1. Tài chính – Ngân hàng

Mục lục

Lĩnh vực: Kinh doanh dịch vụ tài chính.
Quy mô: Các doanh nghiệp lớn, có nhiều văn phòng và địa điểm kinh doanh khác nhau.
Đặc điểm:
- Nhân sự khối kinh doanh thường xuyên biến động và có một số lượng lớn là các cộng tác viên, không được đưa vào Hồ sơ nhân sự.
- Ngoài các trụ sở, văn phòng thường có các địa điểm kinh doanh lưu động. Ví dụ: Các địa điểm kinh doanh là các quầy dịch vụ tài chính tại các cửa hàng bán lẻ như: cửa hàng bán điện thoại di động, điện máy,… cần hỗ trợ về mặt tài chính. Các địa điểm kinh doanh này thường được chia về cho từng nhóm kinh doanh để quản lý. Định kỳ sẽ có việc đánh giá, phân chia lại thị trường cho các nhóm kinh doanh. Trong quá trình hoạt động, các nhóm kinh doanh có thể chủ động thay đổi các địa điểm kinh doanh trong thị trường mình phụ trách.

Thiết bị, đồ dùng văn phòng:
- Đặc điểm: Bao gồm các thiết bị điện tử sử dụng trong văn phòng như: máy tính, máy in, máy chiếu và các đồ dùng văn phòng như: bàn, ghế,…Hầu hết tất cả các tài sản đều được đánh mã và quản lý, theo dõi theo từng mã tài sản.
- Đối tượng sử dụng:
  - Khối văn phòng (backoffice): sử dụng tại các trụ sở trực tiếp của doanh nghiệp.
  - Khối kinh doanh: sử dụng tại các địa điểm kinh doanh linh hoạt theo từng thị trường.
- Nhu cầu quản lý tài sản: Theo dõi tài sản theo từng đối tượng sử dụng
Phương tiện vận tải (Xe con cấp cho Ban lãnh đạo):
- Đặc điểm: Do số lượng tài sản là phương tiện vận tải không nhiều nên loại tài sản này không phải là trọng tâm cần quản lý của doanh nghiệp thuộc lĩnh vực Tài chính Ngân hàng.
- Đối tượng sử dụng: Các phương tiện vận tải được cấp phát cho các thành viên Ban lãnh đạo nhưng người trực tiếp sử dụng và thực hiện các nghiệp vụ phát sinh là lái xe.
- Nhu cầu quản lý tài sản:
  - Theo dõi tài sản theo từng đổi tượng sử dụng.
  - Theo dõi lịch bảo dưỡng tài sản: bảo dưỡng máy, gia hạn giấy đăng kiểm, bảo hiểm.

Khó khăn:
- Tài sản của khối kinh doanh nằm rải rác ở nhiều vị trí tài sản khác nhau, mỗi vị trí gắn với 1 địa điểm kinh doanh có thể nằm rải rác nhiều nơi trên địa bàn.
- Điều này dẫn đến việc nếu cán bộ Quản lý tài sản trực tiếp thực hiện kiểm kê tài sản thì sẽ mất nhiều thời gian di chuyển, thậm chí là không thực hiện được.
Cách đáp ứng:
- Cán bộ quản lý tài sản lập lịch kiểm kê theo từng phòng ban/nhóm kinh doanh và chọn thành phần tham gia là Trưởng phòng/Trưởng nhóm kinh doanh.
- Trưởng phòng/Trưởng nhóm kinh doanh trực tiếp kiểm kê tài sản của phòng ban mình và cập nhật lại kết quả kiểm kê (có thể dùng mobile hoặc nhập khẩu kết quả từ excel).
- Cán bộ quản lý tài sản in biên bản kiểm kê tổng hợp từ tất cả các phòng/ban kinh doanh và khối văn phòng.

Khó khăn: Do địa điểm kinh doanh thường được đặt tại các cửa hàng bán lẻ. Trường hợp các cửa hàng này có các thiết bị, đồ dùng văn phòng cùng chủng loại sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn, tranh chấp tài sản.
Cách đáp ứng: Khi in tem tài sản, thực hiện chọn mẫu in tem có logo của doanh nghiệp để tránh nhầm lẫn, tranh chấp.

Khó khăn: Do nhân sự khối kinh doanh thường xuyên biến động và tỷ lệ cộng tác viên nhiều, thường không cập nhật lên hồ sơ nhân sự. Đồng thời việc phân chia các địa điểm bán hàng, thị trường thường xuyên thay đổi dẫn đến việc:
- Không thể thực hiện cấp phát tài sản trực tiếp cho từng cá nhân sử dụng mà ghi nhận chung về cho trưởng nhóm kinh doanh dẫn đến khó phân biệt tài sản cấp trực tiếp cho trưởng nhóm kinh doanh và tài sản cấp cho trưởng nhóm kinh doanh nhưng được dùng chung cho cả nhóm.
- Việc tài sản thường xuyên được điều chuyển giữa các vị trí, phòng ban sử dụng dẫn đến việc cán bộ quản lý tài sản thường mất nhiều thời gian để cập nhật lại số liệu sổ sách sao cho khớp đúng với thực tế.
Cách đáp ứng:
- Đối với các tài sản dùng chung cho phòng kinh doanh, khi thực hiện Cấp phát chọn Cấp phát cho phòng ban, trưởng nhóm kinh doanh chỉ đóng vai trò là người đại diện khi cấp phát.
- Cho phép Điều chuyển đối tượng sử dụng, điều chuyển vị trí tài sản để cập nhật các thay đổi.