Sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH và đổi mã đơn vị tham gia BHXH theo Công văn số 3155/KH-BHXH

Nội dung

1. Tổng quan

Tài liệu này hướng dẫn anh/chị cách thức làm việc với hệ thống khi có sự thay đổi về việc sử dụng số định danh cá nhân/số CCCD (12 chữ số) thay thế cho mã số BHXH và đổi mã đơn vị tham gia BHXH theo Công văn số 3155/KH-BHXH. Việc cập nhật này giúp đồng bộ dữ liệu định danh quốc gia vào hồ sơ bảo hiểm, đảm bảo tính chính xác và nhất quán của dữ liệu lao động.

Lưu ý: Việc chuyển đổi không làm thay đổi lịch sử hồ sơ và không làm phát sinh thủ tục hành chính.

Nội dung chính bao gồm:

Thông báo chuyển đổi định danh trên hệ thống.
Các thay đổi trong thao tác lập hồ sơ.

Đối tượng áp dụng: Người dùng quản lý hồ sơ bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp.

2. Hướng dẫn thực hiện

2.1 Thông báo chuyển đổi

Khi truy cập vào đơn vị, hệ thống sẽ hiển thị thông báo về việc sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH và việc đổi mã đơn vị tham gia BHXH. Anh/chị xem nội dung thông báo để nắm bắt quy định mới.

2.2 Chi tiết thay đổi

2.2.1 Sử dụng số định danh cá nhân/CCCD thay thế mã số BHXH

Đơn vị chủ động chỉnh sửa, cập nhật thông tin mã số BHXH theo số định danh cá nhân/CCCD 12 số trực tiếp tại hồ sơ BHXH đang cần khai báo hoặc tại phân hệ Quản lý lao động theo hướng dẫn sau:

Người lao động là công dân Việt Nam

Tại phân hệ Quản lý lao động, vào Chỉnh sửa chi tiết lao động, chọn mục Thông tin tham gia BHXH.

Chưa có mã số BHXH: Tích chọn “Không” tại dòng “Có mã số BHXH?”.

Đã có mã số BHXH: Tích chọn “Có” tại dòng “Có mã số BHXH?” và nhập số định danh cá nhân/CCCD 12 số của người lao động vào trường “Mã số BHXH”.

Lưu ý:

Đối với người lao động Việt Nam, số định danh cá nhân/CCCD 12 số được sử dụng để thay thế mã số BHXH theo quy định.
Hiện 1 số đơn vị BHXH vẫn yêu cầu nhập mã số BHXH là mã số cũ, đơn vị nên hỏi lại cán bộ BHXH trước khi cập nhật mã số BHXH thành số CCCD 12 số.

Người lao động là người nước ngoài

Tại phân hệ Quản lý lao động, vào chỉnh sửa chi tiết lao động chọn mục Thông tin tham gia BHXH:

Chưa có mã số BHXH: Tích chọn “Không” tại dòng “Có mã số BHXH?”.
Đã có mã số BHXH: Tích chọn “Có” tại dòng “Có mã số BHXH?” và nhập mã số BHXH đã được cấp vào trường “Mã số BHXH”.

Lưu ý: Đối với người lao động nước ngoài, không sử dụng số định danh cá nhân/CCCD Việt Nam để thay thế mã số BHXH. Trường hợp đã được cấp mã số BHXH thì phải sử dụng đúng mã số BHXH đã được cấp.

2.2.2 Đổi mã đơn vị tham gia BHXH theo bộ mã quản lý mới

Phần mềm sẽ tự động cập nhật mã đơn vị mới theo lộ trình cập nhật của cơ quan BHXH. Đơn vị không cần thực hiện thủ tục hoặc thao tác cập nhật mã đơn vị trên phần mềm. Việc chuyển đổi sang mã đơn vị mới không làm thay đổi lịch sử hồ sơ và không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với đơn vị. Anh/Chị xem cách tra cứu và cập nhật mã đơn vị mới tại đây.
Bộ mã đơn vị tham gia BHXH, BHYT, BHTN đối với đơn vị cùng tham gia BHXH, BHYT: ĐD ĐT LH. Trong đó:

