Để người dùng thuận tiện hơn khi soạn thảo tài liệu và thực thi quy trình, chương trình bổ sung một số tiện ích Soạn thảo tài liệu bao gồm:
- Liên kết giữa tài liệu quy trình và quy trình thực thi
- Lưu mô tả thành tài liệu quy trình
Hướng dẫn chi tiết
1. Liên kết tài liệu quy trình và quy trình thực thi
Để giúp người dùng thuận tiện tra cứu tài liệu khi thực hiện quy trình cũng như dễ dàng truy cập quy trình liên quan khi đọc tài liệu, chương trình bổ sung luồng liên kết giữa tài liệu và quy trình thực thi.
Khi tạo tài liệu, anh/chị có thể Thêm các quy trình liên kết tương ứng với tài liệu.
Sau khi thêm:
- Người dùng đọc tài liệu có thể truy cập ngay vào quy trình liên quan để khởi tạo lượt chạy nhanh chóng.
- Khi tạo lượt chạy hay xử lý quy trình, người dùng có thể nhấn vào các liên kết để xem tài liệu liên quan.
Ví dụ:
Tài liệu Quy định tuyển dụng nhân sự, có các quy trình liên kết bao gồm:
- Quy trình đề xuất tuyển dụng nhân sự
- Quy trình tiếp nhận nhân sự chính thức
- Quy trình xin cấp phát tài sản cho nhân sự mới
- …
Sau khi thêm:
- Khi xem tài liệu Quy định tuyển dụng nhân sự có thể truy cập được các quy trình liên kết
- Khi chạy và thực hiện các quy trình liên kết có thể đọc được tài liệu Quy định tuyển dụng nhân sự
Lưu ý:
- Anh/chị chỉ truy cập được các tài liệu mình có quyền xem
- Quản lý tài liệu mới có quyền thao tác sửa/xóa/ngừng ban hành… tài liệu quy trình
2. Lưu mô tả thành tài liệu quy trình
2.1 Lưu mô tả thành tài liệu
Trên giao diện xem mô tả quy trình, anh/chị có thể Lưu mô tả thành tài liệu quy trình. Sau đó, hoàn tất các thiết lập chung của tài liệu bao gồm:
- Tên tài liệu
- Thư mục
- Quy trình liên kết
- Phân quyền Quản lý tài liệu và Người xem
Sau khi Lưu, nội dung mô tả sẽ được tạo thành một tài liệu quy trình, người dùng có thể xem tại phân hệ Tài liệu quy trình.
Ngoài ra, tài liệu này cũng tự động liên kết với quy trình thực thi tương ứng giúp anh/chị tiết kiệm thời gian soạn thảo và thiết lập tài liệu.
2.2 Cập nhật nội dung tài liệu
Khi chỉnh sửa mô tả quy trình, anh/chị có thể Cập nhật để đồng bộ nội dung thay đổi vào tài liệu quy trình nhanh chóng.
Lưu ý: Chỉ người dùng có quyền thiết lập/chỉnh sửa quy trình, mô tả quy trình mới nhìn thấy và thực hiện được chức năng Lưu mô tả thành tài liệu quy trình.