A. Tổng quan
Bài viết hướng dẫn đơn vị cách nhận biết và xử lý các lỗi thường gặp trong quá trình nộp hồ sơ sang cơ quan BHXH khi thực hiện đăng ký, thay đổi thông tin, ký nộp hồ sơ trên phần mềm.
B. Hướng dẫn
I. Trường hợp đăng ký, thay đổi thông tin, ngừng dịch vụ điện tử hoặc nộp hồ sơ điện tử
1. Ký nộp báo lỗi SE003 – Thông tin mã số thuế/mã đơn vị không chính xác
1.1 Nguyên nhân
Nguyên nhân là do là mã số thuế đăng ký giao dịch điện tử không khớp với mã số thuế đã nhập trên phần mềm.
1.2 Cách xử lý
Bước 1: Kiểm tra lại thông tin đăng ký sử dụng dịch vụ BHXH điện tử (kiểm tra xem mã số thuế dùng để đăng ký dịch vụ BHXH điện tử có 3 số phụ không)
->Vào Thiết lập\Thông tin sử dụng dịch vụ: Kiểm tra mã đơn vị (do BHXH cấp) và mã số thuế có khớp với thông tin trên email thông báo chấp nhận phương thức giao dịch điện tử của cơ quan BHXH hoặc thông tin được tra cứu tại website của BHXH Việt Nam https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/don-vi-tham-gia-bhxh.aspx
Bước 2: Đăng ký lại hoặc thay đổi thông tin
->Vào Thiết lập\Thông tin sử dụng dịch vụ
TH1: Nếu chưa từng đăng ký dịch vụ điện tử thành công thì thực hiện đăng ký lại với thông tin chính xác.
TH2: Nếu đã từng đăng ký dịch vụ điện tử thành công thì thực hiện thay đổi thông tin với thông tin chính xác.
2. Ký nộp báo lỗi SE004 – Mã cơ quan bảo hiểm không khớp với cơ quan bảo hiểm quản lý đơn vị
2.1 Nguyên nhân:
Nguyên nhân là do Mã cơ quan bảo hiểm trên phần mềm không khớp với cơ quan bảo hiểm quản lý đơn vị
2.2 Cách xử lý:
Bước 1: Kiểm tra lại thông tin đăng ký sử dụng dịch vụ BHXH điện tử
Vào Thiết lập\Thông tin sử dụng dịch vụ: Kiểm tra cơ quan BHXH quản lý đã đúng chưa.
Tham khảo thêm thông tin tại: https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/don-vi-tham-gia-bhxh.aspx‘
Bước 2: Thực hiện đăng ký lại hoặc thay đổi thông tin
->Vào Thiết lập\Thông tin sử dụng dịch vụ
TH1: Nếu chưa từng đăng ký dịch vụ điện tử thành công thì thực hiện đăng ký lại với thông tin chính xác.
TH2: Nếu đã từng đăng ký dịch vụ điện tử thành công thì thực hiện thay đổi thông tin với thông tin chính xác.
3. Ký nộp báo lỗi SE005 – Thông tin mã đơn vị không chính xác
3.1 Nguyên nhân
Nguyên nhân do mã đơn vị trên phần mềm đang khai báo không chính xác.
3.2 Cách xử lý
Bước 1: Kiểm tra lại thông tin đăng ký sử dụng dịch vụ BHXH điện tử
->Vào Thiết lập\Thông tin sử dụng dịch vụ: Kiểm tra mã đơn vị (do BHXH cấp) có khớp với thông tin trên email thông báo chấp nhận phương thức giao dịch điện tử của cơ quan BHXH hoặc thông tin được tra cứu tại website của BHXH Việt Nam.
https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/don-vi-tham-gia-bhxh.aspx.
Bước 2: Thực hiện đăng ký lại hoặc thay đổi thông tin
->Vào Thiết lập\Thông tin sử dụng dịch vụ
TH1: Nếu chưa từng đăng ký dịch vụ điện tử thành công thì thực hiện đăng ký lại với thông tin chính xác.
TH2: Nếu đã từng đăng ký dịch vụ điện tử thành công thì thực hiện thay đổi thông tin với thông tin chính xác.
4. Ký nộp báo lỗi SE999 – Lỗi xử lý trên service BHXH
Hệ thống tiếp nhận hồ sơ điện tử của BHXH Việt Nam đang bị gián đoạn. Sau khi nhận được phản hồi khắc phục xong từ cơ quan BHXH Việt Nam, MISA sẽ thông báo đến Quý khách hàng nộp lại hồ sơ.
5. Ký nộp báo lỗi CE006 – Đơn vị đã đăng ký IVAN
Đơn vị đã đăng ký dịch vụ BHXH điện tử thành công qua AMIS BHXH.
