1. Đặc điểm nghiệp vụ
- Bộ phận nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp thường có lịch làm việc cố định theo giờ hành chính (8h/ngày) và có ngày nghỉ tuần vào chủ nhật hoặc thứ 7 + chủ nhật hoặc thứ 7 cách tuần + chủ nhật,… Ví dụ: Thời gian làm việc hàng ngày là 8h00 – 17h30, nghỉ trưa 12h00 – 13h30, nghỉ thứ 7 + chủ nhật.
- HR, quản lý không cần phân lại ca cho nhân viên định kỳ vì đã có lịch cố định
2. Giải pháp phần mềm đáp ứng
- Cho phép tạo các ca làm việc theo giờ hành chính (có quy định giờ bắt đầu, kết thúc ca, giờ nghỉ giữa ca)
- Tạo bảng phân ca có quy tắc lặp lại theo chu kỳ (hàng ngày/tuần/tháng) để HR chỉ cần phân ca 1 lần duy nhất và từ đó lịch làm việc sẽ được tự động áp dụng cho nhân viên
3. Hướng dẫn chi tiết
Bước 1: Khai báo ca làm việc
a. Trường hợp 1: Làm việc giờ hành chính thứ 2 – thứ 6 hoặc thứ 2 – thứ 7
Khai báo 1 ca hành chính tương tự như hình minh họa bên dưới.
b. Trường hợp 2: Làm việc giờ hành chính thứ 2 – thứ 6 và sáng thứ 7
Khai báo 2 ca:
- Ca hành chính: Để áp dụng cho những ngày làm 8 tiếng từ thứ 2 đến thứ 6 → Khai báo như trường hợp a
- Ca sáng: Để áp dụng cho ngày thứ 7 → Khai báo ca sáng tương tự hình minh họa bên dưới
Xem chi tiết hướng dẫn khai báo ca làm việc tại đây.
>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công tốt nhất hiện nay
Bước 2: Tạo bảng phân ca chi tiết
a. Trường hợp 1: Làm việc giờ hành chính thứ 2 – thứ 6
Khai báo bảng phân ca hành chính có chu kỳ lặp lại mỗi tuần 1 lần và áp dụng cho các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 như hình minh họa bên dưới.
b. Trường hợp 2: Làm giờ hành chính thứ 2 – thứ 6 và thứ 7 cách tuần
Khai báo 2 bảng phân ca:
- Bảng phân ca hành chính áp dụng từ thứ 2 đến thứ 6: khai báo như tình huống a
- Bảng phân ca áp dụng cho thứ 7: lựa chọn chu kỳ là 2 tuần lặp lại 1 lần
c. Trường hợp 3: Làm giờ hành chính thứ 2 – thứ 6 và sáng thứ 7
Khai báo 2 bảng phân ca:
- Bảng phân ca hành chính áp dụng từ thứ 2 đến thứ 6: khai báo như tình huống a
- Bảng phân ca sáng áp dụng cho thứ 7: lựa chọn ca làm việc là ca sáng và chu kỳ là 1 tuần lặp lại 1 lần
Xem chi tiết hướng dẫn tạo bảng phân ca chi tiết tại đây.
Bước 3: Theo dõi bảng phân ca tổng hợp
Sau khi phân ca chi tiết, kết quả phân ca sẽ được tổng hợp lên bảng phân ca tổng hợp để HR theo dõi được đầy đủ, trực quan về lịch làm việc của từng nhân viên, bộ phận hàng ngày.
Xem chi tiết hướng dẫn về bảng phân ca tổng hợp tại đây.