1. Tổng quan
Tài liệu này hướng dẫn anh/chị cách thức tra cứu và cập nhật mã đơn vị tham gia BHXH mới sau khi có sự thay đổi bộ mã quản lý từ cơ quan BHXH Việt Nam. Việc này giúp đảm bảo các hồ sơ giao dịch điện tử và giấy được điền chính xác mã đơn vị mới, tránh sai sót trong quá trình nộp hồ sơ.
Nội dung chính bao gồm:
- Cách tra cứu mã đơn vị mới tự động trên phần mềm.
- Các quy định về hiển thị mã đơn vị cũ và mới trên hệ thống.
Đối tượng áp dụng: Người quản lý nhân sự, kế toán hoặc người thực hiện các giao dịch BHXH điện tử.
2. Hướng dẫn thực hiện
2.1 Tra cứu mã đơn vị mới sau chuyển đổi và thực hiện cập nhật mã đơn vị
Tại các màn hình Đăng ký sử dụng dịch vụ, Thay đổi thông tin sử dụng dịch vụ anh/chị thực hiện tra cứu như sau:
- Nhập thông tin vào ô Mã đơn vị cũ (từ 5 – 10 ký tự).
- Nhấn vào icon Tra cứu để hệ thống thực hiện kết nối với BHXH Việt Nam.
- Nếu tra cứu thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo thành công và tự động điền mã đơn vị mới vào ô Mã đơn vị.
- Thực hiện đăng ký thay đổi mã đơn vị mới đã tra cứu được bằng cách nhấn nút “Đăng ký Thay đổi”. Sau khi ký nộp thành công, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin mã đơn vị mới.
2.2. Phần mềm chưa cập nhật mã đơn vị mới do cơ quan BHXH cung cấp
Trường hợp phần mềm chưa tự động cập nhật mã đơn vị chuyển đổi mới, đơn vị đã được cơ quan BHXH cấp mã đơn vị mới, thực hiện cập nhật thông tin theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Truy cập Thiết lập → Thông tin sử dụng dịch vụ, nhấn Thay đổi thông tin.
Bước 2: Tại giao diện Thay đổi thông tin đơn vị, nhập trực tiếp mã đơn vị mới vào ô Mã đơn vị. Giữ nguyên mã đơn vị cũ và nhấn Đăng ký thay đổi để thực hiện đăng ký.
Lưu ý: Trường hợp khi thực hiện đăng ký thay đổi, hệ thống hiển thị thông báo lỗi “Mã đơn vị không đúng”, đơn vị vui lòng liên hệ cơ quan BHXH quản lý để kiểm tra trạng thái mã đơn vị mới trên hệ thống BHXH (đã được kích hoạt hay chưa). Trường hợp mã đơn vị chưa được kích hoạt, đề nghị cơ quan BHXH kiểm tra và hỗ trợ cập nhật thông tin trên hệ thống trước khi đơn vị thực hiện đăng ký lại.
2.3 Kiểm tra thông tin mã đơn vị tại Thiết lập
Để đối chiếu giữa mã cũ và mã mới, anh/chị có thể kiểm tra tại mục Thiết lập\ Thông tin sử dụng dịch vụ:
- Kiểm tra trường Mã đơn vị (BHXH cấp) để thấy mã đơn vị mới đã được cập nhật.
- Trường Mã đơn vị cũ sẽ được hệ thống lưu trữ mặc định ẩn để phục vụ việc đối chiếu nội bộ nếu cần thiết.
3. Lưu ý
- Mã đơn vị mới có độ dài tối đa là 30 ký tự (chuỗi ký tự).
- Khi thực hiện tra cứu, bắt buộc phải nhập đầy đủ thông tin Cơ quan BHXH quản lý và Mã đơn vị cũ để đảm bảo kết quả chính xác. Trường hợp nhập sai Cơ quan BHXH quản lý/Mã đơn vị cũ thì sẽ tra cứu không thành công.
- Trường hợp tra cứu chưa có mã đơn vị chuyển đổi, phần mềm sẽ tự động điền Mã đơn vị cũ vào Mã đơn vị.
- Phần mềm sẽ tự động cập nhật mã đơn vị mới theo lộ trình cập nhật của cơ quan BHXH. Đơn vị không cần thực hiện thủ tục hoặc thao tác cập nhật mã đơn vị trên phần mềm. Việc chuyển đổi sang mã đơn vị mới không làm thay đổi lịch sử hồ sơ và không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với đơn vị.
- Các hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy sau khi được ký nộp sẽ tự động sử dụng mã đơn vị mới đã được thiết lập trên hệ thống.