1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn cách tùy chỉnh bố cục và các trường thông tin trên các phân hệ nhân sự (Hồ sơ, Hợp đồng, Bổ nhiệm…). Chức năng này cho phép HR thêm/bớt, sắp xếp lại các trường, các mục thông tin và thiết lập các thuộc tính chi tiết (như bắt buộc nhập), giúp doanh nghiệp linh hoạt tùy biến hệ thống theo đúng nhu cầu quản lý, chuẩn hóa việc nhập liệu và đảm bảo dữ liệu luôn chính xác.
Nội dung bài viết gồm:
- Tùy chỉnh Trường thông tin
- Tùy chỉnh Mục thông tin
- Tùy chỉnh Bảng thông tin
- Ứng dụng vào Mẫu văn bản
2. Hướng dẫn thực hiện
Lưu ý: HR cần được phân quyền mới có thể sử dụng được tính năng này.
2.1. Tùy chỉnh trường
Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Thiết lập\Trường mở rộng
Bước 2: Chọn phân hệ cần thiết lập tùy chỉnh trường thông tin: Hồ sơ, Hợp đồng, Bổ nhiệm, Miễn nhiệm, Thuyên chuyển, Nghỉ việc, Khen thưởng, Kỷ luật/Sự cố
Bước 3: Tùy chỉnh trường: kéo thả các trường thông tin sẽ hiển thị trên chi tiết hồ sơ của nhân viên.
Bước 4: Thiết lập thuộc tính trường để phù hợp với nhu cầu quản lý: tên trường, giá trị mặc định là gì, có bắt buộc nhập hay không,…
- Ngoài ra, có thể sắp xếp thứ tự hiển thị/khôi phục/xóa các trường thông tin sao cho phù hợp.
2.2. Tùy chỉnh mục
Ví dụ: Mục cha là Thông tin cơ bản thì sẽ bao gồm các mục con là: Thông tin chung, CMND/Thẻ căn cước/Hộ chiếu, Trình độ/Bằng cấp.
Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Thiết lập\Trường mở rộng
Bước 2: Chọn phân hệ cần thiết lập tùy chỉnh trường thông tin: Hồ sơ, Hợp đồng, Bổ nhiệm, Miễn nhiệm, Thuyên chuyển, Nghỉ việc, Khen thưởng, Kỷ luật/Sự cố
Bước 3: Tùy chỉnh mục: Chọn Mục và kéo thả để thêm các mục cha
Bước 4: Chọn vào biểu tượng dấu cộng 
trên mục cha để thêm mục con tương ứng.
- Ngoài ra, có thể sắp xếp thứ tự hiển thị/khôi phục/xóa các trường thông tin sao cho phù hợp.
2.3. Tùy chỉnh bảng
Có thể tùy chỉnh trường trong các bảng thông tin hiện có như thông tin gia đình, bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc,…
Bước 1: Tại phần mềm thông tin nhân sự, truy cập vào phân hệ Thiết lập\Trường mở rộng
Bước 2: Chọn phân hệ cần thiết lập tùy chỉnh trường thông tin: Hồ sơ, Hợp đồng, Bổ nhiệm, Miễn nhiệm, Thuyên chuyển, Nghỉ việc, Khen thưởng, Kỷ luật/Sự cố
Bước 3: Tùy chỉnh bảng: Chọn Bảng và kéo thả để thêm bảng
-
- Có thể chọn vào biểu tượng dấu cộng trên mục cha để thêm bảng
- Có thể chọn vào biểu tượng dấu cộng
Bước 4: Trên giao diện tùy chỉnh: kéo, thả các trường muốn thêm hoặc xóa, chỉnh sửa thuộc tính trường tương tự như thiết lập ngoài giao diện hồ sơ
Bước 5: Nhấn Lưu để cập nhật giao diện bảng vào hồ sơ
Giao diện chi tiết trên các phân hệ sẽ được hiển thị như HR đã thiết lập.
Sau khi thêm/sửa/xóa các trường thông tin tại đây thì những trường này cũng sẽ được đưa vào danh sách trường trộn để tạo mẫu văn bản trên các phân hệ, đảm bảo việc trộn/in được mẫu hợp đồng với đầy đủ nội dung như đã tùy chỉnh.
Lưu ý:
- Cần thao tác lấy lại mẫu mặc định của phần mềm -> Nhấn chọn Lấy lại mặc định
- Cần xem trước mẫu sẽ thể hiện như thế nào -> Nhấn chọn Xem trước
- Cần sắp xếp thứ tự các trường trong mẫu -> Nhấn chọn Sắp xếp mục
- Cần khôi phục mục cũ đã xóa trước đó -> Nhấn Khôi phục mục. Trường mở rộng sẽ không được đặt tên trùng nhau, nếu phần mềm cảnh báo bị trùng mục đã tạo trước đó (ảnh đính kèm bên dưới), vui lòng vào khôi phục lại trường cũ hoặc tạo trường mới không trùng tên.
3. Lưu ý
Chỉ áp dụng thêm trường mở rộng đối với những dữ liệu dạng bảng ở phân hệ hồ sơ, bao gồm các bảng: Thông tin gia đình; Thông tin tiêm chủng; Quá trình công tác; Kiêm nhiệm; Lịch sử lương; Bằng cấp; Chứng chỉ; Kinh nghiệm làm việc; Kỹ năng; Vai trò công việc; Giấy tờ có thời hạn.