TH1: Trên hệ thống AMIS BHXH đang ghi nhận 2 đơn vị trùng thông tin đăng ký dịch vụ điện tử. Đơn vị 1 đã đăng ký thành công. Đơn vị 2 đăng ký sẽ bị từ chối.
TH2: Khách hàng đăng ký lại nhiều lần sẽ nhận được nhiều email có đường link và mã kích hoạt, nhưng không kích hoạt dịch vụ tại email cuối cùng. Do đó trạng thái đăng ký trên chương trình vẫn là chưa kích hoạt, nếu tiếp tục đăng ký sẽ bị từ chối.
=>Với các trường hợp trên vui lòng liên hệ tư vấn viên MISA qua kênh Livechat để được hỗ trợ.
6. Ký nộp báo lỗi CE009 – Cấu trúc XML file hồ sơ chưa đúng với file { chi tiết } : { chi tiết }
6.1 Nguyên nhân và cách khắc phục
Hồ sơ nộp sang cơ quan BHXH bị sai cấu trúc có thể do các nguyên nhân sau:
- Cơ quan BHXH mới nâng cấp và thay đổi cấu trúc hồ sơ.
- Hệ thống AMIS BHXH gặp sự cố.
=> Với các trường hợp trên vui lòng liên hệ tư vấn viên MISA qua kênh Livechat để được hỗ trợ. - Tổng số tệp tờ khai và tệp đính kèm lớn hơn 6 tệp => Trường hợp này, để nộp hồ sơ điện tử không bị từ chối, cần đảm bảo số lượng tệp tờ khai và tệp đính kèm không vượt quá 6 tệp.
Ví dụ: Hồ sơ 600 có 3 tờ khai D01-LT, TK1-TS, D01-TS thì chỉ tải lên tối đa 3 tệp đính kèm. Nếu Anh/Chị có nhu cầu tải lên nhiều tệp hơn thì có thể gộp các tệp đính kèm lại thành 01 tệp để tải lên hồ sơ.
7. Ký nộp báo lỗi CE009 – Thông tin mã đơn vị/mã số thuế trên tờ khai và trên phiên kết nối GDĐT không trùng khớp nhau
Thông tin đơn vị trên hồ sơ nộp cho cơ quan BHXH không khớp với thông tin đăng ký sử dụng dịch vụ điện tử.
Cách 1: Thiết lập\Thông tin sử dụng dịch vụ: Đăng ký thay đổi thông tin sử dụng dịch vụ. Sau đó nộp lại hồ sơ điện tử.
Cách 2: Thiết lập\Thông tin sử dụng dịch vụ: Ngừng dịch vụ. Sau khi có email xác nhận ngừng thành công thì đăng ký lại với thông tin chính xác của đơn vị.
Cách 3: Liên hệ tư vấn viên MISA qua kênh Livechat để được hỗ trợ. (Nếu 2 cách trên không thực hiện được).
8. Ký nộp báo lỗi CE013 – Thông tin MST trên chữ ký số của đơn vị không đúng với MST của đơn vị (Mã lỗi )
Trường hợp này Anh/Chị xem nguyên nhân và cách khắc phục tại đây.
9. Ký nộp báo lỗi CE014 – Thông tin chữ ký số của đơn vị không đúng với thông tin đã đăng ký
Khi đơn vị thay đổi chữ ký số do chuyển nhà cung cấp, gia hạn chữ ký số hay đổi USB Token khác, vui lòng đăng ký lại chữ ký số mới trước khi nộp hồ sơ. Thực hiện như sau:
- Thiết lập\Chữ ký số: Thay đổi thông tin và đăng ký thay đổi, xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
- Sau khi có email xác nhận thay đổi thông tin thành công thì nộp lại hồ sơ.
- Trường hợp không nhận được mail hoặc đã thực hiện thay đổi thông tin chữ ký số nhưng khi ký nộp hồ sơ vẫn báo mã lỗi CE014:
Nguyên nhân: do hồ sơ thay đổi thông tin sử dụng dịch vụ chưa được duyệt hoặc bị từ chối (Anh/Chị kiểm tra trạng thái hồ sơ tại Thiết lập\Thông tin sử dụng dịch vụ)
Cách khắc phục: Thực hiện lại bước 1 hoặc ký nộp hồ sơ thay đổi tại Thiết lập\Thông tin sử dụng dịch vụ\Thay đổi thông tin.
10.Ký nộp báo lỗi CE015 – Chữ ký đơn vị nằm trong danh sách thu hồi của nhà cung cấp chữ ký số
Vui lòng liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật thông tin chữ ký số sẽ xử lý được tình trạng này.
