị chọn các chứng từ cần gửi/ chọn Gửi email/ điền thông tin và thực hiện nhấn gửi.
Bước 5. Báo cáo tình hình sử dụng chứng từ
Lưu ý: Kể từ thời điểm áp dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đơn vị không cần lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đến Cơ quan thuế.
- Để theo dõi tình hình sử dụng chứng từ khấu trừ, Anh/chị theo dõi báo cáo sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN tại đây.
- Trường hợp đơn vị cần báo cáo tình hình sử dụng chứng từ giấy đã mua của Cơ quan thuế, xem hướng dẫn tại đây.
- Trường hợp đơn vị cần báo cáo tình hình sử dụng chứng từ tự in, xem hướng dẫn tại đây.
III. Câu hỏi thường gặp
- Xử lý chứng từ bị Cơ quan thuế phản hồi không tiếp nhận (Chứng từ không hợp lệ)
- Xử lý chứng từ có trạng thái là Gửi lỗi
- Xử lý chứng từ có trạng thái Đã gửi
- Xử lý trường hợp gửi email chứng từ thất bại
- Xử lý chứng từ điện tử đã lập sai:
