1. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn tính năng Thư mục trong mục Tài liệu & Liên kết, hỗ trợ người dùng tổ chức, phân quyền và quản lý tài liệu hiệu quả theo dự án hoặc từng thư mục, đảm bảo tính bảo mật và thuận tiện khi trao đổi tài liệu trong nội bộ.
Nội dung bài viết gồm:
- Thêm mới thư mục.
- Quản lý thư mục (đổi tên, tải xuống, xóa).
- Tải tệp vào thư mục và chuyển tệp giữa các thư mục.
- Phân quyền truy cập ở mức Dự án và mức Thư mục.
Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho phân hệ Dự án/Nhóm, tại mục Tài liệu & Liên kết.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1. Thêm thư mục mới
Bước 1: Tại giao diện Dự án/Nhóm, chọn Tài liệu & Liên kết > tab Tài liệu.
Bước 2: Nhấn vào nút Thư mục > Thêm thư mục để mở popup nhập tên thư mục.
Bước 3: Nhập tên thư mục và nhấn Lưu để hoàn tất.
2.2. Quản lý thư mục
Trên danh sách thư mục, nhấn vào biểu tượng ba chấm của thư mục cần thao tác để sử dụng các chức năng:
- Đổi tên thư mục.
- Tải xuống thư mục.
- Xóa thư mục.
2.3. Tải tệp vào thư mục
Có 3 cách để tải tệp vào thư mục:
Cách 1: Tải trực tiếp trong thư mục
Bước 1: Mở thư mục cần tải tệp vào.
Bước 2: Nhấn Tải lên tài liệu để tải tệp vào thư mục.
Bước 3: Hệ thống lưu tệp vào thư mục và hiển thị tại mục Tài liệu dùng chung.
Cách 2: Tải tệp ở công việc và chọn thư mục lưu trữ
Bước 1: Tại Chi tiết công việc, thực hiện thao tác tải tệp đính kèm.
Bước 2: Chọn thư mục muốn lưu tệp vào. Nếu chưa có thư mục, hệ thống sẽ hiển thị hướng dẫn tạo mới.
Bước 3: Hệ thống lưu tệp đồng thời tại công việc và trong thư mục đã chọn.
Cách 3: Chuyển tệp sang thư mục khác
Bước 1: Tích chọn nhiều tệp cần chuyển. Hệ thống hiển thị nút Chuyển vào thư mục.
Bước 2: Chọn thư mục đích cần chuyển tệp vào, sau đó nhấn Lưu để hoàn tất.
2.4. Phân quyền truy cập tài liệu
2.4.1. Phân quyền ở mức Dự án
Bước 1: Vào mục Phân quyền & Thành viên tại giao diện Dự án hoặc Nhóm công việc cần cấu hình.
Bước 2: Vào tab Vai trò > Thêm vai trò.
Bước 3: Tại mục Tài liệu & Liên kết, tích chọn các quyền cần cấp:
- Tạo thư mục.
- Xóa tất cả thư mục.
- Chuyển tài liệu vào thư mục.
2.4.2. Phân quyền ở mức Thư mục
Bước 1: Tại giao diện Tài liệu & Liên kết > tab Tài liệu, nhấn Thư mục > chọn Phân quyền thư mục.
Bước 2: Nhấn Thêm phân quyền và thực hiện các thao tác sau:
- Chọn thành viên cần phân quyền.
- Chọn thư mục áp dụng.
- Chọn vai trò cho từng thành viên: Chủ sở hữu / Xem đầy đủ / Xem giới hạn.
Bước 3: Thực hiện quản lý quyền đã thiết lập với các thao tác:
- Xem danh sách phân quyền hiện có.
- Đổi vai trò của thành viên.
- Xóa quyền từng thành viên hoặc xóa hàng loạt.
- Xác nhận trước khi xóa để tránh thao tác nhầm.
3. Lưu ý
- Để xóa thư mục, cần xóa hết tài liệu bên trong thư mục trước khi thực hiện.
- Khi tệp được chuyển vào thư mục mà người dùng không có quyền truy cập thư mục đó, người dùng vẫn xem được tệp nếu đã được phân quyền tại công việc chứa tệp.
- Quyền Tạo thư mục, Xóa tất cả thư mục, Chuyển tài liệu vào thư mục cần được cấp ở mức Dự án trước khi thành viên có thể thực hiện các thao tác tương ứng.