Tổng hợp công

Giúp HR tổng hợp công trong tháng của nhân viên để làm căn cứ tính các khoản lương thời gian, lương làm thêm giờ, thưởng/phạt khác.

Hướng dẫn chi tiết:

Tại phân hệ Chấm công\Bảng chấm công tổng hợp: Hiển thị danh sách các bảng chấm công tổng hợp HR đã tạo. Trong từng bảng chấm công, cho phép HR theo dõi các thông tin tổng công hưởng lương, tổng số ngày nghỉ, làm thêm, đi muộn – về sớm cả tháng của nhân viên và thực hiện việc xác nhận công, chuyển tính lương.

1. Quản lý danh sách bảng chấm công tổng hợp

Trên màn hình này sẽ hiển thị đầy đủ các bảng chấm công tổng hợp HR đã khai báo cho từng đơn vị và cho phép thực hiện các chức năng thêm, xóa bảng, gửi nhân viên xác nhận, chuyển tính lương.

Lưu ý: Tại đây sẽ chỉ lấy lên các bảng chấm công tổng hợp thuộc cơ cấu tổ chức mà người dùng có quyền.

2. Khai báo bảng chấm công tổng hợp

Hàng tháng trước khi tính lương, HR thực hiện tạo bảng chấm công tổng hợp mới bằng cách nhấn nút Thêm trên màn hình này. Các thông tin cần khai báo:

  • Đơn vị công tác: Lựa chọn đơn vị/phòng ban cho bảng chấm công
  • Vị trí công việc: Lựa chọn áp dụng cho tất cả vị trí hoặc một số vị trí bất kỳ (trong trường hợp tại cùng một đơn vị nhưng các vị trí công việc có cách tính công khác nhau)
  • Tên bảng chấm công
  • Danh sách bảng chấm công chi tiết được sử dụng để tổng hợp công: Tại đây sẽ lấy lên các bảng chấm công chi tiết thuộc đơn vị, vị trí đã chọn và chưa được lập bảng chấm công tổng hợp trước đó. Lưu ý: anh/chị chỉ có thể chọn đồng thời các bảng chấm công chi tiết có cùng hình thức chấm công với nhau khi tổng hợp.

3. Theo dõi kết quả tổng hợp công

Sau khi tạo bảng, chương trình sẽ tự động tính toán tổng công trong tháng của từng nhân viên dựa trên các bảng chấm công chi tiết được chọn.

Phân biệt 3 loại bảng chấm công tổng hợp:

  • Bảng chấm công theo ngày: Tính tổng số ngày công chung trong cả tháng.
  • Bảng chấm công theo ca: Có phân tách tổng công theo từng ca. VD: Ca sáng 10 công, Ca chiều 12 công.
  • Bảng chấm công theo giờ: Tương tự bảng theo tháng nhưng tính theo số giờ công.

Bảng chấm công tổng hợp theo ngày
Bảng chấm công tổng hợp theo ca
Bảng chấm công tổng hợp theo giờ

Các cột dữ liệu được tính toán trên bảng chấm công tổng hợp:

Tên cột Diễn giải
Công ngày thường Số công làm việc vào ngày thường
Công ngày nghỉ Số công làm việc vào ngày nghỉ tuần
Công ngày lễ Số công làm việc vào ngày lễ
Nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ ốm,…  Số công của các loại nghỉ có hưởng lương (nghỉ phép, nghỉ bù, nghỉ ốm, nghỉ kết hôn,…)
Công tác Số công đi công tác
Nghỉ không lương Số công nghỉ không lương
Số công chuẩn Số công chuẩn của tháng
Tổng công hưởng lương Nếu là bảng chấm công có công chuẩn cố định: = Số công chuẩn – Số ngày nghỉ không lương 
Nếu là bảng chấm công có công chuẩn theo tháng, bảng theo ca hoặc theo giờ:  = Tổng công ngày thường + Công ngày nghỉ + Công ngày lễ + Công tác + Nghỉ có hưởng lương
Công ăn ca Tổng công ăn ca theo thiết lập tại Ca làm việc
Tổng thời gian làm thêm hưởng lương Số giờ làm thêm hưởng lương tách theo từng khung giờ tại ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ
Tổng thời gian làm thêm nghỉ bù Số giờ làm thêm nghỉ bù
Tổng thời gian làm thêm Tổng giờ làm thêm hưởng lương và nghỉ bù
Số ngày phép chưa sử dụng Số ngày phép chưa sử dụng hết đến tháng hiện tại (lấy từ bảng tổng hợp nghỉ phép)
Đi muộn, về sớm Số lần, số phút đi muộn về sớm

4. Xác nhận công với nhân viên

Sau khi đã tổng hợp công, HR gửi bảng công cho nhân viên xác nhận bằng cách: Nhấn nút Gửi xác nhận tại màn hình danh sách bảng chấm công hoặc trong chi tiết từng bảng → Nhập thời hạn mong muốn nhận phản hồi và gửi.

HR gửi bảng chấm công tổng hợp cho nhân viên xác nhận

Khi đó bảng chấm công tổng hợp sẽ được chuyển từ trạng thái Chưa gửi xác nhận sang Đang xác nhận, đồng thời nhân viên sẽ theo dõi được bảng chấm công tổng hợp của mình trên ứng dụng cá nhân (AMIS Nhân viên bản web hoặc MISA AMIS bản mobile).

Nhân viên theo dõi và xác nhận công

Sau khi nhân viên xác nhận, trạng thái sẽ được cập nhật về bảng chấm công tổng hợp của HR để dễ dàng kiểm tra, nhắc nhở nhân viên.

5. Chuyển tính lương

Sau khi đã chắc chắn kết quả chấm công chính xác, HR thực hiện chuyển bảng tổng hợp công sang tính lương bằng cách: Nhấn nút Chuyển tính lương tại màn hình danh sách bảng chấm công hoặc trong chi tiết từng bảng → Xác nhận.

Khi đó bảng chấm công tổng hợp sẽ được chuyển sang ứng dụng AMIS Tiền lương để HR thực hiện tiếp công tác tính lương cho nhân viên.

Lưu ý: Chức năng này chỉ có thể thực hiện khi:

  • Công ty có sử dụng ứng dụng AMIS Tiền lương
  • Trên AMIS Tiền lương có kết nối đến AMIS Chấm công

Xem hướng dẫn kết nối chi tiết tại đây.

6. Một số tiện ích khác

Ngoài các chức năng chính, chương trình còn hỗ trợ một số tiện ích khác đối với bảng chấm công tổng hợp như:

  • Lọc Xuất khẩu
  • Cập nhật: Khi dữ liệu trên bảng chấm công chi tiết có thay đổi thì nhấn Cập nhật tại bảng chấm công tổng hợp để tính toán lại kết quả mới nhất. Có thể cập nhật cả bảng hoặc tích chọn nhân viên bất kỳ để thực hiện chức năng này.
Lượt xem: 920
Cập nhật 23/05/2022

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Đã dùng phần mềm là đang chuyển đổi số. Bạn đã có lộ trình?
Đăng kí ngay để nhận sách "Hướng dẫn Chuyển đổi số theo ngành nghề". Giúp tăng doanh thu, giảm chi phí, mở rộng hoạt động kinh doanh hiệu quả.