11. Ký nộp báo lỗi CE022 – Chữ ký đơn vị trên hồ sơ không đúng (nội dung ký bị thay đổi)
Nguyên nhân 1: Khi ký hồ sơ chọn chữ ký số không phải chữ ký số đã đăng ký với cơ quan BHXH.
=> Cách xử lý: Nộp lại hồ sơ chọn đúng chữ ký số đã sử dụng để đăng ký dịch vụ BHXH điện tử qua AMIS BHXH.
Nguyên nhân 2: Tệp đính kèm trên hồ sơ đã được ký số trước khi tải lên hồ sơ điện tử.
=> Cách xử lý:
- Nếu văn bản không buộc phải ký số trước thì chọn tệp đính kèm không có chữ ký số để tải lên hồ sơ rồi nộp lại.
- Nếu văn bản buộc phải ký số trước (liên quan đến thời gian hiệu lực của văn bản) thì tải về ứng dụng hỗ trợ ký số MISA KYSO mới nhất tại phần Thiết lập\Chữ ký số.
12. Ký nộp báo lỗi CE024 – Chữ ký đơn vị không hợp lệ (Check OCSP)
Vui lòng liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để cập nhật thông tin chữ ký số sẽ xử lý được tình trạng này.
13. Ký nộp báo lỗi CE999 – Có lỗi trong quá trình xử lý hồ sơ
Hệ thống tiếp nhận hồ sơ điện tử của BHXH Việt Nam đang bị gián đoạn, Anh/Chị thực hiện nộp lại hồ sơ sau khi có thông báo hệ thống đã khắc phục xong.
14. Ký nộp báo lỗi CE044 – Đơn vị đã đăng ký giao dịch tại cổng thông tin BHXH Việt Nam
Cách 1: Đăng nhập cổng thông tin điện tử của BHXH Việt Nam và thực hiện ngưng giao dịch điện tử. Sau đó đăng ký lại dịch vụ điện tử qua AMIS BHXH.
Cách 2: Ngừng dịch vụ của nhà cung cấp khác trên AMIS BHXH và chờ email xác nhận đã ngừng thành công từ BHXH Việt Nam. Sau đó đăng ký lại dịch vụ điện tử qua AMIS BHXH.
15. Ký nộp báo lỗi CE058 – Thông tin MST trên chữ ký số của đơn vị chưa đúng với quy định của Thông tư 04/2019/TT-BTTTT ngày 05/07/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông kể từ ngày 01/01/2022
Trường hợp này Anh/Chị vui lòng liên hệ nhà cung cấp để nâng cấp chữ ký số theo chuẩn Thông tư 04/2019/TT-BTTTT ngày 05/07/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông.
16. Ký nộp báo lỗi OE001 – Đơn vị chưa đăng ký
Đơn vị chưa đăng ký có thể do các nguyên nhân sau:
- Đơn vị đã đăng ký dịch vụ điện tử qua AMIS BHXH thành công, sau đó ngừng dịch vụ trên phần mềm của nhà cung cấp khác không phải MISA.
Hướng dẫn xử lý : Anh Chị vào phân hệ Thiết lập -> Thông tin sử dụng dịch vụ -> Chọn Đăng ký dịch vụ -> BHXH trả kết quả Thành công -> Anh Chị thao tác ký nộp lại trên phần mềm.
- Đơn vị chưa đăng ký dịch vụ điện tử qua AMIS BHXH thành công, nhưng trạng thái đăng ký trên phần mềm AMIS BHXH là đã đăng ký.
Hướng dẫn xử lý :
Bước 1: Anh Chị vào phân hệ thiết lập -> Thông tin sử dịch vụ -> Thay đổi thông tin sử dụng dịch vụ -> BHXH sẽ phản hồi kết quả từ chối -> Đơn vị chưa đăng ký.
Bước 2: Anh Chị vào phân hệ Thiết lập -> Thông tin sử dụng dịch vụ -> Chọn Đăng ký dịch vụ -> BHXH trả kết quả Thành công -> Anh Chị thao tác ký nộp lại trên phần mềm.
II. Nộp hồ sơ điện tử
1. Ký nộp báo lỗi CE007 – Đơn vị đã đăng ký với I-VAN khác
Đơn vị chưa ngừng dịch vụ IVAN của nhà cung cấp trước. Vui lòng thực hiện theo các cách sau:
Cách 1:
- Ngừng dịch vụ điện tử trên phần mềm của nhà cung cấp trước (Hoặc liên hệ tổng đài hỗ trợ của nhà cung cấp trước để được hỗ trợ ngừng dịch vụ).
- Sau khi nhận được email xác nhận đã ngừng dịch vụ điện tử thành công thì thực hiện đăng ký lại dịch vụ điện tử qua AMIS BHXH.
