I. Tổng quan
Khi thực hiện các quy trình có tính năng Giám sát và cảnh báo tự động, hệ thống AI sẽ tự động đối chiếu dữ liệu đã nhập trên lượt chạy với các quy định của công ty, giúp phát hiện sớm các điểm chưa phù hợp, từ đó có thể chủ động chỉnh sửa thông tin chính xác ngay từ đầu, giảm thiểu sai sót, bị trả về và rút ngắn thời gian chờ duyệt.
Bài viết này sẽ hướng dẫn sử dụng trợ lý AI và xem kết quả cảnh báo trong quá trình thực hiện công việc.
Đối tượng áp dụng: Tất cả người dùng thực hiện các bước trong một quy trình có bật tính năng giám sát tự động.
II. Các kịch bản sử dụng
Khi một quy trình được thiết lập tính năng giám sát tự động, anh/chị sẽ gặp một trong hai kịch bản sau:
Kịch bản 1: Chủ động kiểm tra dữ liệu với AI trước khi hoàn thành bước
1. Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin bước (ví dụ: bước Lập đề nghị tạm ứng đi công tác), nhấn “AI giám sát và cảnh báo tự động”
2. Hệ thống sẽ ngay lập tức gửi dữ liệu anh/chị đã nhập để AI phân tích. Kết quả kiểm tra sẽ được trả về và hiển thị trực tiếp trên giao diện.
- Cách đọc kết quả:
- Mỗi mục giám sát sẽ có trạng thái: Phù hợp hoặc Không phù hợp.
- Bên dưới là các số liệu, thông tin chi tiết mà AI đã dùng để phân tích.
Ví dụ: Xác định số ngày công tác phí: Phù hợp
-
-
- Số ngày đi công tác phí tối đa = (22/08/2025 – 20/08/2025 + 1) * 4 người = 12 ngày
-
-
-
- Số ngày công tác phí đề xuất = 10 ngày
-
-
- Nhấn nút Giải thích chi tiết (nếu có) để xem lý do cụ thể tại sao AI lại đưa ra kết luận đó.
- Nhấn X Đóng để tắt cửa sổ cảnh báo và tiếp tục công việc.
Lợi ích: Giúp anh/chị phát hiện và sửa lỗi ngay lập tức, đảm bảo dữ liệu chính xác trước khi chuyển sang bước tiếp theo, tránh việc quy trình bị trả về.
Kịch bản 2: Hệ thống tự động giám sát và hiển thị cảnh báo
Tại các thời điểm đã được người thiết kế quy trình định sẵn (ví dụ: ngay sau khi anh/chị nhấn “Hoàn thành bước”), AI sẽ tự động chạy để giám sát.
- Sau khi anh/chị thực hiện xong một bước, hệ thống sẽ tự động phân tích dữ liệu.
- Một cửa sổ kết quả sẽ xuất hiện, hiển thị chi tiết kết quả kiểm tra cho từng mục giám sát.
- Cách đọc kết quả:
- Mỗi mục giám sát sẽ có trạng thái: Phù hợp hoặc Không phù hợp.
- Bên dưới là các số liệu, thông tin chi tiết mà AI đã dùng để phân tích.
- Nhấn nút Giải thích chi tiết (nếu có) để xem lý do cụ thể tại sao AI lại đưa ra kết luận đó.
- Nhấn x Đóng để tắt cửa sổ cảnh báo và tiếp tục công việc.
III. Lưu ý
- Kết quả của AI chỉ mang tính chất tham khảo và cảnh báo, không trực tiếp chặn hay ngăn cản anh/chị thực hiện quy trình.
- Nếu nhận được cảnh báo “Không phù hợp”, anh/chị nên kiểm tra lại dữ liệu đã nhập hoặc các tài liệu đính kèm để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của công ty.
- Đối với người duyệt, các kết quả phân tích của AI là một nguồn thông tin hữu ích giúp đẩy nhanh tốc độ xét duyệt mà không cần phải kiểm tra thủ công từng chi tiết.