I. Tổng quan
Tính năng Bàn giao lượt chạy quy trình cho phép nhân viên sắp nghỉ việc chuyển giao toàn bộ công việc đang phụ trách cho người thay thế, đảm bảo công việc không bị gián đoạn và thông tin được kế thừa đầy đủ.
Nội dung bài viết sẽ hướng dẫn anh/chị thực hiện bàn giao các lượt chạy quy trình và phân công lại vai trò người phụ trách.
Tài liệu này áp dụng cho Cán bộ nhân sự, Quản trị hệ thống, hoặc người được phân quyền thực hiện bàn giao công việc trên phần mềm.
II. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1: Truy cập tính năng Bàn giao lượt chạy quy trình
- Đăng nhập vào phần mềm AMIS Quy trình.
- Tại thanh điều hướng, chọn Biểu tượng bánh răng (Cài đặt).
- Bấm vào mục Bàn giao lượt chạy quy trình (vị trí sau mục Thông báo).
Bước 2: Bàn giao lượt chạy
Có thể bàn giao theo 2 trường hợp:
- Tự bàn giao: CBNV bàn giao các công việc của mình cho người khác.
- Bàn giao cho người khác: QTHT/QTUD bàn giao hộ các công việc của người sắp nghỉ việc cho người khác.
Trường hợp 1: Tự bàn giao
- Tại giao diện tính năng, chọn tab Của tôi.
- Chọn người nhận bàn giao: Nhấn vào ô và tìm chọn nhân viên sẽ tiếp nhận công việc.
- Chọn quy trình: Nhập tên hoặc tìm kiếm và tích chọn các quy trình cần bàn giao.
- Chọn trạng thái: Lọc các lượt chạy cần bàn giao theo trạng thái (ví dụ: Đang thực hiện, Đã hoàn thành).
- Chọn vai trò: Xác định vai trò của anh/chị trong các lượt chạy cần bàn giao (Người tạo, Người thực hiện bước, Người liên quan).
- Chọn hành động phân công:
- Phân công lại lượt chạy đang thực hiện cho người nhận bàn giao: Chuyển toàn bộ trách nhiệm xử lý các lượt chạy chưa hoàn thành cho người nhận.
- Thêm người nhận bàn giao là người liên quan lượt chạy quy trình: Thêm người nhận vào các lượt chạy với vai trò theo dõi, không trực tiếp xử lý.
Trường hợp 2: Bàn giao cho người khác
- Tại giao diện tính năng, chọn tab Thành viên khác.
- Chọn người bàn giao: Nhấn vào ô và tìm chọn nhân viên sắp nghỉ việc.
- Chọn người nhận bàn giao: Chọn nhân viên sẽ tiếp quản công việc.
- Chọn quy trình: Tích chọn các quy trình cần bàn giao.
- Chọn trạng thái lượt chạy: Lọc các lượt chạy theo trạng thái (Đang thực hiện, Đã hoàn thành, Đã từ chối, Đã hủy).
- Chọn vai trò của người bàn giao: Xác định vai trò của người bàn giao trong các lượt chạy (Người tạo, Người thực hiện bước, Người liên quan).
- Chọn hành động phân công: Lựa chọn cách phân công cho người nhận tương tự như trường hợp tự bàn giao.
Bước 3: Xác nhận bàn giao
- Sau khi chọn Bàn giao, hệ thống sẽ xử lý theo quy tắc bàn giao đã thiết lập.
- Sau khi hoàn tất:
- Hiển thị thông báo kết quả bàn giao (thành công bao nhiêu lượt chạy, danh sách từng lượt chạy đã bàn giao).
- Có thể xem chi tiết các lượt chạy đã bàn giao bằng cách click vào ID của từng lượt chạy.
- Các bên liên quan (người nhận bàn giao, người bàn giao) đều nhận được thông báo.
III. Lưu ý
- Có thể thiết lập nhiều quy tắc bàn giao cho từng nhân viên hoặc từng nhóm quy trình khác nhau.
- Đảm bảo chọn đúng người bàn giao, người nhận và quy trình để tránh chuyển sai quyền.
- Chỉ những người có vai trò quản trị mới bàn giao thay cho thành viên khác.
- Đảm bảo các quy tắc phải hợp lệ thì mới thực hiện được thao tác bàn giao.