Cách 2:
- Ngừng dịch vụ điện tử của nhà cung cấp khác trên AMIS BHXH và chờ email xác nhận đã ngừng dịch vụ điện tử thành công.
- Đăng ký lại dịch vụ điện tử qua AMIS BHXH.
2. Ký nộp báo lỗi CE017 – Chữ ký trên tờ khai không đúng (nội dung ký bị thay đổi)
Nguyên nhân 1: Khi ký hồ sơ chọn chữ ký số không phải chữ ký số đã đăng ký với cơ quan BHXH.
Cách xử lý: Nộp lại hồ sơ chọn đúng chữ ký số đã sử dụng để đăng ký dịch vụ BHXH điện tử qua AMIS BHXH.
Nguyên nhân 2: Tệp đính kèm trên hồ sơ đã được ký số trước khi tải lên hồ sơ điện tử.
Cách xử lý:
- Nếu văn bản không buộc phải ký số trước thì chọn tệp đính kèm không có chữ ký số để tải lên hồ sơ rồi nộp lại.
- Nếu văn bản buộc phải ký số trước (liên quan đến thời gian hiệu lực của văn bản) thì tải về ứng dụng hỗ trợ ký số MISA KYSO mới nhất Thiết lập\Chữ ký số
3. Ký nộp báo lỗi CE026 – Sai mã thủ tục
Nguyên nhân: Cơ quan BHXH chưa áp dụng hình thức điện tử cho thủ tục này
Cách xử lý: Nộp hồ sơ giấy. Anh/Chị xem tại đây.
4. Ký nộp báo lỗi CE030 – Cấu trúc XML file tờ khai chưa đúng với file XSD
Hồ sơ nộp sang cơ quan BHXH bị sai cấu trúc có thể do các nguyên nhân sau:
- Cơ quan BHXH mới nâng cấp và thay đổi cấu trúc hồ sơ.
- Hệ thống AMIS BHXH gặp sự cố.
=> Với các trường hợp trên, vui lòng liên hệ tư vấn viên MISA qua kênh Livechat để được hỗ trợ.
5. Ký nộp báo lỗi CE031 – Mã tờ khai {{ chi tiết }} không có trong thủ tục này
Hồ sơ nộp sang cơ quan BHXH bị sai mã tờ khai có thể do các nguyên nhân sau:
- Cơ quan BHXH mới nâng cấp và thay đổi mã tờ khai.
- Hệ thống AMIS BHXH gặp sự cố.
=> Với các trường hợp trên, vui lòng liên hệ tư vấn viên MISA qua kênh Livechat để được hỗ trợ.
6. Ký nộp báo lỗi CE049 – Số lượng tờ khai ‘M05A-HSB’ không được vượt quá 1
Lỗi này xảy ra khi ký nộp hồ sơ 641a/642a. Nguyên nhân là do số lượng lao động trong hồ sơ đang lớn hơn 1.
=> Với trường hợp này vui lòng chỉ chọn 01 lao động vào hồ sơ 641a/642a.
7. Ký nộp báo lỗi 005 – Hồ sơ bị từ chối
Vui lòng xem email thông báo từ chối hồ sơ của cơ quan BHXH để biết lý do từ chối và yêu cầu hoàn thiện, bổ sung hồ sơ của cán bộ BHXH. Sau đó thực hiện lập hồ sơ mới trên phần mềm như sau:
Bước 1: Sao chép hồ sơ bị từ chối để lập hồ sơ mới
Bước 2: Chỉnh sửa lại nội dung hồ sơ theo yêu cầu của cán bộ BHXH
8. Ký nộp báo lỗi 263 – Hồ sơ đăng ký cấp mã đơn vị lần đầu không hợp lệ
Nguyên nhân: Cán bộ BHXH từ chối hồ sơ do có thông tin không hợp lệ.
Cách xử lý: vui lòng theo dõi email thông báo hoàn thiện, bổ sung hồ sơ để biết lý do. Một số lý do bị từ chối thông thường là địa chỉ liên hệ chưa chi tiết đến số nhà, tên đường, tên tòa nhà; Phương thức đóng chọn khác 1 tháng; Bản chụp giấy phép đăng ký kinh doanh/Quyết định thành lập không rõ nét hay không mở được.
9. Ký nộp báo lỗi CE026 – Cơ quan BHXH này không có thủ tục 604a – Đăng ký mới đơn vị tham gia lần đầu
Nguyên nhân: Cơ quan BHXH chưa tiếp nhận hồ sơ xin cấp mã đơn vị qua online
Cách xử lý: Tải về biểu mẫu giấy các tờ khai trong thủ tục 604a để nộp tại cơ quan BHXH.
