Ca kíp luân phiên

Nội dung

1. Câu chuyện nghiệp vụ

Tại các doanh nghiệp sản xuất, xây lắp hoặc dịch vụ, nhân viên có thể làm việc theo ca, chia theo từng khung giờ khác nhau, phổ biến là:

Mô hình 2 ca: 9h00 – 15h00 và 15h00 – 21h00 (thường áp dụng với bộ phận dịch vụ, bán hàng)
Mô hình 3 ca: 6h00 – 14h00, 14h00 – 22h00, 22h00 – 6h00 hôm sau (thường áp dụng với bộ phận sản xuất, làm việc 24/24 để tối ưu công suất máy móc)

Nhân viên làm ca luân phiên, có thể chia thành các tổ/đội/nhóm để đổi ca định kỳ và không có ngày nghỉ tuần cố định. Ví dụ: hôm nay làm ca sáng thì ngày mai làm ca chiều, ngày kia làm ca tối rồi lại lặp lại.

Ví dụ: Các công nhân tại nhà máy được chia thành 4 tổ và phân ca cố định theo mô hình 3 ca 4 kíp:

Ca làm việc bao gồm: Ca sáng (6h000 – 14h00), Ca chiều (14h00 – 22h00), Ca tối (22h00 – 6h00 ngày hôm sau)
Các tổ được phân ca làm việc cụ thể như sau:

- Ca sáng: Tổ 1, Ca chiều: Tổ 2, Ca tối: Tổ 3
- Ca sáng hôm sau: Tổ 4, Ca chiều hôm sau: Tổ 1, Ca tối hôm sau: Tổ 2;
- Ca sáng hôm sau nữa: Tổ 2,…
- Cứ thế lặp lại qua từng ngày

2. Giải pháp phần mềm đáp ứng

Cho phép tạo nhiều ca làm việc với với thời gian khác nhau
Tạo bảng phân ca có quy tắc lặp lại theo chu kỳ (hàng ngày/tuần/tháng) để HR chỉ cần phân ca 1 lần duy nhất và từ đó lịch làm việc sẽ được tự động áp dụng cho nhân viên

3. Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Khai báo ca làm việc

Tại phân hệ Ca làm việc, tạo 3 ca:

Ca sáng (nhà máy): 6h00 – 14h00
Ca chiều (nhà máy): 14h00 – 22h00
Ca tối (nhà máy): 22h00 – 6h00

Xem chi tiết hướng dẫn khai báo ca làm việc tại đây.

Bước 2: Tạo bảng phân ca chi tiết

Tại phân hệ Phân ca chi tiết, tạo các bảng phân ca chi tiết cho từng tổ, từng ca,. Ví dụ với tổ 1 thì tạo 3 bảng phân ca chi tiết:

Bảng phân ca sáng cho tổ 1: bắt đầu từ ngày 01/12/2021, lặp theo ngày (chu kỳ lặp 4 ngày)
Bảng phân ca chiều cho tổ 1: bắt đầu từ ngày 02/12/2021 lặp theo ngày (chu kỳ lặp 4 ngày)
Bảng phân ca tối cho tổ 1: bắt đầu từ ngày 03/12/2021 lặp theo ngày (chu kỳ lặp 4 ngày)

Lặp lại tương tự cho các tổ 2, 3, 4

Xem chi tiết hướng dẫn tạo bảng phân ca chi tiết tại đây.

Bước 3: Theo dõi bảng phân ca tổng hợp

Sau khi phân ca chi tiết, kết quả phân ca sẽ được tổng hợp lên bảng phân ca tổng hợp để HR theo dõi được đầy đủ, trực quan về lịch làm việc của từng nhân viên, bộ phận hàng ngày.