1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn thao tác quản lý và đăng ký chương trình phúc lợi trên phân hệ Phúc lợi của AMIS Thông tin nhân sự. Nội dung bao gồm khai báo chương trình, nhập khẩu dữ liệu, gửi yêu cầu đăng ký và theo dõi trạng thái tham gia.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Khai báo và quản lý các chương trình phúc lợi
Giúp HR ghi nhận thông tin của các chương trình phúc lợi mà công ty cổ chức và gửi yêu cầu đăng ký cho nhân viên.
2.1.1. Thực hiện khai báo thủ công chương trình phúc lợi
Bước 1: Trên phân hệ Phúc lợi \ nhấn Thêm
Bước 2: Khai báo lần lượt từng chương trình phúc lợi và nhân viên tham gia.
Bước 3: Nhấn Lưu
2.1.2. Thực hiện nhập khẩu chương trình phúc lợi
Bước 1: Trên phân hệ Phúc lợi \ nhấn biểu tượng mũi tên xuống ⏷ cạnh chữ Thêm \ chọn Nhập khẩu
Bước 2: Tải tệp mẫu, nhập dữ liệu và tải tệp lên để nhập khẩu hàng loạt chương trình phúc lợi và nhân viên tham gia.
Xem thêm hướng dẫn chi tiết Nhập khẩu tại đây.
Lưu ý: Khi khai báo chương trình phúc lợi, cần lưu ý 3 mục thông tin quan trọng sau:
- Thông tin chung về chương trình (bao gồm các thông tin như Tên chương trình, ngày bắt đầu, ngày kết thúc,…)
- Danh sách nhân viên tham gia
- Chi phí thực hiện
Để HR tiện quản lý và dễ dàng tra cứu lại khi cần, trên hồ sơ của nhân sự sẽ ghi nhận lịch sử tất cả các chương trình phúc lợi mà nhân viên đó đã tham gian. HR có thể thực hiện Sửa/Xóa tại đây, nhưng không được phép thêm.
2.2. Đăng ký tham gia chương trình phúc lợi
Chương trình cho phép HR gửi yêu cầu đăng ký để nhân viên có thể chủ động lựa chọn Tham gia/Từ chối tham gia chương trình phúc lợi.
Bước 1: Trên phân hệ Phúc lợi \ nhấn vào biểu tượng ba chấm … \ chọn Gửi yêu cầu đăng ký
- Hoặc, tại chi tiết bản ghi Phúc lợi, nhấn Gửi yêu cầu đăng ký
Bước 2: Khai báo Thời hạn cho phép nhân viên đăng ký tham gia chương trình phục lợi
Có thể Yêu cầu nhân viên khai báo thêm thông tin bổ sung khi đăng ký. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Bước 3: Khi đó, chương trình sẽ gửi một thông báo về cho nhân viên trên ứng dụng AMIS Nhân viên để nhân viên có thể chủ động lựa chọn Đăng ký/Không đăng ký.
- Nếu nhân viên nhấn từ chối tham gia phúc lợi, chương trình hiển thị giao diện yêu cầu nhập lý do để HR tiện nắm được.
-
- Hiển thị giao diện trên ứng dụng AMIS Nhân viên:
-
- Hiển thị trên MISA AMIS Mobile:
Lưu ý: Nhân viên chỉ có thể lựa chọn đăng ký tham gia với các chương trình phúc lợi còn hạn đăng ký. Nếu hết hạn, nhân viên sẽ chỉ xem được trên danh sách trong phân hệ Phúc lợi.
Sau khi nhân viên xác nhận tham gia chương trình phúc lợi, chương trình sẽ cập nhật tình trạng trên danh sách nhân viên tham gia để HR tiện nắm được.
Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, HR có thể tùy chọn Ngừng nhận yêu cầu đăng ký: di chuột vào bản ghi Phúc lợi \ nhấn biểu tượng ba chấm … \ chọn Ngừng nhận yêu cầu đăng ký.
- Hoặc, vào chi tiết bản ghi Phúc lợi \ chọn Ngừng nhận yêu cầu đăng ký.
