Để đáp ứng nhu cầu thực tế, chương trình cho phép nhân viên mua hàng khởi tạo quy trình đề nghị phê duyệt kế hoạch mua hàng, đề nghị thanh toán, tạm ứng ngay trên AMIS Mua hàng, giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu, tránh sai sót và dễ dàng theo dõi quá trình phê duyệt.
Hướng dẫn chi tiết
Lưu ý: Chỉ người dùng có quyền thiết kế quy trình mới thực hiện các thao tác thiết lập, người dùng bình thường chỉ cần quan tâm đến mục chạy quy trình.
1. Thiết lập trên AMIS Quy trình
Để nhân viên mua hàng có thể khởi tạo các quy trình nghiệp vụ mua sắm từ phần mềm AMIS Mua sắm, anh/chị cần thực hiện thiết lập kết nối trên AMIS Quy trình. Chương trình đáp ứng cho các quy trình bao gồm:
- Quy trình đề nghị phê duyệt kế hoạch mua hàng
- Quy trình đề nghị thanh toán, tạm ứng
Ví dụ: Quy trình “Đề nghị phê duyệt kế hoạch mua hàng” thao tác thiết lập như sau:
1. Trên giao diện thiết kế quy trình “Đề nghị phê duyệt kế hoạch mua hàng” vào Thiết lập nâng cao > Kết nối ứng dụng khác > Chọn ứng dụng AMIS Mua hàng.
2. Chọn chiều kết nối AMIS Mua hàng – AMIS Quy trình.
3. Thiết lập sự kiện khi trên AMIS Mua hàng có Gửi duyệt đề nghị phê duyệt kế hoạch mua hàng thì trên AMIS Mua hàng khởi tạo quy trình “Đề nghị phê duyệt kế hoạch mua hàng”.
4. Ghép các trường thông tin tương ứng giữa hai ứng dụng để tự động đẩy dữ liệu từ AMIS Mua hàng sang AMIS Quy trình.
5. Lưu thiết lập và Phát hành để áp dụng.
Lưu ý: với Quy trình đề nghị thanh toán, tạm ứng, anh/chị thực hiện thao tác tương tự với điều kiện nếu trên AMIS Mua hàng có hành động “Gửi duyệt đề nghị thanh toán, tạm ứng”
2. Khởi tạo quy trình trên AMIS Mua hàng
Lưu ý: người dùng cần có quyền truy cập AMIS Quy trình và quyền chạy quy trình “Đề xuất phê duyệt kế hoặc mua hàng” mới thực hiện được chức năng này.
Sau khi lập kế hoạch mua hàng, NVMH thực hiện như sau:
1. Trên giao diện kế hoạch mua hàng > nhấn Lưu & Gửi duyệt hoặc Gửi duyệt.
2. Chương trình hiển thị giao diện lượt chạy, anh/chị rà soát, chỉnh sửa bổ sung thông tin và nhấn Gửi > chọn người phê duyệt và Gửi lượt chạy sang AMIS Quy trình.
3. Lượt chạy sẽ được gửi cho người phê duyệt để thực hiện xét duyệt nhanh chóng qua AMIS Quy trình.
Sau khi Gửi duyệt, anh/chị có thể:
- Nhấn vào ID để xem lượt chạy trên AMIS Quy trình
- Theo dõi trạng thái phê duyệt Đề nghị trên kế hoạch mua hàng
- Hủy lệnh gửi duyệt nếu phát sinh thay đổi, chương trình sẽ Hủy lượt chạy đã sinh ra trên AMIS Quy trình
- Trường hợp cần bổ sung, thay đổi, anh/chị có thể Chỉnh sửa kế hoạch mua hàng và Gửi lại lượt chạy.