I. Tổng quan
Tính năng “Tóm tắt tệp với AI” giúp người dùng dễ dàng nắm bắt nội dung chính của các tài liệu đính kèm trong quy trình mà không cần đọc toàn bộ văn bản. Khi mở tệp đính kèm, hệ thống sẽ tự động hiển thị pop-up với bản tóm tắt ngắn gọn do AI thực hiện.
Tính năng này hỗ trợ các cấp phê duyệt ra quyết định nhanh hơn, đặc biệt hữu ích khi xử lý nhiều tài liệu hoặc tài liệu có độ dài lớn.
Nội dung áp dụng cho vai trò cấp quản lý, phê duyệt quy trình có tệp đính kèm.
Các bước thực hiện gồm:
- Mở tệp đính kèm trong quy trình
- Xem tóm tắt nội dung bằng AI qua pop-up
- Ẩn/hiện lại pop-up tóm tắt khi cần thiết
II. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Mở tệp đính kèm trong quy trình
Trong giao diện chi tiết quy trình, tại mục “File đính kèm“, chọn tệp cần xem để mở (1).
Bước 2: Xem nội dung tóm tắt với AI
Khi tệp được mở ra, hệ thống sẽ tự động hiển thị pop-up “Tóm tắt tệp với AI” ở góc màn hình (2).
Xem nội dung tóm tắt nhanh tên file và bản tóm tắt AI đã sinh ((3), (4)). Nội dung tóm tắt thể hiện rõ những điểm chính, giúp người dùng nắm bắt thông tin dễ dàng.
Bước 3: Đóng hoặc mở lại pop-up tóm tắt
Nhấn nút “X” trên pop-up để đóng bản tóm tắt (5).
Khi cần xem lại tóm tắt, nhấn nút hoặc biểu tượng “Tóm tắt tệp với AI” ở góc màn hình để mở lại pop-up (2).
III. Lưu ý
- Pop-up tóm tắt với AI không ảnh hưởng tới thao tác xem hoặc chỉnh sửa tài liệu gốc.
- Nếu tệp quá lớn hoặc dạng hiếm gặp, nội dung tóm tắt có thể mất thời gian sinh hoặc có cảnh báo phù hợp.
- Tính năng này chỉ làm việc với các loại tệp văn bản như Word, PDF, Excel, không áp dụng cho file ảnh hoặc video.