Giúp HR tổng hợp công trong tháng của nhân viên để làm căn cứ tính các khoản lương thời gian, lương làm thêm giờ, thưởng/phạt khác.
Hướng dẫn chi tiết:
Tại phân hệ Chấm công\Bảng chấm công tổng hợp: Hiển thị danh sách các bảng chấm công tổng hợp HR đã tạo. Trong từng bảng chấm công, cho phép HR theo dõi các thông tin tổng công hưởng lương, tổng số ngày nghỉ, làm thêm, đi muộn – về sớm cả tháng của nhân viên và thực hiện việc xác nhận công, chuyển tính lương.
1. Quản lý danh sách bảng chấm công tổng hợp
Trên màn hình này sẽ hiển thị đầy đủ các bảng chấm công tổng hợp HR đã khai báo cho từng đơn vị và cho phép thực hiện các chức năng thêm, xóa bảng, gửi nhân viên xác nhận, chuyển tính lương.
Lưu ý: Tại đây sẽ chỉ lấy lên các bảng chấm công tổng hợp thuộc cơ cấu tổ chức mà người dùng có quyền.
2. Khai báo bảng chấm công tổng hợp
Hàng tháng trước khi tính lương, HR thực hiện tạo bảng chấm công tổng hợp mới bằng cách nhấn nút Thêm trên màn hình này. Các thông tin cần khai báo:
- Đơn vị công tác: Lựa chọn đơn vị/phòng ban cho bảng chấm công
- Vị trí công việc: Lựa chọn áp dụng cho tất cả vị trí hoặc một số vị trí bất kỳ (trong trường hợp tại cùng một đơn vị nhưng các vị trí công việc có cách tính công khác nhau)
- Tên bảng chấm công
- Danh sách bảng chấm công chi tiết được sử dụng để tổng hợp công: Tại đây sẽ lấy lên các bảng chấm công chi tiết thuộc đơn vị, vị trí đã chọn và chưa được lập bảng chấm công tổng hợp trước đó. Lưu ý: anh/chị chỉ có thể chọn đồng thời các bảng chấm công chi tiết có cùng hình thức chấm công với nhau khi tổng hợp.
3. Theo dõi kết quả tổng hợp công
Sau khi tạo bảng, chương trình sẽ tự động tính toán tổng công trong tháng của từng nhân viên dựa trên các bảng chấm công chi tiết được chọn.
Phân biệt 3 loại bảng chấm công tổng hợp:
- Bảng chấm công theo ngày: Tính tổng số ngày công chung trong cả tháng.
- Bảng chấm công theo ca: Có phân tách tổng công theo từng ca. VD: Ca sáng 10 công, Ca chiều 12 công.
- Bảng chấm công theo giờ: Tương tự bảng theo tháng nhưng tính theo số giờ công.
Các cột dữ liệu được tính toán trên bảng chấm công tổng hợp:
| Tên cột | Diễn giải |
| Công ngày thường | Số công làm việc vào ngày thường |
| Công ngày nghỉ | Số công làm việc vào ngày nghỉ tuần |
| Công ngày lễ | Số công làm việc vào ngày lễ |
| Nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ ốm,… | Số công của các loại nghỉ có hưởng lương (nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ ốm, nghỉ kết hôn,…) |
| Công tác | Số công đi công tác |
| Nghỉ không lương | Số công nghỉ không lương |
| Số công chuẩn | Số công chuẩn của tháng |
| Tổng công hưởng lương | Nếu là bảng chấm công có công chuẩn cố định: = Số công chuẩn – Số ngày nghỉ không lương |
| Nếu là bảng chấm công có công chuẩn theo tháng, bảng theo ca hoặc theo giờ: = Tổng công ngày thường + Công ngày nghỉ + Công ngày lễ + Công tác + Nghỉ có hưởng lương | |
| Công ăn ca | Tổng công ăn ca theo thiết lập tại Ca làm việc |
| Tổng thời gian làm thêm hưởng lương | Số giờ làm thêm hưởng lương tách theo từng khung giờ tại ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ |
| Tổng thời gian làm thêm nghỉ bù | Số giờ làm thêm nghỉ bù |
| Tổng thời gian làm thêm | Tổng giờ làm thêm hưởng lương và nghỉ bù |
| Số ngày phép chưa sử dụng | Số ngày phép chưa sử dụng hết đến tháng hiện tại (lấy từ bảng tổng hợp nghỉ phép) |
| Đi muộn, về sớm | Số lần, số phút đi muộn về sớm |
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay
4. Xác nhận công với nhân viên
Sau khi đã tổng hợp công, HR gửi bảng công cho nhân viên xác nhận bằng cách: Nhấn nút Gửi xác nhận tại màn hình chi tiết từng bảng → Nhập thời hạn mong muốn nhận phản hồi và gửi.
Trường hợp chỉ muốn gửi thông báo đến một số nhân viên, HR có thể tích chọn các nhân viên đó > nhấn “Gửi xác nhận”. Chương trình sẽ cập nhật trạng thái để HR tiện theo dõi.
Khi đó bảng chấm công tổng hợp sẽ được chuyển từ trạng thái Chưa gửi xác nhận sang Đang xác nhận, đồng thời nhân viên sẽ theo dõi được bảng chấm công tổng hợp của mình trên ứng dụng cá nhân (AMIS Nhân viên bản web hoặc MISA AMIS bản mobile).
Sau khi nhân viên xác nhận, trạng thái sẽ được cập nhật về bảng chấm công tổng hợp của HR để dễ dàng kiểm tra, nhắc nhở nhân viên.
Trường hợp dữ liệu chấm công có thay đổi, HR có thể thu hồi yêu cầu xác nhận công hoặc cập nhật thời hạn.
5. Chuyển tính lương
Sau khi đã chắc chắn kết quả chấm công chính xác, HR thực hiện chuyển bảng tổng hợp công sang tính lương bằng cách: Nhấn nút Chuyển tính lương tại màn hình danh sách bảng chấm công hoặc trong chi tiết từng bảng → Xác nhận.
Khi đó bảng chấm công tổng hợp sẽ được chuyển sang ứng dụng AMIS Tiền lương để HR thực hiện tiếp công tác tính lương cho nhân viên.
Trường hợp dữ liệu chấm công có thay đổi, HR cập nhật bảng và muốn chuyển lại bảng mới sang tính lương thì cần xóa bảng cũ trên AMIS Tiền lương đi rồi thao tác lại trên AMIS Chấm công.
Lưu ý: Chức năng này chỉ có thể thực hiện khi:
- Công ty có sử dụng ứng dụng AMIS Tiền lương
- Trên AMIS Tiền lương có kết nối đến AMIS Chấm công
Xem hướng dẫn kết nối chi tiết tại đây.
6. Một số tiện ích khác
Ngoài các chức năng chính, chương trình còn hỗ trợ một số tiện ích khác đối với bảng chấm công tổng hợp như:
- Lọc Xuất khẩu
- Cập nhật: Khi dữ liệu trên bảng chấm công chi tiết có thay đổi thì nhấn “Cập nhật” tại bảng chấm công tổng hợp để tính toán lại kết quả mới nhất. Có thể cập nhật cả bảng hoặc tích chọn nhân viên bất kỳ để thực hiện chức năng này. HR có thể Cập nhật bảng kể cả khi nhân viên đã hoàn thành xác nhận.