I. Tổng quan
Giúp HR lập và in mẫu xác nhận thu nhập cá nhân cho nhân viên nghỉ việc, đối tượng vãng lai tự đi quyết toán thuế trong trường hợp nhân viên không ủy quyền cho công ty quyết toán thuế.
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Thiết lập mẫu thư xác nhận thu nhập
Bước 1: Thiết lập chung thông tin mẫu thư
Tại Thiết lập/Mẫu thư xác nhận thu nhập/nhấn Thêm mới và thực hiện thiết lập các thông tin của thư xác nhận như tên mẫu, số, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế.
Bước 2: Thiết lập hình nền và khung viền
Chọn hoặc tải lên khung viền, hình nền, logo chìm hoặc tạo chữ chìm để tăng tính đặc trưng cho mẫu thư.
Bước 3: Thiết lập nội dung và chỉ tiêu hiển thị
Chỉnh sửa nội dung thư: thay đổi phông chữ, màu chữ, ẩn/hiện hoặc thay đổi vị trí các chỉ tiêu. Có thể thêm mới chỉ tiêu nếu cần.
Anh/chị tham khảo hướng dẫn chi tiết tại đây.
2. Lập thư xác nhận thu nhập
Có 2 cách lập thư xác nhận thu nhập:
Cách 1: Lập và cấp thư xác nhận thu nhập bản điện tử
- Tại phân hệ Thủ tục, chọn mục Thư xác nhận thu nhập.
- Nhấn Thêm mới (3) để thêm 1 thư xác nhận thu nhập; Thêm mới hàng loạt (4) để thêm hàng loạt thư xác nhận thu nhập hoặc Nhập khẩu thư xác nhận (5) trong trường hợp đã có sẵn file dữ liệu.
- Chọn mẫu thư xác nhận muốn lập:
-
- Trường hợp thêm mới 1 thư: Tại Thư xác nhận, khai báo đầy đủ và chính xác các thông tin của người nộp thuế.
Lưu ý: Khi lập thư xác nhận thu nhập cho người nộp thuế mới hoặc nhập khẩu thư xác nhận cho hàng loạt người nộp thuế mới. Phần mềm sẽ tự động thêm người nộp thuế mới vào hồ sơ người nộp thuế khi lưu thành công thư xác nhận thu nhập.
Cách 1: Tại chi tiết Thư xác nhận thu nhập, nhấn Lưu và ký điện tử
Cách 2: Tại danh sách thư xác nhận thu nhập: tích chọn các thư cần ký\nhấn Ký điện tử
Lúc này chương trình sẽ thực hiện ký bằng hình thức ký mà đơn vị đã thiết lập (ký bằng USB Token, chữ ký số từ xa Misa eSign hoặc chữ ký số từ xa VNPT SmartCA) tương tự như ký các loại tờ khai.
Sau khi ký thành công, chương trình sẽ hiển thị thư xác nhận chứa chữ ký điện tử của đơn vị.
1. Xuất khẩu thư xác nhận thu nhập
Anh/Chị xuất khẩu ra pdf hoặc word để chỉnh sửa sau đó gửi cho nhân viên tự đi quyết toán thuế
Cách 1: Xuất khẩu nhiều thư tại danh sách thư
Xuất khẩu nhiều thư bằng cách tích chọn các thư cần xuất khẩu/nhấn Xuất khẩu
Cách 2: Xuất khẩu từng thư tại chi tiết thư hoặc tại danh sách thư
2. Gửi email thư xác nhận thu nhập
Anh/Chị có thể gửi email thư xác nhận thu nhập cho nhân viên tự đi quyết toán thuế.
Cách 1: Gửi nhiều email tại danh sách thư
Gửi hàng loạt email bằng cách tích chọn các thư cần gửi email/nhấn Gửi email
Cách 2: Gửi từng email tại chi tiết thư hoặc tại danh sách thư
Cách 2: Lập và cấp thư xác nhận thu nhập bản giấy
Tại phân hệ Thủ tục, chọn mục Thư xác nhận thu nhập.
Nhấn Thêm mới (3) để thêm 1 thư xác nhận thu nhập hoặc Thêm mới hàng loạt (4) để thêm hàng loạt thư xác nhận thu nhập.
- Trường hợp thêm mới 1 thư: Tại Thư xác nhận, khai báo đầy đủ và chính xác các thông tin của người nộp thuế.
- Trường hợp thêm mới hàng loạt thư: Anh/Chị xem hướng dẫn tại đây.
Hoàn thành khai báo, nhấn Lưu.
Anh/Chị in thư xác nhận để ký tươi và đóng dấu, sau đó giao cho nhân viên tự đi quyết toán thuế.
Cách 1: In hàng loạt thư
Tại danh sách thư xác nhận, tích chọn các thư cần in\nhấn In
Cách 2: In từng thư xác nhận
- Tích chọn từng thư tại danh sách thư\nhấn In
- Hoặc in tại chi tiết thư
3. Hủy thư xác nhận sai
- Trường hợp thư xác nhận đã ký bị sai thông tin. Anh/Chị có thể Hủy thư sai để tránh bị nhầm lẫn với thư mới.
- Nhập lý do hủy thư/nhấn Đồng ý để hoàn tất hủy thư.
- Thư sau khi hủy sẽ được gắn tag Đã hủy bỏ tại chi tiết thư và hiển thị trạng thái Đã hủy tại danh sách thư giúp HR dễ dàng nhận biết đâu là thư đúng để gửi cho nhân viên, đâu là thư sai đã hủy bỏ để tránh gửi nhầm.
