I. Tổng quan
Tính năng Thư mục tại mục Tài liệu & Liên kết giúp anh/chị tổ chức tài liệu hiệu quả bằng cách tạo thư mục, phân quyền truy cập theo dự án hoặc từng thư mục, tải tệp trực tiếp hoặc chuyển tệp giữa các thư mục.
Đối tượng áp dụng: Thành viên dự án có vai trò liên quan đến quản lý/trao đổi tài liệu.
Các nội dung hướng dẫn chính:
- Thêm mới thư mục
- Tải tệp vào thư mục
- Chuyển tệp giữa các thư mục
- Phân quyền thư mục/dự án
II. Hướng dẫn thực hiện
1. Thêm thư mục mới
1.1 Thêm thư mục
- Tại giao diện Tài liệu & Liên kết, tab Tài liệu
- Nhấn vào nút Tải lên tài liệu, nhấn Thư mục.
- Nhấn Thêm thư mục để mở popup nhập tên thư mục.
- Nhập tên thư mục và nhấn Lưu.
1.2 Quản lý thư mục
Trên danh sách thư mục anh/chị có thể nhấn icon ba chấm và sử dụng các chức năng:
- Đổi tên
- Tải xuống
- Xóa (nếu có tài liệu thì không thể xóa).
2. Tải tệp vào thư mục
Cách 1: Tải trực tiếp
Khi đang ở trong một thư mục, nhấn Tải lên tài liệu để tải tệp vào thư mục đó. Tệp sẽ hiển thị tại Tài liệu dùng chung.
Cách 2: Tải tệp ở công việc và chọn thư mục
- Ở chi tiết công việc, khi tải tệp, có thể chọn thư mục để lưu tệp vào. Nếu không có thư mục sẽ có hướng dẫn tạo mới.
- Tệp được lưu vừa tại công việc, vừa trên thư mục đã chọn.
Cách 3: Chuyển tệp vào thư mục khác
- Tại Chuyển vào thư mục, chọn thư mục mới (icon tick xanh khi chọn).
- Chọn nhiều tệp, hiển thị nút Chuyển vào thư mục với text hướng dẫn kèm số lượng tệp.
- Sau khi chuyển thành công, toast message xác nhận.
3. Phân quyền trong dự án và mức thư mục
Phân quyền thư mục giúp giới hạn quyền truy cập từng thành viên đối với tài liệu dự án, đảm bảo chỉ người được phép mới xem, sửa hoặc xóa tệp, tăng bảo mật và quản lý tài liệu hiệu quả
Phân quyền mức dự án
Vào Phân quyền & Thành viên > Vai trò, thêm mới nhóm quyền Tài liệu&Liên kết với các quyền:
- Tạo thư mục.
- Xóa tất cả thư mục.
- Chuyển tài liệu vào thư mục.
Phân quyền mức thư mục
- Tại giao diện Tài liệu & Liên kết, tab Tài liệu, nhấn Thư mục, chọn Phân quyền.
- Nhấn “Thêm phân quyền” sau đó thực hiện phân quyền với các thao tác sau:
- Chọn thành viên
- Chọn thư mục
- Chọn vai trò cho từng thành viên (Chủ sở hữu/Xem đầy đủ/Xem giới hạn).
- Quản lý quyền: Xem danh sách phân quyền, đổi vai trò, xóa quyền từng/thay đổi hàng loạt, xác nhận trước khi xóa.
III. Lưu ý
- Để xóa thư mục, cần xóa hết tài liệu bên trong trước.
- Khi chuyển tệp vào thư mục mà người dùng không có quyền, người này vẫn xem được tệp nếu được phân quyền ở công việc.