Khai báo hợp đồng

Nội dung

1. Tổng quan

Bài viết hướng dẫn các phương pháp khai báo hợp đồng nhân sự trên phần mềm.

Nội dung bao gồm:

Thêm mới từng hợp đồng
Thêm hàng loạt
Nhập khẩu từ Excel
Nhân bản từ hợp đồng đã có.

Phạm vi áp dụng cho nhân sự mới, gia hạn hoặc cập nhật hợp đồng trong doanh nghiệp. Giúp HR khai báo và lưu trữ hợp đồng đã ký với nhân viên để dễ dàng tra cứu, thống kê và thực hiện các thủ tục liên quan.

2. Hướng dẫn thực hiện

2.1. Thêm mới từng hợp đồng

Sử dụng khi chỉ có một hoặc một số ít hợp đồng cần nhập mới và số lượng thông tin quản lý trên hợp đồng không quá nhiều.

Bước 1: Tại phân hệ Hợp đồng, nhấn Thêm

Bước 2: Thực hiện nhập các thông tin nhân viên trên giao diện.

Bước 3: Nhấn Lưu để hoàn thành

2.2. Thêm hợp đồng hàng loạt

Sử dụng khi tiếp nhận hoặc gia hạn hợp đồng cho hàng loạt nhân viên có cùng vị trí, tính chất công việc nên thông tin hợp đồng ký kết là giống nhau.

Bước 1: Tại phân hệ Hợp đồng \ nhấn vào biểu tượng mũi tên xuống cạnh nút Thêm và chọn Thêm hàng loạt.

Bước 2: Tích chọn các nhân viên cần thêm hợp đồng.

Có thể sử dụng bộ lọc nhanh mà chương trình cung cấp sẵn để lọc ra danh sách nhân viên mong muốn:

Nhân viên chưa ký hợp đồng: Chưa có bản ghi hợp đồng nào trên chương trình
Nhân viên sắp hết hạn hợp đồng: Có hợp đồng ở trạng thái Đang có hiệu lực và ngày hết hạn của hợp đồng còn cách ngày hiện tại 10 ngày trở xuống
Nhân viên đã hết hạn hợp đồng: Có hợp đồng ở trạng thái Đang có hiệu lực và ngày hết hạn nhỏ hơn ngày hiện tại

Bước 3: Khai báo thông tin hợp đồng

Nhập các thông tin tương tự như khi thêm hợp đồng cho một nhân viên, lần lượt cho các nhân viên được chọn.

Riêng trường Số hợp đồng, chỉ cần nhập số hợp đồng của nhân viên đầu tiên trong danh sách đã chọn, sau đó chương trình sẽ tự động sinh số tăng dần cho các nhân viên tiếp theo.

Ví dụ: Tạo hợp đồng cho 3 nhân viên, số hợp đồng của nhân viên 1 là HDLD-MISA/2026/124 thì số hợp đồng của nhân viên 2, 3 sẽ lần lượt là HDLD-MISA/2026/125 và HDLD-MISA/2026/126.

Trường hợp thông tin của các nhân viên tương tự nhau, có thể sử dụng tiện ích “Sao chép cho các nhân viên khác” \ sau đó chọn các trường thông tin muốn sao chép.

Bước 4: Nhấn Lưu để hoàn thành

2.3. Nhập khẩu hợp đồng

Sử dụng khi đã có sẵn file Excel danh sách hợp đồng trên máy hoặc cần khai báo hợp đồng cho nhiều nhân viên cùng lúc mà thông tin mỗi người không giống nhau.

Bước 1: Trên phân hệ Hợp đồng \ nhấn biểu tượng mũi tên xuống cạnh nút Thêm và chọn Nhập khẩu.

Bước 2: Chương trình hiển thị các thông tin trong hợp đồng cho phép nhập khẩu.

Để nhập khẩu danh sách hợp đồng: chọn Hợp đồng
Để nhập khẩu phụ lục hợp đồng cho một hoặc nhiều hợp đồng: chọn Phụ lục hợp đồng
Để nhập khẩu các khoản phụ cấp trong hợp đồng: chọn Phụ cấp theo hợp đồng
Để nhập khẩu các khoản phụ cấp trong phụ lục hợp đồng: chọn Phụ cấp theo phụ lục

Bước 3: Tải tệp mẫu về và điền thông tin vào file tệp mẫu sau đó đẩy tệp lên phần mềm

Xem hướng dẫn chi tiết luồng nhập khẩu dữ liệu tại đây.

Lưu ý: Hợp đồng khi nhập khẩu hoặc thêm hàng loạt hợp đồng sẽ không tự sinh quá trình công tác, lịch sử lương mà cần nhập khẩu kèm quá trình công tác, lịch sử lương để cập nhật lên các thông tin như ngày thử việc, ngày chính thức, …

2.4. Nhân bản từ hợp đồng đã có

Sử dụng khi đã tạo ít nhất 1 hợp đồng trên chương trình từ trước và hiện tại muốn thêm mới 1 hợp đồng với thông tin giống hệt hoặc chỉ khác một số ít thông tin so với hợp đồng gốc.

Bước 1: Trên phân hệ Hợp đồng \ di chuột vào dòng hợp đồng muốn nhân bản, nhấn vào biểu tượng ba chấm và chọn Nhân bản.

Bước 2: Chương trình sẽ sao chép toàn bộ thông tin từ hợp đồng được chọn sang (trừ thông tin nhân viên) để tạo nhanh hợp đồng mới. Tại đây, chỉ cần chọn nhân viên, chỉnh sửa lại các thông tin nếu cần.

Bước 3: Nhấn Lưu để hoàn thành

3. Lưu ý

Khi Thêm mới hoặc Nhân bản từng hợp đồng, chương trình sẽ sinh quá trình công tác để ghi nhận các thay đổi về thông tin công việc, đồng thời hiển thị câu hỏi: “Bạn có muốn sinh lịch sử lương mới cho nhân viên theo các thông tin đã nhập không?“, có thể lựa chọn Có hoặc Không.