1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn về tính năng Thư mục trong mục Tài liệu & Liên kết, hỗ trợ tổ chức, phân quyền và quản lý tài liệu hiệu quả theo dự án hoặc từng thư mục, đảm bảo bảo mật và thuận tiện khi trao đổi tài liệu.
Nội dung bài viết gồm:
- Hướng dẫn thêm mới, đổi tên, xóa thư mục
- Tải tệp vào thư mục, chuyển tệp giữa các thư mục
- Phân quyền truy cập ở mức dự án và thư mục
- Lưu ý về quyền xóa và truy cập tài liệu
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thêm thư mục mới
Bước 1: Tại giao diện chọn Tài liệu & Liên kết\ tab Tài liệu.
Bước 2: Nhấn vào nút Thư mục\ Thêm thư mục để mở popup nhập tên thư mục.
Bước 3: Nhập tên thư mục và nhấn Lưu.
2.2 Quản lý thư mục
Trên danh sách thư mục có thể nhấn icon ba chấm và sử dụng các chức năng:
- Đổi tên.
- Tải xuống.
- Xóa (nếu có tài liệu thì không thể xóa).
2.3 Tải tệp vào thư mục
Cách 1: Tải trực tiếp
Khi đang ở trong một thư mục, nhấn Tải lên tài liệu để tải tệp vào thư mục đó. Tệp sẽ hiển thị tại Tài liệu dùng chung.
Cách 2: Tải tệp ở công việc và chọn thư mục
- Ở chi tiết công việc, khi tải tệp, có thể chọn thư mục để lưu tệp vào. Nếu không có thư mục sẽ có hướng dẫn tạo mới.
- Tệp được lưu vừa tại công việc, vừa trên thư mục đã chọn.
Cách 3: Chuyển tệp vào thư mục khác
Bước 1: Chọn nhiều tệp, hiển thị nút Chuyển vào thư mục.
Bước 2: Chọn thư mục cần chuyển tệp vào rồi ấn Lưu.
2.4. Phân quyền trong dự án và mức thư mục
Phân quyền thư mục giúp giới hạn quyền truy cập từng thành viên đối với tài liệu dự án, đảm bảo chỉ người được phép mới xem, sửa hoặc xóa tệp, tăng bảo mật và quản lý tài liệu hiệu quả
2.4.1.Phân quyền mức dự án
Bước 1:Vào mục Phân quyền & Thành viên tại giao diện dự án hoặc nhóm công việc cần cấu hình.
Bước 2: Vào tab Vai trò\ Thêm vai trò, tích vào mục Tài liệu&Liên kết với các quyền:
- Tạo thư mục.
- Xóa tất cả thư mục.
- Chuyển tài liệu vào thư mục.
2.4.2. Phân quyền mức thư mục
Bước 1: Tại giao diện Tài liệu & Liên kết, tab Tài liệu, nhấn Thư mục, chọn Phân quyền thư mục.
Bước 2: Nhấn “Thêm phân quyền” sau đó thực hiện phân quyền với các thao tác sau:
-
- Chọn thành viên
- Chọn thư mục
- Chọn vai trò cho từng thành viên (Chủ sở hữu/Xem đầy đủ/Xem giới hạn).
Bước 3: Quản lý quyền: Xem danh sách phân quyền, đổi vai trò, xóa quyền từng/thay đổi hàng loạt, xác nhận trước khi xóa.
3. Lưu ý
- Để xóa thư mục, cần xóa hết tài liệu bên trong trước.
- Khi chuyển tệp vào thư mục mà người dùng không có quyền, người này vẫn xem được tệp nếu được phân quyền ở công việc.