I. Tổng quan
Tính năng này giúp anh/chị kiểm tra nhanh tình trạng hợp lệ của các hóa đơn khi tra cứu từ MeInvoice, đặc biệt hữu ích với những quy trình xử lý nhiều hóa đơn cùng lúc (20-40 hóa đơn). Thay vì mở từng hóa đơn để kiểm tra, anh/chị có thể dễ dàng nhìn thấy trạng thái “Hợp lệ” hoặc “Không hợp lệ” và lý do (nếu có), từ đó tối ưu hoá thời gian phê duyệt, nâng cao hiệu suất.
Áp dụng cho: Kế toán, người phê duyệt, các vai trò quản lý quy trình thanh toán/quyết toán.
II. Hướng dẫn thực hiện
Bước 1. Tra cứu hóa đơn từ MeInvoice
- Thực hiện thao tác tra cứu hóa đơn như bình thường trong quy trình.
- Sau khi tra cứu, ở mỗi hóa đơn sẽ tự động hiển thị thêm các thông tin mới liên quan đến tính hợp lệ.
Bước 2. Xem trạng thái hợp lệ của hóa đơn
- Quan sát cột/trường “Tính hợp lệ của hóa đơn”:
- Nếu hợp lệ, thông tin sẽ hiển thị là Hợp lệ.
- Nếu không hợp lệ, thông tin sẽ hiển thị là Không hợp lệ.
- (Nếu hóa đơn không hợp lệ) Xem “Lý do không hợp lệ”:
- Trường này chỉ xuất hiện khi hóa đơn là không hợp lệ.
- Hiển thị tối đa 3 dòng lý do chính. Nếu danh sách lý do dài hơn, anh/chị sẽ thấy ký hiệu “…”.
Bước 3. Quyết định xử lý hóa đơn
Dựa vào thông tin nhanh về trạng thái hợp lệ, anh/chị có thể:
- Duyệt nhanh các hóa đơn hợp lệ.
- Chỉ tập trung kiểm tra thủ công hoặc liên hệ với nhà cung cấp ở các hóa đơn không hợp lệ.
III. Lưu ý
- Tất cả người dùng tham gia quy trình đều xem được thông tin trạng thái và lý do không hợp lệ.
- Nếu cần xem chi tiết toàn bộ lý do, vui lòng thao tác mở rộng hoặc tra cứu thêm.
- Chức năng này áp dụng với cả bản Web và Mobile (nếu có tính năng tương tự).