- ĐD: Mã định danh đơn vị được ghi trên các mẫu biểu trong giao dịch TTHC giữa đơn vị và cơ quan BHXH.
  - Đối với các đơn vị được áp dụng tại Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 về đăng ký doanh nghiệp là Mã số doanh nghiệp, bao gồm 10 ký tự: được cấp theo quy định khi đăng ký thành lập doanh nghiệp.
  - Đối với các đơn vị có quan hệ với ngân sách áp dụng tại Thông tư số 185/2015/TT-BTC ngày 17/11/2015 hướng dẫn đăng ký, cấp và sử dụng mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách là Mã quan hệ ngân sách, bao gồm 07 ký tự do cơ quan tài chính cấp.
- ĐT: Mã đối tượng, được quản lý trong CSDL của cơ quan BHXH, bao gồm 02 ký tự chữ, là mã đối tượng của người tham gia BHYT (chi tiết tại Phụ lục I – kèm theo).
- LH: Mã loại hình sản xuất kinh doanh, được quản lý trong CSDL của cơ quan BHXH, bao gồm 03 ký tự, là mã loại hình sản xuất kinh doanh được ban hành tại Quyết định số 27/2018QĐ-TTg ngày 06/07/2018 của Thủ tướng Chính Phủ (chi tiết tại Phụ lục II – kèm theo).

Ví dụ:

- Ví dụ 1: Các đơn vị trong doanh nghiệp nhà nước (mã đối tượng là DN) khi đăng ký doanh nghiệp được cấp mã định danh đơn vị có 10 ký tự: 0123456789; thuộc loại hình sản xuất kinh doanh: Khai thác, nuôi trồng thủy sản (mã loại hình là A03) thì Mã đơn vị là: 0123456789DNA03.
- Ví dụ 2: Các đơn vị thuộc khối hành chính sự nghiệp, có mã quan hệ ngân sách gồm 7 ký tự: 1234567; với mã đối tượng tham gia BHYT là HC thì Mã đơn vị là: 1234567HC.
- Ví dụ 3: UBND cấp xã, có mã quan hệ ngân sách gồm 7 ký tự: 2345678, UBND xã sẽ được cấp các mã đơn vị quản lý như sau:
  - Mã đơn vị tham gia đóng BHXH, BHYT, BHTN cho cán bộ, công chức thuộc UBND xã: 2345678HC.
  - Mã đơn vị lập danh sách cấp thẻ BHYT đối với người thuộc hộ gia đình cận nghèo: 2345678CN.
  - Mã đơn vị lập danh sách cấp thẻ BHYT cho trẻ em: 2345678TE.
  - Mã đơn vị lập danh sách cấp thẻ BHYT cho người hoạt động không chuyên trách ở thôn, tổ dân phố: 2345678KT.

3. Lưu ý

Đối với người tham gia BHXH, BHYT, BHTN tại thành phố Hồ Chí Minh: Chủ động kiểm tra thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, giới tính, số ĐDCN/CCCD) trên sổ BHXH, thẻ BHYT, ứng dụng VssID…; trường hợp thông tin chưa chính xác hoặc chưa có, chưa xác thực số ĐDCN/CCCD với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, liên hệ đơn vị sử dụng lao động hoặc BHXH cơ sở nơi đang quản lý đối tượng để được hướng dẫn cập nhật trước ngày 01/9/2026.
Đối với người tham gia tại tỉnh Tây Ninh: Chủ động kiểm tra thông tin cá nhân (họ tên, ngày sinh, giới tính, số ĐDCN/CCCD) trên sổ BHXH, thẻ BHYT, ứng dụng VssID…; trường hợp thông tin chưa chính xác hoặc chưa có, chưa xác thực số ĐDCN/CCCD với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, liên hệ đơn vị sử dụng lao động hoặc BHXH cơ sở nơi đang quản lý đối tượng để được hướng dẫn cập nhật.
Lưu ý: Sau khi kết thúc lộ trình chuyển đổi theo Kế hoạch số 3115/KHBHXH của BHXH Việt Nam, trường hợp người tham gia chưa được cập nhật số CCCD/ĐDCN, thông tin không trùng khớp dữ liệu quốc gia về dân cư, phần mềm quản lý sẽ không ghi nhận các hồ sơ tăng/giảm/điều chỉnh và xác nhận quá trình đóng, cấp tờ rời sổ BHXH làm ảnh hưởng quyền lợi BHXH, BHYT thì đơn vị và người tham gia hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Từ 01/09/2026, BHXH Việt Nam triển khai sử dụng số định danh cá nhân/CCCD 12 số thay mã số BHXH 10 số; phần mềm đã cập nhật và nhiều cơ quan BHXH đã áp dụng. Trường hợp cơ quan BHXH nơi đơn vị kê khai chưa yêu cầu chuyển đổi, đơn vị có thể giữ mã BHXH 10 số, không nhập CCCD 12 số vào trường “Mã số BHXH” để phù hợp với yêu cầu của cơ quan BHXH.

Cập nhật 18/09/2026

Bài viết này hữu ích chứ?

Có Không