Thiết lập tổng hợp số ngày đi công tác vào ngày nghỉ trên Bảng chấm công tổng hợp

Mục đích: Hướng dẫn anh/chị cách thiết lập tự động tổng hợp số ngày công tác của nhân viên từ các đơn Đề nghị đi công tác lên bảng chấm công tổng hợp theo điều kiện tùy chọn, ví dụ thiết lập tổng hợp số ngày đi công tác của nhân viên vào ngày nghỉ trên Bảng chấm công. Qua đó, giúp HR dễ dàng theo dõi, làm căn cứ tính phụ cấp theo chính sách của công ty mà không cần kiểm tra và thống kê thủ công từng đơn.

Nội dung hướng dẫn bao gồm:

• • Thiết lập trường mở rộng trên đơn Đề nghị đi công tác.
  • Thiết lập tổng hợp số ngày đi công tác vào ngày nghỉ theo đơn Đề nghị đi công tác trên Bảng chấm công tổng hợp.

Đối tượng áp dụng: HR.

Ví dụ: Công ty có chính sách tính phụ cấp riêng cho nhân viên đi công tác vào ngày nghỉ. HR theo dõi Số ngày đi công tác vào ngày nghỉ (theo đơn) trên bảng chấm công tổng hợp để tự động theo dõi số ngày công tác vào ngày nghỉ của từng nhân viên, làm căn cứ tính phụ cấp.

Để thực hiện, anh/chị cần thiết lập trường mở rộng trên đơn Đề nghị đi công tác để chọn loại đi công tác vào ngày thường hoặc ngày nghỉ và thiết lập cột Số ngày đi công tác vào ngày nghỉ (theo đơn) trên bảng chấm công theo hướng dẫn dưới đây.

2.1. Thiết lập trường mở rộng trên đơn Đề nghị đi công tác

Trước tiên, anh/chị thiết lập trường mở rộng trên đơn Đề nghị đi công tác để nhân viên xác định thời điểm đi công tác là ngày làm việc hay ngày nghỉ. Thông tin này sẽ được sử dụng làm điều kiện khi tổng hợp dữ liệu lên bảng chấm công.

Bước 1: Trên AMIS Chấm công, vào Thiết lập ( chọn biểu tượng bánh răng ⚙)\ chọn Quy định làm đơn\ chọn Thông tin đơn\ chọn đơn Đề nghị đi công tác.

Bước 2: Tại phần thiết lập trường thông tin trên đơn, thêm một trường mở rộng với các thông tin:

• Tên trường: Thời điểm đi công tác.
• Loại trường: Chọn một\ thiết lập 2 giá trị để lựa chọn, ví dụ Ngày nghỉ, Ngày làm việc.

Bước 3: Sau khi hoàn tất thiết lập, nhấn Lưu. Khi đó, khi nhân viên làm đơn Đề nghị đi công tác sẽ hiển thị trường Thời điểm đi công tác trên đơn.

2.2. Thiết lập tổng hợp số ngày đi công tác vào ngày nghỉ trên bảng chấm công tổng hợp

Sau khi đã thiết lập trường mở rộng trên đơn Đề nghị đi công tác, anh/chị tiếp tục thiết lập cột Số ngày đi công tác vào ngày nghỉ (theo đơn) trên bảng chấm công tổng hợp để hệ thống tự động tính số ngày công tác vào ngày nghỉ từ các đơn đã được phê duyệt.

Bước 1: Trên AMIS Chấm công, vào Thiết lập (biểu tượng bánh răng ⚙)\ chọn Quy định chấm công\chọn Tùy chỉnh công\ chọn Bảng chấm công tổng hợp.

Bước 2: Chọn Thêm cột\ chọn Thêm cột mới.

Bước 3: Tại giao diện Thêm cột mới, anh/chị thiết lập các thông tin:

• Tên cột: Nhập Số ngày đi công tác vào ngày nghỉ (theo đơn).
• Kiểu dữ liệu: Chọn Số.
• Cách tính giá trị: Tích chọn Tổng hợp từ đơn.
• Loại đơn: Chọn Đề nghị đi công tác.
• Cách tính: Chọn Tính tổng, sau đó chọn trường Số ngày đi công tác để hệ thống tính tổng số ngày từ các đơn đáp ứng điều kiện.

Bước 4: Thiết lập điều kiện lấy dữ liệu: nhấn Thêm điều kiện để thiết lập các điều kiện tổng hợp số ngày đi công tác vào ngày nghỉ như sau:

• Điều kiện 1: Chọn trường Trạng thái\ chọn Bằng\ chọn Đã duyệt.
• Điều kiện 2: Chọn trường Thời điểm đi công tác\ chọn Bằng\ chọn Ngày nghỉ.

Với các điều kiện trên, hệ thống sẽ chỉ lấy dữ liệu từ những đơn Đề nghị đi công tác đã được phê duyệt và có thông tin Đi công tác vào = Ngày nghỉ để tính tổng số ngày công tác.

Bước 5: Sau khi hoàn tất thiết lập, nhấn Lưu.

Sau khi hoàn tất thiết lập, anh/chị có thể theo dõi số ngày đi công tác vào ngày nghỉ của từng nhân viên trên bảng chấm công tổng hợp.

Ví dụ: Nhân viên Nguyễn Văn A có đơn Đề nghị đi công tác vào Chủ nhật, ngày 11/10/2026, từ 8h00 đến 12h00 (tương ứng 0,5 ngày công tác). Trên đơn, nhân viên chọn Đi công tác vào = Ngày nghỉ và đơn đã được phê duyệt.

Khi HR lập bảng chấm công tổng hợp tháng 10/2026, hệ thống sẽ tự động ghi nhận 0,5 ngày tại cột Số ngày đi công tác vào ngày nghỉ (theo đơn) của nhân viên Nguyễn Văn A.

Dựa vào kết quả này, HR có thể theo dõi số ngày công tác vào ngày nghỉ và làm căn cứ tính phụ cấp theo chính sách của công ty.

• Hệ thống chỉ tổng hợp các đơn đáp ứng điều kiện đã thiết lập. Các đơn ở trạng thái Lưu nháp không được tính.
• Hệ thống lấy dữ liệu từ các đơn có ngày bắt đầu thuộc kỳ chấm công. Nếu đơn công tác kéo dài qua hai kỳ công, anh/chị cần tách thành hai đơn tương ứng để bảo đảm kết quả tổng hợp chính xác.
• Khi chỉnh sửa thiết lập cột, dữ liệu trên bảng chấm công tổng hợp sẽ được tính toán lại theo thiết lập mới.